Peralihan Hak dan Sertipikat Elektronik: Syarat, Biaya, dan Keamanan Data

Apa itu sertipikat elektronik dan siapa yang terkena

Sertipikat elektronik (sertipikat-el) adalah sertipikat yang diterbitkan melalui sistem elektronik dalam bentuk dokumen elektronik. Menurut Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah, dokumen elektronik diterbitkan melalui sistem elektronik dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik. Sertipikat-el diterbitkan untuk pendaftaran pertama kali, pemeliharaan data, dan perubahan yang dicatat. Setiap sertipikat-el terhubung dengan data buku tanah elektronik (BT-el) dan memuat kode QR untuk memeriksa keaslian dan statusnya.

Peralihan hak adalah perpindahan hak atas tanah dari satu pihak kepada pihak lain karena jual beli, tukar menukar, hibah, pemasukan modal perusahaan, warisan, atau lelang. Pendaftarannya mengubah nama pemegang hak pada buku tanah.

Yang terkena:

• pemegang hak yang mengalihkan atau menerima tanah;
• PPAT yang membuat akta peralihan dan mengajukan pendaftaran;
• notaris dan bank yang terlibat dalam transaksi atau agunan;
• ahli waris yang mendaftarkan peralihan karena pewarisan;
• kantor pertanahan yang memeriksa dan menerbitkan sertipikat.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Permen ATR/BPN 3/2023 (Berita Negara Nomor 461 Tahun 2023, ditetapkan 16 Juni 2023 dan diundangkan 20 Juni 2023) mengatur beberapa hal penting yang dapat dibaca dari teksnya:

• dokumen elektronik diterbitkan melalui sistem elektronik dan ditandatangani secara elektronik; dokumen hasil pindai kertas diberi segel elektronik; hasil cetak dokumen elektronik merupakan alat bukti yang sah;
• sertipikat-el berlaku efektif setelah ditandatangani secara elektronik; setiap edisi baru menggugurkan edisi sebelumnya, yang kemudian menjadi riwayat pada daftar tanah;
• alih media adalah penggantian dokumen kertas menjadi elektronik, yaitu surat ukur menjadi surat ukur elektronik dan buku tanah menjadi BT-el; dilakukan bertahap per desa atau pada saat layanan pemeliharaan; data diverifikasi dan divalidasi; hasilnya disetujui kepala kantor pertanahan atau pejabat yang ditunjuk;
• pemegang hak mengakses sertipikat melalui satu akun pertanahan, dapat mencetak sendiri, atau meminta salinan cetak resmi;
• data pada pangkalan data kementerian yang berlaku apabila terdapat perbedaan dengan hasil cetak;
• peraturan ini mencabut Permen ATR/BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertipikat Elektronik; sertipikat elektronik yang sudah terbit tetap berlaku dan dapat ditukar sesuai peraturan baru.

Dasar substantif pendaftaran tanah tetap pada PP 24/1997 tentang Pendaftaran Tanah yang telah diubah PP 18/2021. Bagi warga, gambaran umum sertipikat elektronik ada pada sertipikat tanah elektronik dan alih media; artikel ini menitikberatkan pendaftaran peralihan hak.

Alur pendaftaran peralihan hak

Permen 3/2023 mengatur pemeliharaan data yang dilakukan melalui PPAT, bukan bagian khusus peralihan. Berdasarkan teks yang dapat dibaca, alurnya secara garis besar:

1. Akta ditandatangani. Untuk jual beli, hibah, dan sejenisnya, para pihak menandatangani akta di hadapan pejabat pembuat akta tanah (PPAT). Lihat jual beli tanah, AJB, dan balik nama.
2. PPAT mengajukan berkas secara elektronik dalam tujuh hari kerja sejak akta ditandatangani.
3. Kantor pertanahan memeriksa berkas dalam lima hari kerja.
4. Penerima hak mengajukan permohonan dalam tiga hari kerja setelah pemeriksaan.
5. Perintah setor. Kantor pertanahan menerbitkan surat perintah setor untuk biaya pelayanan.
6. Pembayaran dan konfirmasi. Proses dimulai setelah sistem mengonfirmasi pembayaran.
7. Penerbitan sertipikat-el. Sertipikat baru atas nama penerima hak ditandatangani secara elektronik.

