NDA (Perjanjian Kerahasiaan): Kapan Diperlukan dan Isinya

Apa itu NDA

NDA adalah singkatan dari Non-Disclosure Agreement, yaitu perjanjian kerahasiaan. Dalam perjanjian ini satu pihak, atau kedua pihak, berjanji tidak mengungkapkan informasi tertentu kepada pihak lain dan tidak memakainya untuk tujuan di luar yang disepakati.

NDA bukan dokumen khusus yang diatur dalam satu undang-undang tersendiri. Kekuatannya berasal dari hukum perjanjian dalam KUH Perdata: perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak. Agar sah, perjanjian harus memenuhi empat syarat, yaitu kesepakatan, kecakapan, hal tertentu, dan sebab yang halal.

Di samping perjanjian, ada perlindungan dari undang-undang, misalnya UU No. 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang, yang melindungi informasi bernilai ekonomi yang dijaga kerahasiaannya, serta UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi untuk data pribadi. NDA melengkapi perlindungan itu dengan aturan yang disesuaikan kebutuhan.

Kapan NDA diperlukan

NDA berguna ketika Anda harus membuka informasi sensitif demi tujuan bisnis. Contohnya:

• membahas kerja sama atau investasi dengan calon mitra;
• menyerahkan desain, resep, kode program, atau daftar pelanggan kepada vendor;
• mempekerjakan karyawan, konsultan, atau pekerja lepas yang akan mengetahui rahasia usaha;
• proses uji tuntas (due diligence) saat jual beli bisnis;
• demonstrasi produk kepada calon pembeli.

NDA tidak perlu untuk informasi yang sudah publik atau tidak bernilai. Penggunaan NDA yang berlebihan membuat rekan bisnis enggan dan menyulitkan negosiasi. Gunakan saat informasi benar-benar sensitif.

Jenis NDA

NDA timbal balik lebih seimbang dan lebih mudah diterima, sehingga sering menjadi titik awal negosiasi.

Isi yang sebaiknya ada

Berikut unsur yang lazim dalam NDA yang baik.

1. Para pihak. Nama lengkap, alamat, dan kedudukan penandatangan. Pastikan penandatangan berwenang mewakili badan usaha.
2. Tujuan pengungkapan. Misalnya "untuk menilai kemungkinan kerja sama distribusi". Tujuan membatasi cara pemakaian informasi.
3. Definisi informasi rahasia. Jelaskan jenisnya (dokumen, data, rumus, rencana bisnis, daftar pelanggan) dan bentuknya (tertulis, lisan, elektronik). Definisi yang terlalu luas bisa dianggap tidak wajar, yang terlalu sempit tidak melindungi.
4. Pengecualian. Informasi yang sudah publik, sudah diketahui penerima secara sah sebelumnya, dikembangkan sendiri tanpa memakai informasi tersebut, atau diperoleh sah dari pihak ketiga.
5. Kewajiban penerima. Menjaga kerahasiaan, memakai hanya untuk tujuan, membatasi akses pada orang yang perlu tahu, dan tidak menyalin tanpa izin.
6. Pengungkapan karena hukum. Penerima boleh mengungkapkan bila diwajibkan undang-undang atau perintah pengadilan, dengan memberitahu pemilik informasi lebih dulu bila memungkinkan.
7. Jangka waktu. Berapa lama kerahasiaan berlaku, baik selama pembicaraan maupun setelah berakhir.
8. Pengembalian atau pemusnahan. Penerima mengembalikan atau menghapus informasi saat diminta.
9. Akibat pelanggaran. Ganti rugi, denda yang wajar, dan hak meminta penghentian.
10. Hukum yang berlaku dan penyelesaian sengketa. Musyawarah, mediasi, arbitrase, atau pengadilan tertentu.

Jangka waktu yang wajar

Tidak ada batas tunggal dari undang-undang. Praktik umumnya:

• kerahasiaan berlaku selama masa kerja sama dan beberapa tahun setelahnya;
• rahasia dagang tertentu, seperti resep atau rumus, kadang dilindungi lebih lama selama masih benar-benar rahasia.

