Surat Tanda Pendaftaran Agen dan Distributor: Siapa Wajib dan Bagaimana Mengurusnya

Apa itu STP dan siapa yang terkena

Surat tanda pendaftaran (STP) adalah bukti bahwa perjanjian keagenan atau distribusi antara prinsipal dan agen atau distributor telah didaftarkan kepada kementerian yang membidangi perdagangan. Prinsipal adalah pihak yang memiliki atau memproduksi barang atau jasa dan menunjuk pihak lain untuk memasarkannya.

Perbedaan istilah perlu dipahami.

• Agen bertindak untuk dan atas nama prinsipal untuk memasarkan barang atau jasa tanpa memiliki barangnya.
• Distributor membeli barang dari prinsipal dan menjualnya kembali atas nama sendiri, dengan wilayah atau pelanggan tertentu.
• Reseller membeli dan menjual kembali, umumnya tanpa penunjukan khusus.
• Waralaba (franchise) adalah hubungan di mana pemberi waralaba memberi hak memakai sistem bisnis dan merek, dan didaftarkan melalui surat tanda pendaftaran waralaba (STPW). STPW berbeda dari STP agen dan distributor. Dasar waralaba dapat dibaca pada waralaba: aturan dasar.

Yang terkena adalah perusahaan yang menjadi agen atau distributor, terutama untuk produk dengan penunjukan resmi, termasuk produk impor, serta prinsipal yang menunjuk mereka. Penjelasan hubungan hukum antara agen, distributor, dan reseller ada pada perjanjian agen, distributor, dan reseller.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Kewajiban pendaftaran agen dan distributor bersumber dari peraturan menteri perdagangan. Peraturan yang sering disebut dalam hal ini antara lain peraturan tentang ketentuan dan tata cara penerbitan STP agen atau distributor barang dan/atau jasa, termasuk perubahan-perubahannya. Karena nomor, status, dan pengganti peraturan itu belum diverifikasi pada teks resmi, pembaca wajib mengecek apakah kewajiban STP masih berlaku, bagaimana mekanismenya sekarang, dan apakah sudah diintegrasikan ke dalam perizinan berusaha melalui sistem OSS.

Pokok-pokok yang lazim ada dalam peraturan semacam ini:

• Perjanjian tertulis. Hubungan keagenan atau distribusi dituangkan dalam perjanjian tertulis. Perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia ditulis dalam bahasa Indonesia, dan dapat disertai bahasa asing bila prinsipal berasal dari luar negeri, sesuai ketentuan tentang penggunaan bahasa dalam perjanjian.
• Muatan perjanjian. Biasanya mencakup identitas para pihak, barang atau jasa yang dipasarkan, wilayah, jangka waktu, hak dan kewajiban, klausul pengakhiran, dan penyelesaian sengketa.
• Pendaftaran. Agen atau distributor mendaftarkan perjanjian sehingga hubungan itu tercatat dan diakui, dengan dokumen pendukung seperti identitas usaha dan surat penunjukan.
• Kewajiban setelah terdaftar. Menyampaikan laporan atau pembaruan bila ada perubahan, dan menggunakan STP dalam kegiatan perdagangan sebagaimana disyaratkan.
• Larangan. Perjanjian yang menimbulkan praktik monopoli atau persaingan tidak sehat dapat dipersoalkan berdasarkan hukum persaingan usaha. Bacaan terkait: perjanjian eksklusif dan penguasaan pasar yang dilarang.

Tidak seluruh kegiatan perdagangan memerlukan STP, dan ruang lingkupnya dapat berubah mengikuti penyederhanaan perizinan. Yang jelas, perjanjian yang terdaftar dan tertulis memberi kepastian bagi kedua pihak ketika terjadi sengketa.

Perbandingan STP dan STPW

Dokumen yang lazim disiapkan

Daftar berikut adalah gambaran umum yang lazim diminta dalam pendaftaran semacam ini. Daftar resmi mengikuti peraturan yang berlaku dan sistem pendaftarannya.

