Anak WNI Lahir di Luar Negeri: Cara Melaporkan Kelahiran dan Mencatatnya di Indonesia

Mengapa pencatatan kelahiran penting

Akta kelahiran adalah bukti identitas pertama anak: nama, tanggal dan tempat lahir, serta orang tuanya. Dokumen ini diperlukan untuk kartu identitas anak, paspor, pendaftaran sekolah, jaminan kesehatan, dan urusan warisan. Anak yang lahir di luar negeri tetap berhak mendapatkan identitas Indonesia bila memenuhi syarat kewarganegaraan.

Dasar pencatatan adalah UU tentang Administrasi Kependudukan, yaitu UU No. 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan UU No. 24 Tahun 2013. Kewarganegaraan diatur dalam UU No. 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia.

Dua tahap pencatatan

Menurut keterangan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang dikutip media, ada dua tahap:

1. Lapor kepada perwakilan RI di luar negeri, yaitu Kedutaan Besar (KBRI) atau Konsulat Jenderal (KJRI) di negara tempat anak lahir. Perwakilan menerbitkan surat keterangan lahir.
2. Mendaftarkan kelahiran di Indonesia kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) setempat setelah kembali.

Yang disebut Dukcapil adalah instansi di kabupaten atau kota yang menerbitkan akta kelahiran, kartu keluarga, dan KTP.

Dokumen yang umumnya diminta

Menurut pemberitaan yang merangkum penjelasan Dukcapil Kementerian Dalam Negeri, dokumen yang lazim diminta untuk pelaporan kelahiran anak WNI di luar negeri meliputi:

• surat keterangan kelahiran dari negara setempat (atau dokumen kelahiran resmi yang diterbitkan instansi di sana);
• paspor anak (bila sudah ada) serta paspor ayah dan ibu;
• kutipan akta perkawinan atau perceraian orang tua;
• KTP dan kartu keluarga ayah dan ibu;
• bila anak memiliki paspor negara lain, surat penegasan status kewarganegaraan dari kementerian yang mengurus hukum;
• bila dikuasakan, surat kuasa bermeterai dan salinan KTP pemberi kuasa.

Daftar itu bersifat umum. Persyaratan teknis dapat berbeda antar perwakilan dan dapat berubah. Periksa situs resmi KBRI atau KJRI yang bersangkutan dan situs Dukcapil sebelum berangkat.

Langkah rinci

1. Dapatkan dokumen kelahiran di negara setempat. Biasanya rumah sakit atau kantor catatan sipil negara itu menerbitkan akta atau surat keterangan lahir.
2. Siapkan terjemahan. Dokumen berbahasa asing biasanya diminta berikut terjemahan resmi. Tanyakan kepada perwakilan RI apakah mereka menerjemahkan atau meminta penerjemah tersumpah.
3. Lapor ke KBRI atau KJRI. Lakukan sesegera mungkin setelah lahir. Bawa asli dan fotokopi dokumen.
4. Terima surat keterangan lahir dari perwakilan. Dokumen ini menjadi dasar pembuatan akta kelahiran di Indonesia.
5. Ajukan paspor anak bila akan bepergian. Paspor dapat diajukan di perwakilan atau setelah kembali ke Indonesia.
6. Setelah kembali ke Indonesia, daftarkan kelahiran ke Dukcapil sesuai domisili dalam jangka waktu yang ditentukan. Menurut pemberitaan, batasnya paling lama 30 hari sejak tiba di Indonesia. Periksa ketentuan terbaru di Dukcapil.
7. Perbarui kartu keluarga agar anak tercantum, dan ajukan kartu identitas anak sesuai ketentuan.

Bacaan terkait tentang kependudukan: membuat KTP elektronik hilang atau rusak dan NIK ganda dan data kependudukan diblokir.

Status kewarganegaraan anak

Kewarganegaraan anak tidak otomatis ditentukan tempat lahirnya. UU Kewarganegaraan pada dasarnya menetapkan anak yang lahir dari ayah atau ibu WNI sebagai WNI. Beberapa negara menerapkan prinsip bahwa siapa pun yang lahir di wilayahnya menjadi warga negaranya. Akibatnya, anak dapat memiliki dua kewarganegaraan sejak lahir. Untuk kondisi tertentu, UU Kewarganegaraan memberi kewarganegaraan ganda terbatas bagi anak sampai ia mencapai usia tertentu dan harus memilih. Penjelasan lengkap ada di kewarganegaraan ganda anak WNI. Ketentuan rinci, termasuk batas usia memilih, perlu diperiksa pada teks resmi dan pada kementerian terkait.