Jangka waktu itu bersumber dari teks peraturan sebagaimana dilaporkan dalam ringkasan, dan peraturan pelaksana atau petunjuk teknis dapat menetapkan waktu berbeda. Periksa teks resmi.

Syarat dan dokumen yang umum diminta

Daftar dokumen mengikuti jenis peralihan dan dapat berubah. Secara umum:

Rujukan terkait: balik nama sertipikat karena waris, hibah tanah dari orang tua, dan peralihan hak karena lelang. Dokumen persyaratan tambahan dapat diminta kantor pertanahan sesuai kasus.

Soal biaya

Permen 3/2023 tidak memakai istilah PNBP secara eksplisit dan menyebut biaya pelayanan yang dibayar setelah surat perintah setor diterbitkan. Besarnya tidak disebut dalam peraturan itu, dan dapat ditentukan oleh peraturan lain tentang tarif penerimaan negara bukan pajak di bidang pertanahan. Karena itu, angka dari artikel lama atau dari calo tidak boleh dijadikan pegangan.

Biaya yang biasanya muncul dalam peralihan hak, secara umum:

• biaya pelayanan pendaftaran di kantor pertanahan;
• biaya jasa PPAT sesuai ketentuan dan kesepakatan;
• biaya pajak atau bea yang berlaku untuk jenis peralihan tersebut, dibahas pada artikel lain;
• biaya lain seperti pengukuran atau pemeriksaan bila diperlukan.

Mintalah rincian tertulis dan tanda terima. Pembayaran sebaiknya melalui kode billing resmi, bukan transfer ke rekening pribadi.

Keamanan data dan hak pemegang

Teks Permen 3/2023 memuat beberapa ketentuan tentang keamanan:

• menteri harus menjaga penyimpanan BT-el dan sertipikat-el agar aman dari gangguan sistem;
• bila sistem gagal, pendaftaran dapat dilakukan secara manual;
• salinan cetak resmi memakai kertas khusus dengan pembatasan;
• pemegang hak harus mengikuti petunjuk penggunaan yang tertera pada sertipikat;
• pemegang hak diberi tahu tentang perubahan yang dicatat.

Dari sisi pengguna, beberapa kebiasaan baik: jaga kerahasiaan akun pertanahan, jangan membagikan kode verifikasi, periksa alamat situs resmi, dan waspada pesan yang meminta Anda "mengaktifkan" sertipikat atau membayar ke rekening pribadi. Kasus penipuan bermodus tanah dibahas pada mafia tanah, modus dan cara pencegahan. Bila melihat perbedaan antara data kementerian dan hasil cetak, ingat bahwa data kementerian yang berlaku, sehingga mintalah penjelasan dan perbaikan data.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Rangkaian perubahan dalam beberapa tahun: Permen ATR/BPN 1/2021 tentang sertipikat elektronik dicabut oleh Permen ATR/BPN 3/2023. PP 24/1997 diubah PP 18/2021. Pelayanan hak tanggungan diselenggarakan secara elektronik, dibahas pada hak tanggungan elektronik (HT-el). Pemberitaan pada awal 2026 menyebut dokumen penguasaan lama, seperti girik, tidak lagi dianggap sebagai bukti hak tanah; isi dan dampak pastinya perlu diperiksa pada teks resmi dan pernyataan kementerian, termasuk bagi pemilik tanah yang belum bersertipikat. Pemilik girik sebaiknya segera berkonsultasi dengan kantor pertanahan atau PPAT. Lihat sertipikat dan tanah girik.

Dampak praktis: layanan makin daring, dan sertipikat fisik lama dapat ditukar atau dialihmediakan. Pemilik tidak perlu tergesa-gesa karena panik, tetapi sebaiknya memverifikasi data tanah dan mengetahui prosedur resmi di kantor pertanahan setempat.

