Nama Anak Tidak Sesuai Ijazah dan Akta: Pembetulan Salah Ketik atau Perubahan Nama?

Apa masalahnya dan siapa yang terkena

Nama adalah identitas utama dalam hukum. Bila nama berbeda antar dokumen, lembaga dapat mempertanyakan apakah dokumen itu milik orang yang sama. Ketidaksesuaian dapat muncul dari beberapa sebab: salah ketik oleh petugas, ejaan berbeda karena kebiasaan, pencatatan nama panggilan, nama tambahan atau hilangnya satu kata, atau keputusan keluarga mengganti nama. Yang terkena adalah anak dan orang tuanya, juga orang dewasa yang dokumen masa kecilnya tidak seragam.

Dua kategori besar perlu dibedakan.

• Pembetulan kesalahan tulis. Nama yang seharusnya sudah benar, tetapi tertulis keliru karena salah ketik, misalnya huruf tertukar atau tertinggal. Ini diurus administratif di Dukcapil dengan dokumen pendukung.
• Perubahan nama. Nama berganti secara substansial, misalnya dari "Ahmad" menjadi "Muhammad", menambah nama, atau mengganti nama karena alasan tertentu. Untuk ini diperlukan penetapan pengadilan negeri.

Batas di antara keduanya kadang tipis. Karena itu petugas Dukcapil atau hakim yang menentukan apakah suatu perbedaan termasuk salah ketik. Rujukan lain: perbaikan data NIK dan KK yang salah, mengubah nama anak dan akta kelahiran, dan studi kasus perubahan nama anak karena akta salah.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Menurut UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana diubah UU No. 24 Tahun 2013, perubahan nama harus berdasarkan penetapan pengadilan negeri. Setelah penetapan, pemohon melaporkan kepada instansi pelaksana untuk dicatat dan akta diperbarui dengan catatan pinggir. Pembetulan kesalahan tulis dapat dilakukan tanpa penetapan pengadilan sepanjang yang dibetulkan memang kesalahan tulis dan terbukti dari dokumen otentik lain.

Hal yang perlu diingat:

• Permohonan perubahan nama diajukan ke pengadilan negeri tempat tinggal pemohon. Untuk anak, orang tua atau wali mengajukan. Ketentuan tentang pengadilan agama atau negeri untuk perkara tertentu dapat berbeda; pastikan kepada kepaniteraan.
• Alasan. Pengadilan menilai alasan: salah catat, pengaruh budaya atau agama, kesulitan akibat nama, atau alasan sah lainnya. Alasan yang tidak masuk akal atau berniat menghindari kewajiban hukum ditolak.
• Pengumuman. Dalam praktik beberapa pengadilan meminta pengumuman di media. Tanyakan prosedurnya.
• Kekuatan penetapan. Setelah penetapan berkekuatan hukum tetap, Dukcapil menerbitkan perubahan, dan ijazah serta dokumen lain disesuaikan.
• Aturan pencatatan nama terbaru, yaitu Permendagri 73/2022, membatasi penulisan nama dalam dokumen kependudukan: antara lain mudah dibaca, tidak bermakna negatif atau multitafsir, paling banyak 60 huruf termasuk spasi, dan paling sedikit dua kata. Baca nama satu kata dan ketentuan penulisan nama. Aturan ini berpengaruh pada nama baru yang hendak Anda pilih.

Tentang biaya, pengadilan mengenakan biaya perkara sesuai ketentuan. Besarnya tidak disebut di sini karena berbeda antarpengadilan dan tahun. Tanyakan pada kepaniteraan.

Cara menentukan: salah ketik atau perubahan nama

Langkah praktis

1. Kumpulkan semua dokumen. Akta kelahiran, KK, KTP-el atau KIA, ijazah, rapor, paspor, buku nikah orang tua. Tandai perbedaan nama.
2. Cari dokumen yang paling kuat. Akta kelahiran biasanya paling dijadikan acuan karena dibuat saat lahir. Bila akta salah, acuan lain seperti surat keterangan lahir dari bidan dapat membantu.
3. Tanyakan ke Dukcapil. Mintalah petugas menilai apakah kasus Anda salah ketik atau perubahan nama. Minta penjelasan tertulis bila ditolak.
4. Jika salah ketik: ajukan pembetulan. Isi formulir, lampirkan dokumen, dan tunggu perbaikan. Periksa hasil.
5. Jika perubahan nama: ajukan permohonan ke pengadilan negeri. Siapkan surat permohonan, dokumen identitas, akta, KK, alasan, saksi, dan bukti lain. Baca penetapan perubahan nama di pengadilan. Pertimbangkan bantuan advokat atau pos bantuan hukum pengadilan.
6. Setelah penetapan: lapor ke Dukcapil. Dukcapil mencatat dan memperbarui akta, KK, dan KTP-el atau KIA.
7. Selaraskan ijazah. Hubungi sekolah atau dinas pendidikan untuk penyesuaian. Lihat perubahan nama di ijazah dan dokumen lain.
8. Perbarui dokumen lain. Paspor, BPJS, rekening, SIM, dan data sekolah.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan bahwa perubahan nama memerlukan penetapan pengadilan relatif stabil. Perubahan terbaru lebih pada aturan penulisan nama dalam dokumen kependudukan melalui Permendagri 73/2022, yang mulai berlaku pada April 2022. Aturan ini menyebut nama paling sedikit dua kata dan paling banyak 60 huruf termasuk spasi. Ketentuan ini membuat pemilihan nama baru lebih terbatas dan dapat menjadi dasar Dukcapil menolak nama tertentu. Perlu diperhatikan juga bahwa nama yang sudah tercatat sebelum aturan itu tidak serta-merta harus berubah; pertanyaan tentang itu sebaiknya diajukan ke Dukcapil. Perubahan lain yang membantu: sinkronisasi data antara Dukcapil, sekolah, dan lembaga lain makin baik, sehingga ketidaksesuaian lebih cepat terdeteksi, tetapi koreksinya tetap memerlukan prosedur.

