Panduan Menyusun Perjanjian Waralaba dan Mendaftarkan STPW

Apa itu waralaba dan siapa yang terkena

Waralaba adalah hak khusus yang dimiliki orang perseorangan atau badan usaha terhadap sistem bisnis dengan ciri khas usaha, dalam rangka memasarkan barang atau jasa, yang terbukti berhasil dan dapat dimanfaatkan pihak lain berdasarkan perjanjian. Pihak yang memberi hak disebut pemberi waralaba (franchisor). Pihak yang menerimanya disebut penerima waralaba (franchisee), dan biasanya membayar imbalan awal serta imbalan berkala (royalti).

Aturan ini menyentuh dua kelompok. Pemilik merek yang ingin menawarkan kemitraan wajib memahami syarat dan kewajiban pendaftaran. Calon mitra yang ingin membeli paket usaha perlu memeriksa apakah tawaran itu benar-benar waralaba, atau hanya kemitraan biasa yang tidak tunduk pada aturan yang sama. Perbedaannya dibahas di kemitraan outlet kuliner dan bukan waralaba.

Aturan yang berlaku dengan bahasa sehari-hari

Waralaba diatur dalam PP No. 42 Tahun 2007 tentang Waralaba, dengan ketentuan pelaksana di bidang perdagangan yang mengatur tata cara pendaftaran. Beberapa gagasan pokoknya:

• Usaha yang diwaralabakan harus memiliki ciri khas, terbukti sudah menguntungkan, memiliki standar tertulis pelayanan dan barang atau jasa, mudah diajarkan dan diterapkan, ada dukungan berkesinambungan dari pemberi waralaba, dan hak kekayaan intelektualnya sudah terdaftar atau setidaknya dalam proses pendaftaran.
• Pemberi waralaba wajib menyampaikan keterangan tertulis yang benar kepada calon penerima sebelum perjanjian ditandatangani, yang disebut prospektus penawaran.
• Perjanjian dibuat tertulis, memakai bahasa Indonesia, dan tunduk pada hukum Indonesia. Bila memakai bahasa lain, tersedia terjemahan Indonesia.
• Pemberi dan penerima waralaba perlu terdaftar melalui STPW. Pendaftaran kini dilakukan secara elektronik dalam sistem perizinan berusaha terintegrasi.
• Pemberi waralaba wajib membina penerima waralaba melalui pelatihan dan bimbingan operasional secara berkelanjutan.

Rincian syarat dan tata cara pendaftaran dapat berubah mengikuti peraturan bidang perdagangan terbaru, sehingga teks resmi perlu diperiksa sebelum mendaftar. Latar belakang umum ada di waralaba, aturan dasar dan hak dan kewajiban pemberi serta penerima waralaba.

Klausul yang perlu ada dalam perjanjian

PP 42/2007 menetapkan muatan minimal perjanjian waralaba. Dalam bahasa sehari-hari, perjanjian yang baik memuat hal-hal berikut.

Di luar daftar itu, praktik yang baik menambahkan klausul kerahasiaan (lihat panduan menyusun NDA), larangan bersaing selama dan setelah masa perjanjian dalam batas yang wajar, hak audit, dan standar kualitas yang dapat diukur.

Dokumen yang perlu disiapkan

Untuk pemberi waralaba:

• Prospektus penawaran waralaba yang memuat data identitas, legalitas usaha, sejarah kegiatan usaha, struktur organisasi, laporan keuangan dua tahun terakhir, jumlah tempat usaha, daftar penerima waralaba, serta hak dan kewajiban kedua pihak.
• Bukti kepemilikan atau pendaftaran merek dan kekayaan intelektual lain.
• Legalitas badan usaha dan NIB.
• Contoh perjanjian waralaba, manual operasional, dan standar mutu.

Untuk penerima waralaba:

• Identitas dan legalitas usaha penerima, termasuk NIB.
• Salinan perjanjian waralaba yang sudah ditandatangani.
• Bukti kesiapan usaha, misalnya alamat gerai dan penguasaan tempat.
• Prospektus yang diterima dari pemberi.

Langkah praktis menyusun dan mendaftarkan

1. Uji kelayakan sebagai waralaba. Pemberi memeriksa apakah ciri khas, bukti keberhasilan, standar tertulis, dan pendaftaran merek sudah ada. Tanpa merek terdaftar, risiko sengketa besar. Lihat lisensi merek dan pencatatan.
2. Susun prospektus. Isi dengan data benar dan dapat diverifikasi. Prospektus yang menyesatkan menjadi dasar gugatan.
3. Serahkan prospektus kepada calon penerima dan beri waktu yang cukup untuk mempelajarinya sebelum menandatangani apa pun.
4. Lakukan uji tuntas (due diligence). Calon penerima memeriksa legalitas pemberi, status merek, gerai yang sudah ada, dan laporan keuangan. Berbicara langsung dengan penerima waralaba lain sangat membantu.
5. Negosiasikan klausul. Fokus pada wilayah, imbalan, jangka waktu, pemutusan, dan akibat berakhirnya perjanjian.
6. Tandatangani perjanjian secara tertulis oleh pihak yang berwenang. Untuk badan usaha, periksa siapa yang menurut anggaran dasar berhak mewakili.
7. Daftarkan STPW melalui sistem elektronik yang ditunjuk pemerintah. Pemberi dan penerima masing-masing mengurus pendaftarannya sesuai ketentuan.
8. Simpan STPW dan perbarui bila ada perubahan data atau perpanjangan perjanjian. Perhatikan masa berlaku yang tercantum pada dokumen.

