Surat Pengunduran Diri: Aturan 30 Hari, Syarat Sah, dan Bila Ada Alasan Mendesak

Apa itu pengunduran diri atas kemauan sendiri dan siapa yang terkena

Pengunduran diri atas kemauan sendiri, sering disebut resign, adalah berakhirnya hubungan kerja karena pekerja memutuskan berhenti. Berbeda dari pemutusan hubungan kerja (PHK) yang diprakarsai perusahaan, resign adalah keputusan pekerja. Walaupun begitu, hukum tetap menganggapnya salah satu bentuk berakhirnya hubungan kerja yang memiliki aturan main.

Aturan ini berlaku bagi pekerja tetap (perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau PKWTT) maupun pekerja kontrak (perjanjian kerja waktu tertentu atau PKWT), dengan beberapa perbedaan akibat. Pekerja kontrak yang berhenti sebelum kontrak selesai menghadapi aturan tambahan tentang ganti rugi, yang dibahas di bawah.

Yang terkena:

• karyawan swasta, BUMN, dan anak usahanya;
• pekerja kontrak, pekerja harian, dan pekerja dalam masa percobaan;
• pekerja yang terikat ikatan dinas atau perjanjian pelatihan;
• pemberi kerja, yang perlu memproses pengunduran diri dengan benar.

Aturan yang berlaku dengan bahasa sehari-hari

Ketentuan dasarnya ada pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah dengan UU 6/2023, dan pada Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang perjanjian kerja waktu tertentu, alih daya, waktu kerja dan waktu istirahat, dan pemutusan hubungan kerja. Menurut ulasan Hukumonline yang dirujuk, pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus memenuhi tiga syarat yang bersifat kumulatif, artinya semuanya harus terpenuhi:

1. Mengajukan permohonan secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
2. Tidak terikat ikatan dinas.
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.

Syarat itu ditempatkan dalam Pasal 154A ayat (1) huruf i UU 13/2003 hasil perubahan (menurut rujukan yang dikutip Hukumonline), dan disebut juga dalam PP 35/2021. Teks resmi sebaiknya dibaca langsung untuk memastikan nomor pasal dan redaksinya.

Perlu dicatat: perjanjian kerja atau peraturan perusahaan kadang menetapkan masa pemberitahuan yang berbeda, misalnya lebih singkat untuk staf level bawah atau lebih panjang untuk jabatan strategis. Jika kontrak Anda menetapkan masa pemberitahuan lebih lama dari 30 hari, tanyakan kepada pendamping hukum apakah klausul itu mengikat, karena undang-undang menjadi pegangan utama.

Apa yang diperoleh bila syarat terpenuhi. Menurut ulasan yang dirujuk, pekerja yang mengundurkan diri dengan memenuhi syarat berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah. Uang penggantian hak mencakup cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya pulang bagi pekerja dan keluarganya ke tempat ia diterima bekerja, serta hal lain yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Besar uang pisah ditentukan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pembahasan lengkap uang pisah ada di pemberian uang pisah bagi karyawan yang resign.

Apa yang tidak diperoleh. Pengunduran diri atas kemauan sendiri tidak memberi hak pesangon, karena pesangon diberikan pada PHK oleh pengusaha atau dalam hal tertentu lainnya. Ringkasan perbedaannya ada di PHK dan pengunduran diri.

Pengunduran diri karena alasan mendesak: apa yang dapat dilakukan

Pekerja kadang tidak sanggup menunggu 30 hari. Alasannya bisa beragam: kekerasan di tempat kerja, upah tidak dibayar berbulan-bulan, kondisi kesehatan yang parah, atau kebutuhan keluarga yang tidak bisa ditunda. Hukum tidak menyediakan satu pintu keluar "alasan mendesak" yang sama untuk semua keadaan. Yang tersedia adalah beberapa jalur yang berbeda.

Jalur pertama: kesepakatan dengan perusahaan. Perusahaan boleh menerima pengunduran diri lebih cepat dari 30 hari. Cantumkan persetujuan itu secara tertulis, termasuk tanggal efektif dan hak yang dibayarkan. Dalam praktik, banyak perusahaan setuju bila serah terima dapat diselesaikan.

Jalur kedua: perbuatan pengusaha. Bila alasan berhenti terletak pada perbuatan pengusaha, misalnya tidak membayar upah tepat waktu, penganiayaan, penghinaan, atau perbuatan lain yang diatur dalam undang-undang, pekerja dapat mengajukan permohonan PHK kepada Pengadilan Hubungan Industrial. Ini berbeda dari resign biasa karena pekerja menuntut hak sebagai pihak yang dirugikan. Daftar perbuatan pengusaha yang menjadi dasar, serta hak yang dapat diperoleh, perlu dibaca pada teks resmi UU 13/2003 dan PP 35/2021 karena rincian dan nomor pasalnya perlu dipastikan.

