Surat Perintah Kerja (SPK) dan Purchase Order: Kekuatannya sebagai Kontrak

Apa itu SPK dan purchase order

Surat Perintah Kerja (SPK) adalah dokumen yang dipakai pemberi kerja untuk menugaskan penyedia jasa melakukan pekerjaan tertentu dengan harga dan waktu tertentu. Purchase Order (PO), atau pesanan pembelian, adalah dokumen pembeli yang menyatakan akan membeli barang dalam jumlah dan harga tertentu dari penjual.

Keduanya sering diterbitkan setelah negosiasi atau penawaran. Karena ringkas, banyak orang menganggapnya bukan kontrak. Padahal dalam hukum, ada atau tidaknya perjanjian tidak bergantung pada nama dokumen, melainkan pada terpenuhinya syarat sahnya.

Kapan SPK atau PO sudah mengikat

Menurut KUH Perdata, perjanjian sah bila memenuhi empat syarat:

1. Kesepakatan para pihak.
2. Kecakapan untuk membuat perjanjian.
3. Hal tertentu yang diperjanjikan.
4. Sebab yang halal.

Dalam praktik SPK dan PO, empat syarat itu biasanya dapat dibaca begini.

Penting: PO biasanya baru menjadi perjanjian ketika diterima oleh penjual. Penerimaan bisa berupa tanda tangan konfirmasi, balasan tertulis, atau tindakan nyata seperti mulai mengirim barang. Jika penjual diam dan tidak berbuat apa-apa, sulit disimpulkan telah ada kesepakatan.

Hubungan dengan kontrak induk

Dalam hubungan jangka panjang, para pihak sering punya kontrak induk (master agreement) yang mengatur syarat umum, sedangkan SPK atau PO mengatur pesanan tertentu. Bila ada, kontrak induk menjelaskan banyak hal: denda, garansi, penyelesaian sengketa, dan batas tanggung jawab. Pastikan SPK atau PO menyebut kontrak induk itu agar tidak ada perdebatan tentang syarat mana yang berlaku.

Jika tidak ada kontrak induk, PO dan SPK harus memuat sendiri syarat penting. Beberapa pengusaha menyertakan syarat umum di balik PO, tetapi syarat itu hanya mengikat bila pihak lawan mengetahui dan menyetujuinya.

Isi minimal yang perlu ada

Bagi penerbit maupun penerima, pastikan dokumen memuat:

• identitas para pihak dan alamat;
• tanggal dan nomor dokumen;
• uraian barang atau pekerjaan secara rinci (jenis, spesifikasi, jumlah);
• harga satuan, total, dan apakah sudah termasuk ongkos kirim atau pemasangan;
• waktu dan tempat penyerahan;
• cara dan jadwal pembayaran, termasuk uang muka;
• ketentuan penerimaan barang atau pemeriksaan hasil kerja;
• garansi atau masa pemeliharaan;
• denda keterlambatan secara wajar;
• cara pembatalan atau perubahan pesanan;
• penyelesaian sengketa;
• tanda tangan atau persetujuan yang sah.

Semakin jelas, semakin kecil ruang untuk sengketa. Rumusan seperti "sesuai kesepakatan" tanpa lampiran adalah sumber perselisihan.

Pembatalan pesanan sepihak

Ini masalah yang paling sering muncul. Pembeli membatalkan PO setelah penjual menyiapkan barang. Apakah penjual dapat menuntut?

Jawabannya bergantung pada keadaan.

• Jika PO sudah diterima dan mengikat, pembatalan sepihak tanpa dasar dapat menjadi wanprestasi. Penjual dapat menuntut ganti rugi yang timbul, misalnya biaya produksi, biaya bahan, atau keuntungan yang wajar.
• Jika belum ada kesepakatan, misalnya PO belum diterima dan penjual belum berbuat apa pun, pembatalan lebih mudah dibenarkan.
• Jika kontrak mengatur pembatalan, ikuti ketentuan itu, termasuk biaya pembatalan atau jangka pemberitahuan.
• Jika barang sudah dibuat khusus untuk pembeli, kerugian penjual biasanya lebih besar dan tuntutan lebih beralasan.

Penjual wajib berusaha mengurangi kerugian, misalnya dengan menjual barang kepada pihak lain. Mengabaikan kewajiban ini dapat mengurangi ganti rugi.

Langkah menagih bila PO atau SPK dilanggar

1. Kumpulkan dokumen. PO atau SPK, konfirmasi, penawaran, korespondensi, surat jalan, bukti pembuatan atau pengiriman.
2. Hitung kerugian. Rinci biaya bahan, tenaga kerja, pengiriman, dan penyimpanan.
3. Hubungi pihak lawan secara tertulis. Tanyakan sikap mereka dan tawarkan penyelesaian.
4. Kirim somasi dengan lampiran perhitungan.
5. Berunding. Dapat berupa pengambilan sebagian pesanan, pengurangan harga, atau pembayaran biaya yang telah keluar.
6. Gugat bila perlu. Dasarnya wanprestasi, dengan bukti adanya kesepakatan dan kerugian. Nilai kecil dapat memakai gugatan sederhana.

Contoh: Toko K menerima PO dari sebuah perusahaan untuk membuat seragam dengan bordir khusus. Toko K mengonfirmasi lewat surel dan mulai memotong kain. Dua minggu kemudian perusahaan membatalkan karena berganti desain, padahal seragam sudah setengah jadi. Toko K menyimpan PO, surel konfirmasi, kuitansi bahan, dan foto produksi. Dengan bukti itu ia mengajukan tagihan biaya produksi yang sudah keluar, dan perusahaan setuju membayar sebagian setelah somasi.