Jangka yang tidak terbatas sering sulit diterima dan lebih mudah dipersoalkan. Sebaiknya jangka waktu dikaitkan dengan sifat informasi: informasi yang cepat usang cukup beberapa tahun, rahasia inti dapat lebih lama.

Akibat bila NDA dilanggar

Pelanggaran NDA pada dasarnya merupakan wanprestasi, yaitu tidak memenuhi isi perjanjian. Pihak yang dirugikan dapat menuntut ganti rugi dan, bila diperjanjikan, meminta penghentian penggunaan informasi. Tantangan terbesar adalah pembuktian: Anda harus menunjukkan bahwa informasi itu rahasia, diungkapkan oleh pihak lawan, dan menimbulkan kerugian.

Selain jalur perdata, pelanggaran rahasia dagang dan pelanggaran data pribadi dapat berujung pidana menurut undang-undang masing-masing. Besaran ancaman pidananya di luar KUHP dapat berubah, jadi periksa teks resmi terbaru sebelum menyebut angka.

Contoh: PT G menyerahkan rancangan produk kepada bengkel pembuat prototipe setelah menandatangani NDA timbal balik. Beberapa bulan kemudian PT G melihat produk mirip dijual oleh perusahaan lain yang ternyata berhubungan dengan bengkel itu. PT G mengumpulkan salinan NDA, catatan penyerahan desain, dan perbandingan produk, lalu mengirim somasi. Karena NDA memuat definisi yang jelas dan tanggal penyerahan, posisi PT G jauh lebih kuat daripada bila perjanjiannya hanya lisan.

Langkah menyusun NDA sendiri

1. Daftar informasi yang perlu dilindungi dan siapa yang akan mengaksesnya.
2. Pilih bentuk sepihak atau timbal balik.
3. Tulis definisi dan pengecualian dalam kalimat yang jelas.
4. Tentukan jangka waktu dengan alasan.
5. Atur sanksi yang proporsional dan tidak berlebihan.
6. Periksa kewenangan penandatangan.
7. Tandatangani dan arsipkan, termasuk daftar dokumen yang diserahkan.

NDA untuk karyawan, konsultan, dan pekerja lepas

Kerahasiaan sering diatur dalam perjanjian kerja atau kontrak jasa, bukan dokumen terpisah. Pengusaha dapat meminta karyawan menjaga rahasia perusahaan selama dan sesudah bekerja. Syaratnya, ketentuan itu jelas dan wajar. Karyawan tetap berhak memakai keterampilan umum yang ia peroleh, sehingga kerahasiaan tidak boleh dipakai untuk melarang seseorang bekerja sama sekali.

Beberapa hal praktis untuk pemberi kerja:

• sebutkan kategori informasi yang dirahasiakan, bukan sekadar "semua informasi perusahaan";
• jelaskan kewajiban mengembalikan perangkat dan dokumen saat berhenti;
• atur penggunaan akun dan perangkat pribadi untuk urusan kerja;
• ingatkan bahwa data pribadi pelanggan tunduk pada UU Pelindungan Data Pribadi.

Untuk pekerja lepas, tegaskan siapa yang memiliki hasil karya dan apakah ada izin memakai karya sebagai portofolio. Kerahasiaan dan kepemilikan hak cipta adalah dua hal berbeda, jadi aturlah keduanya.

Perbedaan NDA dan larangan bersaing

NDA melarang membuka atau memakai rahasia. Klausul larangan bersaing (non-compete) melarang seseorang menjalankan usaha atau bekerja pada pesaing. Keduanya sering dicampur dalam satu dokumen, padahal tingkat kewajarannya berbeda. Larangan bersaing yang terlalu luas dalam waktu, wilayah, atau jenis pekerjaan lebih mudah dianggap tidak patut, karena membatasi kebebasan mencari nafkah. NDA yang fokus pada informasi tertentu biasanya lebih mudah dipertahankan.

Jika Anda diminta menandatangani dokumen berisi dua-duanya, pisahkan dalam pikiran: apa yang dilarang dibuka, dan apa yang dilarang dilakukan. Negosiasikan batas waktu dan wilayah larangan bersaing secara terpisah.