Jalur ketiga: kondisi kesehatan. Pekerja yang sakit berkepanjangan memiliki aturan tersendiri, dibahas di pekerja sakit berkepanjangan.

Jalur keempat: mengundurkan diri dengan risiko. Pekerja yang berhenti mendadak tanpa persetujuan menanggung risiko. Perusahaan dapat menganggapnya mangkir. Pekerja yang tidak masuk kerja lima hari berturut-turut tanpa keterangan, setelah dipanggil secara patut, dapat dianggap mengundurkan diri menurut ketentuan; akibat dan haknya berbeda dari resign yang sah. Lihat PHK karena mangkir dan dianggap mengundurkan diri.

Intinya, bila Anda memutuskan berhenti mendadak, buat dasar tertulis seperti kesepakatan, bukti pelanggaran pengusaha, atau surat dokter, sehingga tindakan Anda tidak berubah menjadi mangkir.

Pekerja kontrak dan ikatan dinas

Pekerja kontrak (PKWT). UU 13/2003 mengatur bahwa pihak yang mengakhiri hubungan kerja sebelum berakhirnya jangka waktu perjanjian, bukan karena alasan yang diatur, wajib membayar ganti rugi kepada pihak lain sebesar upah pekerja sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu perjanjian (Pasal 62). Pasal ini perlu dicek pada teks terbaru karena perubahan peraturan. Praktiknya, perusahaan jarang menuntut penuh, tetapi risikonya nyata, terutama bila kontrak mencantumkan klausul penalti. Untuk pekerja kontrak, sebaiknya negosiasikan pemutusan dengan kesepakatan tertulis.

Ikatan dinas. Ikatan dinas adalah perjanjian bahwa pekerja akan bekerja untuk jangka waktu tertentu setelah perusahaan membiayai pelatihan atau pendidikan, dan jika berhenti sebelum waktu itu pekerja mengganti biaya. Pekerja yang terikat ikatan dinas tidak memenuhi syarat pengunduran diri sesuai ketentuan di atas, sehingga kehilangan hak uang penggantian hak dan uang pisah menurut ketentuan itu, dan perlu menanggung kewajiban dalam perjanjian ikatan dinas. Bacaan lanjutan: ikatan dinas dan biaya pelatihan yang dibebankan ke pekerja.

Jika ikatan dinas ternyata berlebihan, misalnya biaya yang diminta jauh melebihi biaya pelatihan sebenarnya, pekerja dapat mempersoalkannya melalui jalur hubungan industrial.

Langkah praktis

1. Baca kontrak, peraturan perusahaan, dan PKB. Cari klausul masa pemberitahuan, ikatan dinas, penalti, dan prosedur resign.
2. Hitung tanggal. Tentukan tanggal terakhir bekerja, lalu mundur 30 hari untuk tanggal terakhir menyerahkan surat. Beri margin beberapa hari.
3. Tulis surat pengunduran diri. Isi: tanggal surat, identitas, jabatan, pernyataan mengundurkan diri atas kemauan sendiri, tanggal efektif, ucapan terima kasih, dan tanda tangan. Tidak perlu menjelaskan alasan panjang.
4. Serahkan dan minta bukti terima. Mintalah tanda terima bertanggal, atau kirim surel dengan salinan surat terlampir.
5. Tetap bekerja sampai tanggal efektif. Jalankan kewajiban, terima tugas, dan lakukan serah terima.
6. Susun daftar serah terima. Dokumen, akses, aset, dan pekerjaan berjalan. Minta atasan menandatangani.
7. Hitung hak akhir. Upah terakhir, cuti yang belum diambil, uang penggantian hak, uang pisah bila ada, dan THR bila relevan menurut ketentuan.
8. Minta surat keterangan kerja (paklaring). Perusahaan berkewajiban memberikan surat keterangan atas permintaan, menurut KUH Perdata.
9. Perhatikan jaminan sosial. Cek status BPJS setelah berhenti; lihat BPJS saat berhenti bekerja.
10. Simpan semua dokumen sampai hak akhir diterima.

Isi surat pengunduran diri yang baik

Surat pengunduran diri tidak perlu panjang, tetapi harus lengkap. Unsur yang sebaiknya ada: kota dan tanggal surat; nama, jabatan, dan nomor induk pegawai; pernyataan bahwa Anda mengundurkan diri atas kemauan sendiri tanpa paksaan; tanggal terakhir bekerja yang dihitung sedikitnya 30 hari dari tanggal surat; pernyataan kesediaan menyelesaikan serah terima; dan tanda tangan. Alasan boleh disebut singkat, misalnya "untuk pengembangan karier" atau "alasan keluarga". Hindari menuliskan tuduhan atau keluhan panjang kepada perusahaan di surat itu, karena surat tersebut berfungsi sebagai bukti administratif, bukan tempat menyelesaikan sengketa. Bila ada keluhan yang ingin dicatat, buat surat terpisah.