Alih media sertipikat lama: sikap yang tenang

Banyak pemilik sertipikat cetak khawatir harus segera mengganti ke bentuk elektronik. Menurut teks Permen 3/2023, alih media dilakukan bertahap, per desa atau pada saat layanan pemeliharaan data, dan hasilnya disetujui oleh kepala kantor pertanahan atau pejabat yang ditunjuk. Artinya pemilik tidak diminta melakukan sesuatu sendiri tanpa pemberitahuan resmi. Meskipun demikian, siapkan sertipikat lama di tempat aman, karena dokumen itu tetap menjadi rujukan sampai proses selesai. Jangan menyerahkan sertipikat asli kepada pihak yang tidak jelas dengan alasan alih media.

Pemilik juga dapat memeriksa data tanahnya secara berkala: nama, luas, batas, dan catatan pembebanan. Bila menemukan kesalahan, ajukan perbaikan data melalui kantor pertanahan. Untuk tanah yang masih dibebani hak tanggungan atau berstatus sengketa, perhatikan bahwa catatan tersebut juga tampil pada data elektronik. Pembeli sebaiknya meminta pengecekan sertipikat sebelum membeli, sebagaimana dijelaskan pada cek keaslian sertifikat tanah di BPN.

Kesalahan umum

Contoh: Ibu Mira (fiktif) membeli rumah dan menandatangani akta jual beli di hadapan PPAT. PPAT mengajukan berkas secara elektronik, kantor pertanahan memeriksa, lalu menerbitkan perintah setor yang dibayar Ibu Mira melalui kode billing. Setelah konfirmasi, sertipikat-el atas nama Ibu Mira terbit. Ia memindai kode QR untuk memeriksa data dan menyimpan salinan di tempat aman, sambil tetap menyimpan akta jual beli. Kisah ini fiktif dan hanya ilustrasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah sertipikat lama saya masih berlaku? Sertipikat yang diterbitkan berdasarkan peraturan sebelumnya tetap sah sampai dialihmediakan atau diganti sesuai ketentuan. Alih media dilakukan bertahap per desa atau saat ada layanan pemeliharaan, menurut teks Permen 3/2023.

Bagaimana jika hasil cetak berbeda dengan data elektronik? Menurut Permen 3/2023, data pada pangkalan data kementerian yang berlaku. Ajukan permintaan penjelasan dan perbaikan bila ada kesalahan.

Apakah balik nama masih memerlukan PPAT? Untuk jual beli dan hibah, PPAT tetap berperan membuat akta dan mengajukan berkas, menurut teks yang dibaca. Untuk waris dan lelang, dokumen dasarnya berbeda, tetapi pengajuan tetap melalui kantor pertanahan.

Seberapa aman sertipikat elektronik dari pemalsuan? Sertipikat-el memakai tanda tangan elektronik dan kode QR untuk verifikasi, dan penyimpanannya dijaga menteri. Namun tidak ada sistem yang bebas risiko; kewaspadaan pengguna tetap penting.

Ringkasan

• Permen ATR/BPN 3/2023 mengatur dokumen elektronik, sertipikat-el, dan alih media; peraturan ini mencabut Permen 1/2021.
• Peralihan hak melalui PPAT diajukan secara elektronik; pemeriksaan dan perintah setor mengikuti jangka waktu dalam peraturan.
• Biaya pelayanan dibayar setelah surat perintah setor; besaran tidak disebut di sini, jadi minta rincian resmi.
• Data kementerian berlaku bila berbeda dengan hasil cetak.
• Jaga akun pertanahan dan waspadai penipuan.
• Periksa teks resmi dan kebijakan terbaru, termasuk soal bukti hak lama seperti girik.

Dasar hukum

• Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional No. 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah
• PP No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah
• PP No. 18 Tahun 2021 tentang Hak Pengelolaan, Hak Atas Tanah, Satuan Rumah Susun, dan Pendaftaran Tanah

Baca juga

• Jual Beli Tanah: Peran AJB dan Pentingnya Balik Nama
• Hak Tanggungan Elektronik (HT-el): Prosedur dan Keuntungannya
• Mafia Tanah: Modus Umum dan Cara Pemilik Mencegahnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.