SPK pada pekerjaan konstruksi dan pengadaan

Pada pekerjaan konstruksi atau pengadaan oleh instansi pemerintah, istilah SPK dan surat pesanan diatur oleh peraturan khusus tentang pengadaan barang dan jasa, termasuk batas nilai dan prosedurnya. Aturan itu dapat berubah. Bila Anda berhubungan dengan instansi pemerintah, periksa peraturan pengadaan yang berlaku dan pelajari isi dokumen tender atau penunjukan, karena syarat dalam dokumen tersebut mengikat.

Perbedaan penawaran, PO, dan kontrak

Alur transaksi biasanya dimulai dari penawaran harga. Penawaran sendiri belum tentu mengikat penawar bila syaratnya belum disepakati. Setelah pembeli menerbitkan PO atau SPK dan penjual menyetujuinya, barulah ada kesepakatan. Kadang dilanjutkan dengan kontrak yang lebih lengkap.

Urutan yang tertib membantu pembuktian: penawaran, negosiasi, PO atau SPK, konfirmasi, serah terima, faktur, pembayaran. Setiap dokumen mengunci satu tahap. Jika Anda melompati tahap, misalnya langsung mengirim barang tanpa PO, Anda memikul risiko harus membuktikan kesepakatan dari bukti lain seperti percakapan pesan.

Penerimaan barang dan komplain mutu

Salah satu sumber sengketa PO adalah penolakan barang karena dianggap tidak sesuai. Untuk mencegahnya:

• tuliskan spesifikasi dan standar mutu sejelas mungkin;
• tetapkan batas waktu pemeriksaan setelah barang tiba, misalnya beberapa hari;
• tentukan cara komplain, seperti pemberitahuan tertulis dengan foto;
• atur penggantian atau perbaikan sebelum pembatalan;
• buat berita acara serah terima yang ditandatangani kedua pihak.

Tanpa batas waktu, pembeli dapat menolak barang kapan saja. Tanpa berita acara, penjual sulit membuktikan bahwa barang sudah diterima dengan baik. Bila terjadi cacat tersembunyi, hukum perdata dan, untuk konsumen, hukum perlindungan konsumen dapat memberi dasar tuntutan tersendiri.

Uang muka dan pembatalan

Banyak PO mensyaratkan uang muka. Pastikan tertulis apakah uang muka dapat dikembalikan bila pesanan dibatalkan, siapa yang membatalkan, dan pada tahap apa. Uang muka yang hangus tanpa batas bisa dipersoalkan bila nilainya jauh melebihi kerugian. Bila uang muka merupakan bagian dari harga, pembatalan sepihak oleh pembeli biasanya dihitung terhadap kerugian penjual, sedangkan pembatalan oleh penjual wajib mengembalikan uang muka beserta konsekuensi yang disepakati.

Memastikan penandatangan berwenang

Satu sumber sengketa yang sering dilupakan adalah kewenangan penandatangan. PO yang ditandatangani staf pengadaan tanpa wewenang menandatangani kontrak dapat dipersoalkan oleh perusahaan. Untuk transaksi bernilai besar, minta penjelasan batas wewenang pejabat yang menandatangani, misalnya melalui surat kuasa, struktur persetujuan internal, atau tanda tangan direksi. Pada PT, direksi mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan sesuai anggaran dasar, sedangkan pada CV, sekutu pengurus yang bertindak. Jika ragu, mintalah dokumen yang menunjukkan kewenangan. Hal ini melindungi kedua pihak.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap PO bukan kontrak sehingga disepelekan.
• Spesifikasi dan harga tidak rinci.
• Tidak menyebut kewenangan penandatangan.
• Tidak ada aturan pembatalan.
• Memproduksi sebelum PO diterima secara resmi.
• Membiarkan perubahan hanya disepakati lisan.
• Tidak menyimpan bukti serah terima.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah PO yang dikirim lewat surel sah? Bisa sah sebagai perjanjian, selama memenuhi syarat dan dapat dibuktikan. Informasi dan dokumen elektronik dapat menjadi alat bukti menurut peraturan tentang informasi dan transaksi elektronik. Simpan surel asli beserta header-nya.

Apakah SPK harus bermeterai? Meterai berkaitan dengan fungsi dokumen sebagai alat bukti dan mengikuti aturan bea meterai yang berlaku. Ketiadaan meterai umumnya tidak membuat perjanjian tidak sah, tetapi dapat memengaruhi penggunaan dokumen sebagai bukti di pengadilan. Periksa ketentuan terbaru.

Siapa yang menanggung bila barang rusak dalam pengiriman? Tergantung kesepakatan. Karena itu, tentukan siapa yang menanggung risiko selama pengiriman dan asuransinya dalam PO atau kontrak.

Ringkasan

SPK dan PO dapat mengikat sebagai perjanjian bila memenuhi syarat sah: kesepakatan, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal. Pastikan identitas, barang, harga, waktu, pembayaran, dan pembatalan tertulis jelas. Simpan bukti konfirmasi dan serah terima. Bila pesanan dibatalkan sepihak, kumpulkan dokumen, hitung kerugian, kirim somasi, dan tempuh perundingan atau gugatan.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (syarat sah perjanjian, wanprestasi).
• UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, sebagaimana diubah dengan UU No. 19 Tahun 2016 dan UU No. 1 Tahun 2024.

Baca juga

• Perjanjian lisan dan chat: yang masih bisa ditunjukkan
• MoU dan Perjanjian Kerja Sama: Perbedaan, Kekuatan Mengikat, dan Klausul Penting
• Kontrak Elektronik untuk Freelancer: Isi, Bukti Chat, Tanda Tangan, dan Pembayaran
• Gugatan Wanprestasi Langkah demi Langkah: dari Somasi sampai Putusan
• Klausul Ganti Rugi dan Denda dalam Kontrak Bisnis: Batas Wajar

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.