Cara menjaga bukti bahwa informasi benar-benar rahasia

Perlindungan rahasia dagang mensyaratkan bahwa pemiliknya menjaga kerahasiaan dengan upaya yang wajar. NDA hanya salah satu bagian. Langkah lain yang menguatkan posisi Anda:

• menandai dokumen sensitif dengan label rahasia;
• membatasi akses digital lewat kata sandi dan hak akses;
• mencatat siapa menerima dokumen, kapan, dan untuk apa;
• tidak membagikan lewat aplikasi pesan pribadi tanpa kendali;
• memberi tahu penerima secara tertulis bahwa informasi itu rahasia;
• menyimpan salinan NDA yang telah ditandatangani di tempat aman.

Contoh: Ibu I menjalankan usaha makanan dan hendak menitipkan produksi kepada pabrik lain. Sebelum menyerahkan resep, ia menandatangani NDA, membagi resep menjadi dua bagian yang disimpan terpisah, dan mencatat setiap penyerahan. Ketika timbul kecurigaan resepnya dipakai pihak lain, catatan itu memudahkan penelusuran siapa yang pernah mengetahui bagian tertentu.

Bila Anda diminta menandatangani NDA

Sebagai penerima, bacalah dari sudut pandang risiko. Pertanyaan yang bermanfaat:

• Apakah definisi terlalu luas sehingga hampir semua hal dianggap rahasia?
• Apakah ada pengecualian untuk informasi yang sudah Anda ketahui?
• Berapa lama kewajiban berlaku?
• Apakah ada denda tetap yang besar?
• Apakah Anda boleh berbagi dengan penasihat hukum, akuntan, atau karyawan yang perlu tahu?
• Apa yang terjadi bila Anda wajib memberi informasi kepada pemerintah atau pengadilan?

Bila ada klausul yang tidak masuk akal, mintalah perubahan secara tertulis. Pihak lawan umumnya terbuka bila alasannya jelas.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menandatangani NDA tanpa membaca definisi informasi rahasia.
• Tidak menyebut tujuan pengungkapan.
• Jangka waktu tidak terbatas atau tidak disebut sama sekali.
• Denda yang sangat besar dan tidak proporsional.
• Tidak ada pengecualian untuk informasi publik.
• Mengira NDA membatasi hak pekerja untuk bekerja di tempat lain tanpa batas. Larangan bersaing itu perkara berbeda dan harus wajar.
• Menyimpan salinan dan lampiran secara tidak teratur.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah NDA harus dibuat tertulis? Perjanjian lisan secara teori dapat sah, tetapi sangat sulit dibuktikan. Untuk rahasia penting, buat tertulis dan tandatangani.

Apakah NDA perlu bermeterai atau notaris? Bentuk dasarnya tidak mensyaratkan notaris. Meterai berkaitan dengan fungsi dokumen sebagai alat bukti, dan aturan bea meterai berlaku untuk dokumen perdata tertentu. Periksa ketentuan bea meterai yang berlaku; notaris dapat membantu bila nilai rahasianya tinggi.

Bagaimana jika pihak lawan membocorkan lewat orang lain? NDA mengikat penandatangan. Karena itu, NDA yang baik memuat kewajiban penerima untuk memastikan karyawan dan penasihatnya yang mengetahui informasi juga terikat kerahasiaan.

Ringkasan

NDA adalah perjanjian untuk menjaga informasi sensitif. Kekuatannya bertumpu pada definisi informasi yang jelas, tujuan pengungkapan, pengecualian yang wajar, jangka waktu yang masuk akal, dan sanksi yang proporsional. Gunakan NDA saat informasi benar-benar rahasia, bagikan informasi seperlunya, simpan bukti penyerahan, dan konsultasikan dokumen penting dengan advokat sebelum menandatangani.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (ketentuan umum tentang perjanjian).
• UU No. 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang.
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Baca juga

• MoU dan Perjanjian Kerja Sama: Perbedaan, Kekuatan Mengikat, dan Klausul Penting
• Magang, PKL, dan Perjanjian Non-Kompetisi: Batas Hukum bagi Peserta dan Perusahaan
• Itikad Baik dalam Perjanjian: Mengapa Tidak Cukup Hanya Sesuai Tulisan
• Klausul Ganti Rugi dan Denda dalam Kontrak Bisnis: Batas Wajar

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.