Orang tua perlu memastikan status anak dengan benar sejak awal. Bila anak memegang paspor negara lain, perwakilan RI atau Dukcapil dapat meminta dokumen penegasan status, sebagaimana disebut dalam daftar dokumen di atas.

Bila orang tua belum menikah secara tercatat atau perkawinan campuran

Perkawinan campuran antara WNI dan WNA, atau perkawinan yang belum tercatat, menambah lapisan administrasi. Akta kelahiran anak di Indonesia mencantumkan status hubungan orang tua. Anak dari perkawinan yang tidak tercatat dapat dicatat dengan keterangan tertentu, dan pengakuan atau pengesahan anak mungkin diperlukan. Pembahasan ada di akta kelahiran dan pengakuan anak, pernikahan siri dan hak istri dan anak, serta perkawinan campuran WNI dan WNA.

Perkawinan yang dilangsungkan di luar negeri juga perlu dilaporkan ke Indonesia agar tercatat. Keterlambatan melapor perkawinan dan kelahiran dapat berakibat pada administrasi, sehingga jangan menunda.

Bila terlambat melapor

Sebagian orang baru menyadari pencatatan setelah bertahun-tahun. Keterlambatan umumnya masih bisa ditangani, tetapi prosedurnya bisa lebih panjang dan melibatkan persyaratan tambahan, misalnya keterangan saksi atau penetapan pengadilan untuk pencatatan terlambat tertentu. Aturan mengenai batas waktu dan akibatnya perlu dicek ke Dukcapil dan perwakilan RI, sebab ketentuan teknis diperbarui dari waktu ke waktu. Jangan membuat akta melalui pihak yang menjanjikan "tanpa syarat" karena dokumen yang tidak sesuai prosedur dapat dibatalkan.

Contoh: Pasangan WNI (nama fiktif) bekerja di sebuah negara lain dan anak mereka lahir di rumah sakit setempat. Rumah sakit memberikan surat keterangan lahir. Mereka melapor ke KBRI membawa paspor, buku nikah, dan surat kelahiran yang telah diterjemahkan. KBRI menerbitkan surat keterangan lahir. Setahun kemudian keluarga pulang ke Malang dan mendaftarkan anak ke Dukcapil. Karena dokumen lengkap, akta kelahiran terbit dan anak tercantum di kartu keluarga.

Layanan jarak jauh dan kuasa

Banyak perwakilan RI menyediakan pendaftaran lewat kanal daring atau pengiriman berkas. Bila orang tua tidak bisa datang, surat kuasa dapat dipakai, asalkan memenuhi syarat (bermeterai, disertai fotokopi identitas pemberi kuasa). Pastikan nama anak ditulis persis sama pada semua dokumen. Perbedaan huruf kecil pun dapat menimbulkan penolakan atau perbaikan data yang memakan waktu. Untuk perubahan atau perbaikan nama, lihat mengubah nama anak dan akta kelahiran.

Perbedaan akta luar negeri, surat keterangan lahir, dan akta Indonesia

Tiga dokumen sering tertukar. Akta atau surat kelahiran luar negeri diterbitkan otoritas negara tempat anak lahir dan menjadi bukti peristiwa lahir. Surat keterangan lahir dari perwakilan RI menyatakan bahwa kelahiran telah dilaporkan kepada negara Indonesia. Akta kelahiran Indonesia diterbitkan Dukcapil dan menjadi dokumen kependudukan yang dipakai untuk kartu keluarga, sekolah, dan layanan publik. Ketiganya saling melengkapi, bukan saling menggantikan. Simpan semuanya, termasuk terjemahan.

Hal yang sering ditanyakan petugas

Petugas Dukcapil lazim menanyakan nama lengkap orang tua sesuai dokumen, tanggal tiba di Indonesia, alamat domisili, dan bukti hubungan keluarga. Jika paspor orang tua dan dokumen kelahiran memuat ejaan nama berbeda, siapkan surat keterangan atau dokumen penjelas. Jika orang tua pulang terpisah, bawa surat kuasa. Menyiapkan jawaban dan dokumen ini sebelum datang menghemat banyak waktu.

