Persetujuan Pemrosesan Data Pribadi: Kapan Tombol Setuju Sah dan Bisa Ditarik

Apa itu persetujuan dalam UU PDP

Persetujuan adalah salah satu dasar yang membuat pemrosesan data pribadi sah. Undang-undang mensyaratkan persetujuan yang sah secara eksplisit dari pemilik data untuk satu atau beberapa tujuan tertentu yang telah disampaikan kepadanya. Kata kuncinya ada tiga: sah, eksplisit, dan untuk tujuan tertentu.

"Eksplisit" berarti terang dan tegas, tidak tersirat dari diam. "Untuk tujuan tertentu" berarti Anda tidak bisa meminta satu persetujuan besar untuk semua keperluan yang tidak jelas. Persetujuan juga harus disampaikan melalui bentuk yang dapat dibuktikan, tertulis atau terekam, secara elektronik ataupun nonelektronik.

Undang-undang menambahkan bahwa bila persetujuan dimuat dalam dokumen yang memuat hal lain, permintaannya harus dibedakan jelas, mudah dipahami dan mudah diakses, dengan bahasa yang sederhana. Bila syarat itu tidak dipenuhi, persetujuan dapat dinyatakan batal demi hukum. Rumusan persisnya perlu dibaca pada teks resmi.

Kapan persetujuan diperlukan dan kapan tidak

Persetujuan bukan satu-satunya dasar. Dasar lain meliputi pemenuhan perjanjian, kewajiban hukum, pelindungan kepentingan vital, tugas kepentingan umum, dan kepentingan yang sah lainnya. Karena itu:

• Alamat untuk mengirim barang yang sudah Anda pesan diproses berdasar perjanjian, bukan persetujuan tambahan.
• Data karyawan untuk penggajian diproses berdasar perjanjian kerja dan kewajiban hukum.
• Mengirim promosi produk lain, membagikan data kepada mitra pemasaran, atau memakai foto pelanggan di iklan umumnya butuh persetujuan.

Pelaku usaha yang meminta persetujuan untuk segala hal justru berisiko: bila pemilik data menarik persetujuan, pemrosesan yang sebenarnya diperlukan untuk kontrak menjadi bermasalah. Pilih dasar yang paling tepat untuk tiap kegiatan.

Bentuk persetujuan yang sah dan yang bermasalah

Penilaian ini bersifat umum. Aturan pelaksana dan putusan dapat memperjelasnya, sehingga periksa teks resmi terbaru.

Hak menarik kembali persetujuan

Pemilik data berhak menarik kembali persetujuan pemrosesan yang telah diberikan. Setelah penarikan, pengendali wajib menghentikan pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan itu sesuai ketentuan yang berlaku. Penarikan tidak berlaku surut: pemrosesan yang sudah dilakukan secara sah sebelum penarikan tidak otomatis dianggap melanggar.

Cara menarik persetujuan sebaiknya semudah memberikannya. Jika Anda dapat mendaftar dengan satu klik, pengendali sebaiknya menyediakan cara yang sama mudah, misalnya tombol berhenti berlangganan atau pengaturan privasi. Bila pengendali mempersulit, Anda bisa mengajukan permintaan tertulis, lalu menyimpan buktinya. Pembahasan hak lain ada pada hak subjek data pribadi.

Perlu diingat bahwa penarikan persetujuan tidak otomatis menghapus kewajiban lain. Data yang wajib disimpan karena aturan hukum, misalnya catatan transaksi, tetap boleh disimpan selama waktu yang ditentukan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Sebelum UU PDP berlaku penuh, persetujuan atas data pribadi dalam sistem elektronik diatur terutama oleh peraturan pemerintah tentang penyelenggaraan sistem elektronik dan peraturan menteri, yang mengharuskan persetujuan pemilik data untuk penggunaan informasi pribadi. UU PDP menggantikan sebagian peran itu dengan kerangka yang lebih lengkap: dasar pemrosesan yang beragam, persyaratan persetujuan, dan hak menarik persetujuan. Masa penyesuaian berakhir Oktober 2024. Status lembaga pengawas dan aturan pelaksananya masih berkembang, sehingga bentuk baku pernyataan persetujuan belum seragam. Periksa teks resmi terbaru.

Langkah praktis bagi pelaku usaha dan pengembang

1. Tentukan dasar pemrosesan untuk tiap tujuan. Gunakan persetujuan hanya bila memang paling tepat.
2. Tulis tujuan dengan bahasa sederhana. Hindari frasa seperti "untuk keperluan bisnis lainnya".
3. Pisahkan persetujuan. Satu kotak untuk pemasaran, satu untuk berbagi dengan mitra.
4. Gunakan tindakan aktif. Jangan mencentang otomatis.
5. Simpan bukti. Catat waktu, versi teks, dan identitas pengguna yang menyetujui.
6. Sediakan menu penarikan di pengaturan akun dan tanggapi permintaan melalui surel.
7. Tinjau secara berkala. Bila tujuan baru muncul, minta persetujuan baru, jangan memakai persetujuan lama.

Langkah praktis bagi pengguna

1. Baca bagian yang menjelaskan untuk apa data dipakai, bukan seluruh syarat.
2. Bedakan data yang perlu untuk layanan dan yang hanya untuk iklan; tolak bagian iklan bila Anda tidak ingin.
3. Periksa pengaturan privasi setelah mendaftar.
4. Bila ingin berhenti, tarik persetujuan lewat menu atau kirim permintaan tertulis, lalu simpan bukti.
5. Bila pengendali tidak menanggapi, lanjutkan dengan langkah menghadapi pelanggaran data.