Biaya pengurusan STPW mengikuti ketentuan pemerintah dan sistem yang berlaku; periksa pada layanan resmi. Biaya notaris, penerjemah, dan konsultan tergantung pada penyedia jasa masing-masing.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan inti waralaba, yaitu PP 42/2007, relatif stabil. Yang berubah lebih sering adalah tata cara pendaftarannya. Pendaftaran STPW kini terkait dengan sistem perizinan berusaha terintegrasi yang diatur lewat UU No. 6 Tahun 2023 dan peraturan pelaksananya, setelah PP No. 5 Tahun 2021 dicabut oleh PP No. 28 Tahun 2025. Karena itu formulir, nama menu, dan persyaratan administratif dapat berbeda dari panduan lama. Selain itu, ketentuan kekayaan intelektual dan perpajakan yang berkaitan dengan royalti berjalan dalam peraturan tersendiri, yang tidak dibahas di sini.

Kesalahan umum

Contoh: PT Kopi Nusa (nama fiktif) menawarkan paket gerai kopi kepada Bu Rina. Sebelum menandatangani, Bu Rina meminta prospektus, memeriksa sertifikat merek, dan mengunjungi dua gerai yang sudah beroperasi. Ia menegosiasikan wilayah eksklusif dalam radius tertentu, dasar perhitungan royalti dari penjualan bersih, serta kewajiban pemberi menyediakan pelatihan tiga kali setahun. Setelah perjanjian ditandatangani di hadapan notaris, kedua pihak mengurus STPW masing-masing.

Setelah perjanjian berjalan: pengawasan dan perpanjangan

Perjanjian yang baik hidup selama masa kemitraan. Pemberi wajib membina, dan penerima wajib menjaga standar. Keduanya perlu mencatat pertemuan, audit, dan kesepakatan tambahan secara tertulis. Bila ada perubahan harga, produk, atau wilayah, buat addendum, yaitu perubahan tertulis yang ditandatangani kedua pihak dan menjadi bagian dari perjanjian.

Menjelang berakhirnya jangka waktu, mulai bernegosiasi paling tidak beberapa bulan sebelumnya. Periksa apakah syarat perpanjangan terpenuhi, apakah ada biaya perpanjangan, dan apakah STPW perlu diperbarui. Jika perjanjian berakhir, atur nasib stok barang, peralatan khusus, papan nama, dan akses pada data pelanggan. Pertimbangkan pula larangan memakai merek dan sistem setelah perjanjian berakhir. Untuk contoh sengketa pada kontrak distribusi, baca studi kasus kontrak distributor eksklusif diputus. Dokumen yang menyentuh agen dan distributor dibahas di panduan perjanjian keagenan dan distributor.

Cara membaca imbalan dan biaya dengan teliti

Banyak sengketa waralaba berawal dari angka. Pisahkan biaya menjadi tiga kelompok. Pertama, biaya awal (initial fee) yang dibayar sekali di depan untuk hak memakai merek dan sistem. Kedua, imbalan berkala (royalti), yaitu persentase atau jumlah tetap yang dibayar tiap periode. Ketiga, biaya lain, seperti kontribusi pemasaran bersama, biaya pelatihan lanjutan, kewajiban membeli bahan dari pemasok tertentu, dan biaya pembaruan gerai.

Untuk setiap komponen, tanyakan empat hal: dasar perhitungannya apa (penjualan kotor atau bersih), kapan jatuh tempo, apa denda keterlambatan, dan apakah ada kenaikan otomatis. Periksa pula apakah biaya awal dapat dikembalikan sebagian bila perjanjian batal sebelum gerai dibuka. Klausul denda dan ganti rugi sebaiknya proporsional, sebagaimana dibahas di klausul denda dan ganti rugi wanprestasi. Tulis semuanya dalam lampiran perjanjian agar mudah dirujuk.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perjanjian waralaba harus dengan akta notaris? Aturan waralaba mensyaratkan perjanjian tertulis. Akta notaris tidak selalu diwajibkan, tetapi memberi kekuatan pembuktian yang lebih kuat dan sering dipilih untuk nilai investasi besar.

Apakah penerima waralaba boleh menjual usahanya? Hanya bila perjanjian mengizinkan, dan biasanya dengan persetujuan pemberi. Karena itu klausul peralihan perlu dibaca sebelum menandatangani.

Apa bedanya waralaba dengan agen atau distributor? Waralaba memberi hak memakai sistem usaha dan merek lengkap dengan standar operasional. Agen dan distributor hanya menjualkan produk. Perbedaan praktisnya ada di perjanjian agen, distributor, dan reseller.

Bagaimana bila pemberi tidak memenuhi janji pelatihan? Kumpulkan bukti, kirim teguran tertulis (somasi), lalu tempuh penyelesaian sengketa sesuai perjanjian.

Ringkasan

• Waralaba adalah hak memakai sistem usaha dan merek berdasarkan perjanjian tertulis; PP 42/2007 mengatur kriteria dan muatan minimalnya.
• Pemberi wajib menyampaikan prospektus yang benar sebelum perjanjian, dan keduanya mendaftarkan STPW.
• Klausul kunci: merek, wilayah, imbalan, jangka waktu, pemutusan, peralihan, sengketa.
• Lakukan uji tuntas, bandingkan janji dengan dokumen, dan periksa semua biaya.
• Tata cara pendaftaran mengikuti sistem terbaru; periksa teks resmi sebelum mendaftar.

Dasar hukum

• PP No. 42 Tahun 2007 tentang Waralaba
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (syarat sah perjanjian dan asas kebebasan berkontrak)

Baca juga

• Waralaba (Franchise): Aturan Dasar, Prospektus, STPW, dan Perjanjian
• Franchise (Waralaba): Hak dan Kewajiban Pemberi dan Penerima
• Perjanjian Waralaba: Hak Penerima Waralaba, Pemutusan, dan Sengketa
• Lisensi Merek: Perjanjian, Royalti, dan Pencatatan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.