Kesalahan umum

Contoh kasus fiktif

Contoh: Rafi dilahirkan dengan nama lengkap "Muhammad Rafi Pratama". Pada akta, nama tertulis "Muhamad Rafi Pratama", sedangkan di ijazah SMA tertulis "Mohammad Rafi Pratama". Ketika Rafi mendaftar beasiswa, panitia meminta dokumen yang seragam. Dukcapil menilai perbedaan "Muhamad" dan "Muhammad" sebagai salah ketik dan menerbitkan pembetulan setelah Rafi melampirkan surat keterangan lahir. Namun nama "Mohammad" di ijazah harus diperbaiki sekolah. Karena Rafi sudah lulus, ia meminta sekolah menerbitkan surat keterangan perbaikan. Contoh ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Dampak pada hak dan kewajiban

Perubahan nama tidak mengubah hubungan hukum. Hak waris, kewajiban, dan status anak tetap sama. Pihak ketiga seperti bank dan pengadilan perlu diberi tahu agar tidak muncul keraguan identitas. Jika anak memiliki utang atau perkara, penetapan perubahan nama tidak menghapusnya. Ketika penetapan dikeluarkan, simpan salinan dan gunakan saat mengurus sertifikat tanah, rekening, atau polis yang dulu atas nama lama. Lihat nama sertifikat dan KTP untuk dampaknya pada properti.

Orang dewasa yang namanya tidak seragam sejak kecil dapat menempuh prosedur yang sama. Alasan yang jelas dan bukti yang kuat membantu hakim. Saksi yang mengenal pemohon sejak kecil, serta dokumen lama seperti rapor, sering diminta.

Bila perbedaan nama bersumber dari sekolah

Sekolah sering menjadi sumber perbedaan nama. Data peserta didik diisi dari buku rapor, formulir pendaftaran, atau dokumen yang dibawa orang tua pada saat itu. Bila akta kelahiran belum ada ketika anak mendaftar, sekolah bisa mencatat nama berdasarkan keterangan orang tua. Setelah akta terbit dengan ejaan berbeda, ijazah tetap memakai data lama. Perbaikan data di sekolah bisa diajukan lewat operator sekolah dengan melampirkan akta dan KK. Ijazah yang sudah terbit biasanya tidak diganti begitu saja; sekolah atau dinas pendidikan menerbitkan surat keterangan perbaikan atau ijazah pengganti sesuai peraturan, dan prosedurnya berbeda antara jenjang pendidikan. Karena itu catat nama pejabat yang Anda temui dan kumpulkan semua surat.

Perguruan tinggi memiliki aturan sendiri untuk ijazah dan transkrip. Bila Anda telah melewati proses wisuda, hubungi bagian akademik dan siapkan akta baru, penetapan bila ada, serta identitas. Biaya dan waktu berbeda per kampus. Pada akhirnya, kunci yang membuat urusan lebih mudah adalah memastikan akta dan KK sudah benar terlebih dahulu.

Dokumen yang perlu diselaraskan setelah nama benar

Setelah akta benar, susunlah daftar pembaruan agar tidak ada yang tertinggal: KK dan KTP-el atau KIA; ijazah dan transkrip; paspor; SIM; kartu BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan; buku tabungan, kartu kredit, dan kartu ATM; polis asuransi; sertifikat tanah atau kendaraan; dan akun daring penting seperti pajak serta layanan pemerintah. Urutan yang lazim ialah dokumen kependudukan lebih dulu, karena lembaga lain akan meminta KTP-el yang baru. Simpan fotokopi bukti pembaruan dalam satu map.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah semua perbedaan nama harus ke pengadilan? Tidak. Salah ketik dapat dibetulkan di Dukcapil. Perubahan nama substansial memerlukan penetapan pengadilan negeri.

Berapa lama prosesnya? Waktunya berbeda-beda tergantung pengadilan dan Dukcapil. Tanyakan estimasi pada kepaniteraan dan petugas, dan jangan menjanjikan tenggat kepada pihak lain.

Apakah ijazah bisa diperbaiki setelah akta berubah? Bisa, melalui sekolah atau dinas pendidikan dengan dokumen penetapan dan akta baru. Prosedur berbeda tiap jenjang.

Apakah anak perlu hadir di pengadilan? Untuk anak kecil biasanya orang tua yang hadir. Hakim dapat meminta pendapat anak yang sudah cukup umur. Tanyakan kepada pengadilan.

Ringkasan

• Bedakan salah ketik (administratif di Dukcapil) dan perubahan nama (penetapan pengadilan negeri).
• Kumpulkan semua dokumen, tentukan dokumen acuan, dan konsultasi dengan Dukcapil.
• Setelah akta benar, selaraskan KK, KTP-el atau KIA, ijazah, dan dokumen lain.
• Nama baru harus sesuai aturan penulisan, termasuk Permendagri 73/2022.
• Jangan memakai calo atau mengubah nama untuk menghindari kewajiban.
• Simpan semua salinan penetapan dan akta.

Dasar hukum

• UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
• UU No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
• Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 73 Tahun 2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan

Baca juga

• Penetapan Perubahan Nama di Pengadilan: Syarat, Langkah, dan Tindak Lanjutnya
• Perubahan Nama di Ijazah dan Dokumen Lain: Cara Menyamakan Data

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.