Kesalahan umum

Contoh: Sebuah aplikasi kebugaran meminta pengguna mencentang satu kotak yang mencakup penyimpanan data latihan, pemakaian foto untuk promosi, dan berbagi data kesehatan dengan perusahaan asuransi mitra. Pengguna yang hanya menginginkan fitur latihan tidak punya pilihan. Setelah pengguna protes, aplikasi memisahkan tiga persetujuan itu dan menjadikan dua yang terakhir opsional. Pengguna yang menolak tetap dapat memakai fitur latihan. Perubahan ini lebih sesuai dengan prinsip persetujuan untuk tujuan tertentu.

Persetujuan dalam situasi khusus

Beberapa situasi sering menimbulkan keraguan. Pertama, persetujuan dalam hubungan kerja. Karyawan berada pada posisi lebih lemah, sehingga persetujuan yang diminta sebagai syarat bekerja dapat dipertanyakan kebebasannya. Karena itu pemberi kerja sebaiknya memakai dasar perjanjian kerja dan kewajiban hukum untuk data yang memang perlu, dan meminta persetujuan terpisah untuk hal tambahan seperti foto karyawan di media promosi.

Kedua, persetujuan yang diberikan lewat perwakilan. Orang tua atau wali dapat memberi persetujuan untuk anak, sedangkan untuk orang dewasa yang diwakili, pastikan ada surat kuasa yang jelas. Ketiga, persetujuan atas kamera pengawas dan pengenalan wajah. Pemasangan kamera di tempat usaha sebaiknya disertai pemberitahuan yang terlihat, dan pengenalan wajah memerlukan kehati-hatian ekstra karena menyangkut data biometrik.

Bukti persetujuan: apa yang perlu disimpan

Bila terjadi sengketa, pengendali yang harus membuktikan adanya persetujuan. Catatan yang berguna meliputi: identitas atau akun yang menyetujui, tanggal dan jam, versi teks persetujuan yang ditampilkan, tujuan yang disetujui, dan perubahan atau penarikan setelahnya. Untuk persetujuan di kertas, simpan formulir bertanda tangan di tempat aman. Untuk persetujuan elektronik, simpan log sistem dan tangkapan tampilan versi teks. Dokumen itu termasuk data pribadi juga, jadi lindungi dan batasi masa simpannya. Pembahasan nilai bukti digital ada di dokumen elektronik sebagai alat bukti.

Persetujuan dan pemasaran langsung

Pemasaran adalah area yang paling sering menimbulkan keluhan. Pengiriman promosi lewat pesan singkat, surel, atau aplikasi pesan memakai data kontak dan karena itu perlu dasar yang sah. Praktik yang aman adalah meminta persetujuan khusus untuk pemasaran, menyediakan tautan berhenti berlangganan pada setiap pesan, dan segera menghapus kontak yang menolak. Jangan membeli daftar nomor telepon dari pihak ketiga, karena Anda sulit membuktikan bahwa pemilik nomor pernah setuju. Pembahasan keluhan spam ada pada spam penawaran dan data pribadi bocor.

Bagi konsumen, bila Anda terus menerima promosi walau sudah berhenti, kirim permintaan tertulis agar pengirim menghentikan pemrosesan dan menghapus data. Simpan bukti permintaan. Bila tidak diindahkan, adukan ke platform atau lembaga yang berwenang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kotak yang sudah tercentang cukup sebagai persetujuan? Praktik itu meragukan karena tidak menunjukkan tindakan aktif. Gunakan kotak kosong agar jelas.

Apakah diam berarti setuju? Tidak. Persetujuan harus eksplisit.

Apakah menarik persetujuan membatalkan kontrak? Tidak otomatis. Pemrosesan yang diperlukan untuk menjalankan kontrak dapat didasarkan pada dasar lain, tetapi layanan yang bergantung pada data tertentu mungkin tidak dapat dilanjutkan. Baca syarat layanan.

Apakah anak dapat memberi persetujuan sendiri? Untuk data pribadi anak, pemrosesan memerlukan persetujuan orang tua atau wali. Lihat data pribadi anak dan persetujuan orang tua.

Ringkasan

• Persetujuan harus sah, eksplisit, dan untuk tujuan tertentu, serta dapat dibuktikan.
• Persetujuan bukan satu-satunya dasar; pilih dasar yang paling tepat.
• Kotak tercentang otomatis, tujuan kabur, dan persetujuan paksa adalah praktik bermasalah.
• Pemilik data berhak menarik persetujuan, dan caranya sebaiknya semudah memberikannya.
• Aturan pelaksana dan lembaga pengawas masih berkembang; periksa teks resmi terbaru.

Dasar hukum

• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

Baca juga

• Perlindungan Data Pribadi: Hak Anda Berdasarkan UU PDP
• Hak Subjek Data Pribadi Menurut UU PDP: Akses, Koreksi, Hapus, dan Gugatan
• Kewajiban Pengendali Data Pribadi menurut UU PDP: Panduan bagi Pelaku Usaha
• Kontrak Aplikasi dan Hak Data Pengguna: Apa yang Sebenarnya Anda Setujui Saat Menekan "Setuju"
• Data Pribadi Anak dan Persetujuan Orang Tua: Panduan bagi Sekolah dan Aplikasi

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.