Anak dengan orang tua WNI yang menetap lama di luar negeri

Sebagian keluarga menetap di luar negeri bertahun-tahun dan tidak segera pulang. Mereka tetap perlu melapor melalui perwakilan RI. Kewajiban mendaftar ke Dukcapil dihitung sejak kedatangan di Indonesia, sehingga pencatatan di perwakilan RI menjadi bukti penting bahwa kelahiran telah dilaporkan. Bila anak sudah besar ketika tiba di Indonesia dan belum pernah dilaporkan, siapkan penjelasan tertulis dan dokumen pendukung lain, seperti catatan sekolah dan kesehatan di luar negeri.

Layanan paspor dan imigrasi untuk anak

Anak WNI yang lahir di luar negeri umumnya memerlukan paspor Indonesia untuk masuk ke Indonesia dengan status WNI. Perwakilan RI dapat menerbitkan paspor setelah dokumen kelahiran dan identitas orang tua diperiksa. Bila anak memegang paspor negara lain dan juga berhak atas kewarganegaraan Indonesia, tanyakan ke perwakilan RI tentang dokumen yang diperlukan agar tidak terjadi masalah saat masuk dan keluar negara. Jangan lupa memeriksa masa berlaku paspor orang tua dan anak sebelum pulang.

Penggunaan nama anak

Nama anak pada akta Indonesia sebaiknya sama dengan nama pada dokumen kelahiran asing dan paspor. Perhatikan pemisahan nama depan dan belakang, serta penulisan nama keluarga. Banyak negara menggunakan susunan nama berbeda dengan Indonesia. Putuskan susunan nama sebelum mengurus dokumen pertama, karena mengubahnya kemudian memerlukan prosedur tambahan yang dibahas di artikel perubahan nama anak.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menunda lapor ke perwakilan RI hingga anak berusia beberapa tahun.
• Nama anak berbeda ejaan antara dokumen asing, paspor, dan dokumen Indonesia.
• Tidak menerjemahkan dokumen dengan benar.
• Mengira surat kelahiran asing sama dengan akta kelahiran Indonesia.
• Tidak mengurus status kewarganegaraan padahal anak memiliki paspor dua negara.
• Memakai calo yang meminta uang tanpa tanda terima.
• Lupa memperbarui kartu keluarga setelah pulang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah anak yang lahir di luar negeri otomatis WNI? Anak yang lahir dari ayah atau ibu WNI pada dasarnya WNI menurut UU Kewarganegaraan, tetapi tempat lahir dan hukum negara setempat dapat memberi status lain. Karena itu status perlu dicek dan, bila perlu, ditegaskan.

Apakah akta kelahiran dari luar negeri berlaku di Indonesia? Dokumen asing biasanya perlu dilaporkan dan dicatat melalui perwakilan RI dan Dukcapil agar diakui dalam sistem Indonesia. Dokumen asli asing tetap disimpan sebagai bukti.

Bagaimana jika sudah pulang dan belum lapor ke KBRI? Hubungi Dukcapil dan perwakilan RI untuk mengetahui prosedur pelaporan terlambat. Jangan memalsukan tanggal atau keterangan.

Ringkasan

Kelahiran anak WNI di luar negeri dilaporkan lebih dulu kepada perwakilan RI, kemudian didaftarkan ke Dukcapil di Indonesia setelah kembali. Siapkan dokumen kelahiran yang diterjemahkan, paspor, akta nikah, serta bukti identitas orang tua, dan periksa status kewarganegaraan anak. Tanyakan persyaratan terbaru kepada KBRI atau KJRI dan Dukcapil. Jangan menunda dan hindari calo.

Dasar hukum

• UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana diubah dengan UU No. 24 Tahun 2013.
• UU No. 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia.
• UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.

Baca juga

• Akta Kelahiran dan Pengakuan Anak: Dokumen Penting yang Sering Terlewat
• Perkawinan Campuran WNI dan WNA: Syarat, Harta, Kewarganegaraan Anak
• NIK Ganda dan Data Kependudukan Diblokir: Penyebab dan Cara Memperbaiki

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.