• Identitas usaha: akta pendirian dan pengesahan untuk badan hukum, atau identitas pemilik untuk usaha perseorangan.
• Nomor induk berusaha (NIB) dan nomor pokok wajib pajak (NPWP).
• Perjanjian keagenan atau distribusi yang ditandatangani, serta terjemahannya bila ada bahasa asing.
• Surat penunjukan atau dokumen dari prinsipal. Bila prinsipal berasal dari luar negeri, dokumen yang lazim diminta berupa dokumen yang telah dilegalisasi atau dibuktikan keasliannya.
• Daftar barang atau jasa, wilayah pemasaran, dan jangka waktu.
• Dokumen izin produk bila produknya diatur, misalnya izin edar, standar, atau label berbahasa Indonesia.
• Surat pernyataan kebenaran data.

Langkah praktis bernomor

1. Tentukan status Anda. Apakah Anda agen, distributor, atau reseller? Statusnya memengaruhi dokumen dan kewajiban.
2. Periksa aturan terbaru. Buka situs kementerian perdagangan dan sistem OSS, dan tanyakan kepada dinas perdagangan setempat apakah pendaftaran STP diperlukan untuk produk dan model usaha Anda.
3. Susun perjanjian dengan baik. Pastikan memuat klausul penunjukan, wilayah, jangka waktu, target, harga, pengakhiran, garansi, dan penyelesaian sengketa. Lihat pemutusan kerja sama dealer atau agen sepihak untuk klausul pengakhiran yang adil.
4. Lengkapi dokumen legalitas. Urus NIB melalui sistem perizinan, siapkan akta dan NPWP, dan pastikan KBLI usaha sesuai.
5. Kumpulkan dokumen prinsipal. Mintalah surat penunjukan dan dokumen pendukung yang sah. Untuk dokumen luar negeri, tanyakan syarat legalisasi dan terjemahan resmi.
6. Ajukan pendaftaran. Gunakan kanal resmi yang berlaku, isi data dengan benar, dan unggah dokumen.
7. Tindak lanjuti. Jawab bila ada permintaan perbaikan. Simpan bukti pengajuan.
8. Simpan dan perbarui. Simpan STP atau bukti pendaftaran bersama perjanjian. Bila perjanjian diperpanjang atau diubah, tanyakan apakah perlu pembaruan pendaftaran.

Mengecek keaslian penunjukan sebelum membeli atau bermitra

Pihak ketiga, misalnya toko yang membeli dari distributor atau konsumen yang mencari garansi resmi, sering ingin memastikan apakah suatu pihak benar-benar ditunjuk prinsipal. Beberapa cara memeriksanya: minta salinan surat penunjukan yang masih berlaku, hubungi prinsipal melalui kontak resmi yang tercantum di situsnya, periksa apakah nama dan wilayah penunjukan cocok, dan cermati apakah produk memiliki label berbahasa Indonesia serta izin yang diperlukan. Pembeli yang membeli dari pihak tanpa penunjukan berisiko mendapat barang tanpa garansi resmi atau barang palsu. Pembahasan barang palsu dapat dibaca pada barang palsu di e-commerce: tanggung jawab penjual.

Garansi, purnajual, dan tanggung jawab kepada konsumen

Konsumen tidak peduli siapa yang berstatus agen atau distributor; ia menuntut barang yang sesuai dan layanan purnajual. Undang-Undang Perlindungan Konsumen membebankan kewajiban kepada pelaku usaha, termasuk pihak yang menjual kembali. Karena itu, perjanjian sebaiknya mengatur siapa yang menyediakan garansi, suku cadang, dan layanan servis, serta bagaimana klaim diteruskan. Distributor yang menjual barang tanpa kesiapan purnajual berisiko menghadapi komplain yang berujung pada pengaduan konsumen. Untuk produk impor, kewajiban label dan petunjuk penggunaan berbahasa Indonesia adalah contoh kewajiban yang sering terlewat. Perjanjian yang baik menyebut siapa yang menanggung biaya penerjemahan label dan penarikan produk bila ada cacat massal.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Beberapa tahun terakhir, perizinan berusaha di Indonesia disederhanakan dan dipindahkan ke sistem OSS berbasis risiko. Peraturan pemerintah yang mengatur perizinan berusaha berbasis risiko, yaitu PP 5/2021, telah dicabut dan digantikan PP 28/2025. Akibatnya, banyak kewajiban yang dulu berupa surat izin terpisah diubah menjadi bagian dari NIB atau sertifikat standar. Apakah STP agen dan distributor masih diterbitkan terpisah, atau telah dilebur, perlu diperiksa pada sumber resmi, dan itu belum dapat dipastikan dari bahan yang digunakan untuk artikel ini. Kebijakan impor juga sering berubah sehingga produk impor yang didistribusikan perlu dicek tersendiri. Intinya: jangan hanya mengikuti panduan lama.