Kalimat "atas kemauan sendiri" penting, sebab dapat menjadi dasar bahwa hubungan kerja berakhir karena resign dan bukan PHK. Sebaliknya, bila Anda sebenarnya dipaksa mengundurkan diri, jangan menuliskan kalimat itu begitu saja. Simpan bukti tekanan dan konsultasikan terlebih dahulu.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Ketentuan pengunduran diri berubah seiring perubahan peraturan ketenagakerjaan. Dalam UU 13/2003 versi lama, pengunduran diri diatur dalam pasal tersendiri dengan hak uang penggantian hak dan uang pisah. Setelah cipta kerja, ketentuan tersebut disusun ulang dan dikaitkan dengan PP 35/2021. Perbedaan yang paling terasa ialah penyebutan ikatan dinas sebagai syarat, dan rujukan uang pisah pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Aturan sumbernya juga bergeser: UU 11/2020 tentang Cipta Kerja sudah tidak berlaku dan digantikan Perppu 2/2022 yang kemudian ditetapkan menjadi UU 6/2023. PP 36/2021 tentang pengupahan telah diubah oleh PP 51/2023, namun PP 35/2021 yang dirujuk pada artikel ini mengatur hal lain. Selalu cek apakah peraturan yang Anda baca masih berlaku di peraturan.bpk.go.id.

DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi baru berlaku satu tahun sejak ditetapkan dan diundangkan. Belum dapat dipastikan apakah syarat 30 hari berubah.

Kesalahan umum

Contoh: Lina, karyawan fiktif sebuah perusahaan distribusi, mendapat tawaran kerja baru dan ingin pindah dalam tiga minggu. Ia memeriksa kontraknya: tidak ada ikatan dinas, dan peraturan perusahaan meminta pemberitahuan 30 hari. Lina menulis surat, menyerahkannya ke atasan, dan menanyakan apakah perusahaan bersedia mempercepat tanggal efektif karena serah terima mudah dilakukan. Atasan menyetujui lewat surel, dan tanggal efektif disepakati sembilan belas hari kemudian. Lina menyimpan surel itu, menyelesaikan serah terima, lalu menerima upah terakhir, cuti yang belum diambil, dan uang pisah sesuai peraturan perusahaan. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh menolak surat pengunduran diri? Pengunduran diri adalah hak pekerja. Perusahaan boleh meminta penyelesaian kewajiban dan serah terima, dan dapat bernegosiasi soal tanggal. Perusahaan tidak berwenang memaksa pekerja tetap bekerja. Untuk pertanyaan tentang menahan sampai ada pengganti, baca karyawan resign tapi diminta tetap bekerja sampai pengganti ada.

Apakah resign pada masa percobaan sama? Masa percobaan memiliki aturan sendiri. Baca PKWTT dan masa percobaan dan periksa kontrak.

Apakah THR tetap dibayar bila resign sebelum hari raya? Itu bergantung pada waktu berakhirnya hubungan kerja dan ketentuan THR. Lihat THR pekerja baru masuk dan yang sudah resign.

Apakah perusahaan boleh menahan gaji terakhir sebagai jaminan? Upah yang sudah menjadi hak tidak boleh ditahan tanpa dasar hukum. Perusahaan dapat memperhitungkan kewajiban yang sah, tetapi harus jelas dan sesuai ketentuan. Bila ada sengketa, tempuh bipartit dan mediasi.

Ringkasan

• Resign atas kemauan sendiri harus memenuhi tiga syarat: surat tertulis 30 hari sebelumnya, tidak terikat ikatan dinas, dan tetap bekerja sampai tanggal efektif.
• Bila syarat terpenuhi, pekerja berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah menurut ketentuan dan perjanjian.
• Untuk alasan mendesak, cari kesepakatan tertulis; bila pengusaha berbuat salah, ada jalur permohonan PHK ke PHI.
• Pekerja kontrak yang berhenti lebih awal menghadapi risiko ganti rugi; ikatan dinas menambah kewajiban.
• Simpan bukti dan baca teks resmi terbaru karena UU Pelindungan Ketenagakerjaan belum berlaku.

Dasar hukum

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang

Baca juga

• PHK dan pengunduran diri tidak boleh tertukar di atas kertas
• Uang Pisah bagi Karyawan yang Resign: Kapan Wajib Dibayar dan Berapa Besarnya
• Resign Tapi Diminta Bertahan Sampai Ada Pengganti: Boleh atau Tidak?
• PHK karena Mangkir: Aturan Lima Hari Kerja dan Hak yang Tersisa
• Ikatan Dinas dan Ganti Biaya Pelatihan: Syarat Sah, Batas Wajar, dan Hak Pekerja

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.