Contoh: Perusahaan R ditunjuk menjadi distributor sebuah peralatan dapur impor untuk satu provinsi. Sebelum memesan, R meminta prinsipal mengirim surat penunjukan dan perjanjian dua bahasa, memeriksa kewajiban pendaftaran di kantor dinas perdagangan setempat dan OSS, lalu menyiapkan NIB, akta, dan terjemahan dokumen. R juga memastikan produk berlabel bahasa Indonesia dan memiliki izin yang diperlukan. Karena dokumen lengkap, ketika sebuah toko mempertanyakan keaslian penunjukan R, R dapat menunjukkan perjanjian dan bukti pendaftaran.

Kesalahan umum

• Menyamakan STP agen dan STPW waralaba.
• Berjalan hanya dengan kesepakatan lisan atau pesan singkat.
• Menggunakan panduan lama tanpa memeriksa aturan terbaru.
• Tidak menyiapkan terjemahan dan legalisasi dokumen prinsipal.
• Perjanjian tanpa klausul pengakhiran.
• Wilayah dan jangka waktu tidak jelas.
• Mengabaikan label dan izin produk.
• Tidak menyimpan bukti pengajuan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah reseller kecil wajib punya STP? Reseller yang hanya membeli dan menjual kembali tanpa penunjukan keagenan atau distribusi biasanya tidak diperlakukan sama dengan agen atau distributor. Namun tetap perlu NIB dan izin usaha. Periksa aturan terbaru.

Apakah perjanjian harus berbahasa Indonesia? Perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia umumnya wajib memakai bahasa Indonesia, dengan kemungkinan versi bahasa asing. Bila terjadi perbedaan penafsiran, rumuskan mana yang berlaku.

Siapa yang mengurus pendaftaran, agen atau prinsipal? Biasanya agen atau distributor mengajukan, dengan dokumen dari prinsipal. Peraturan terbaru mungkin menentukan lain.

Bagaimana jika prinsipal mengakhiri kerja sama? Perjanjian dan bukti pendaftaran membantu menuntut hak Anda. Lihat artikel tentang pemutusan sepihak untuk langkahnya.

Ringkasan

• STP berkaitan dengan pendaftaran perjanjian agen atau distributor; STPW untuk waralaba.
• Perjanjian tertulis yang jelas adalah dasar pendaftaran.
• Siapkan identitas usaha, NIB, NPWP, dokumen prinsipal, dan izin produk.
• Aturan perizinan sudah berubah (PP 28/2025); status kewajiban STP harus dicek pada sumber resmi.
• Hindari mengaku distributor resmi tanpa penunjukan tertulis.
• Simpan semua bukti pendaftaran dan perjanjian.

Dasar hukum

• Peraturan Menteri Perdagangan tentang ketentuan dan tata cara penerbitan STP agen atau distributor (periksa nomor dan status terbaru)
• UU No. 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan
• PP No. 28 Tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko

Baca juga

• Perjanjian Agen, Distributor, dan Reseller: Perbedaan, Risiko, dan Klausul Penting
• Waralaba (Franchise): Aturan Dasar, Prospektus, STPW, dan Perjanjian
• Pemutusan Kerja Sama Dealer atau Agen Secara Sepihak: Pemberitahuan Wajar dan Ganti Rugi
• NIB dan Perizinan Usaha Kecil: Langkah Legal untuk UMKM
• Perjanjian Eksklusif dan Penguasaan Pasar yang Dilarang: Batas Wajar bagi Pelaku Usaha

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.