Mengikuti Pengadaan Pemerintah bagi UMKM: E-Katalog, Kontrak, dan Sanksi

Apa itu pengadaan barang dan jasa pemerintah

Pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah kegiatan instansi pemerintah memperoleh barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, atau jasa lainnya. Contohnya pembelian alat tulis kantor, pembangunan pagar sekolah, katering kegiatan dinas, atau jasa kebersihan.

Aturan pokoknya adalah Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Perpres ini telah diubah, antara lain oleh Perpres Nomor 12 Tahun 2021 dan Perpres Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua. Menurut data pada basis peraturan nasional, Perpres 46/2025 ditetapkan pada 30 April 2025 dan berstatus berlaku. Karena aturan turunan, nilai ambang batas, dan tata cara dapat berubah, gunakan teks terbaru dan petunjuk dari lembaga yang mengelola pengadaan.

Pelaku usaha mikro dan kecil (UMK) memiliki ruang dalam sistem ini. Pemerintah mendorong keikutsertaan usaha kecil, antara lain lewat paket pekerjaan yang diperuntukkan bagi mereka dan lewat katalog elektronik. Namun peluang itu tetap bersyarat.

Syarat umum penyedia

Meskipun rinciannya dapat berbeda untuk tiap paket, penyedia biasanya perlu menunjukkan hal berikut.

• Legalitas usaha: NIB dan izin lain sesuai bidang usaha. Pilihan kode bidang usaha harus sesuai dengan paket yang diikuti.
• Identitas dan kewenangan: akta pendirian bagi badan usaha dan identitas pengurus.
• Kemampuan teknis dan keuangan yang memadai untuk pekerjaan yang ditawarkan.
• Tidak sedang dikenai sanksi daftar hitam.
• Tidak terdapat benturan kepentingan, misalnya hubungan keluarga dengan pejabat pengadaan yang menangani paket itu.
• Akun penyedia pada sistem pengadaan elektronik dan, bila perlu, data kualifikasi yang diperbarui.

Pastikan seluruh dokumen asli, masih berlaku, dan konsisten satu sama lain. Banyak penawaran gugur karena kesalahan administrasi sederhana, seperti masa berlaku yang habis atau nama yang berbeda antardokumen.

Jalur memperoleh pekerjaan

Ada beberapa jalur yang umum, dengan karakter berbeda.

Batas nilai yang menentukan jalur dapat berubah sesuai peraturan, sehingga jangan mengandalkan angka dari informasi lama. Cek ketentuan terbaru atau tanyakan kepada pejabat pengadaan.

E-katalog: tayang berarti bertanggung jawab

E-katalog dikelola oleh lembaga yang membidangi kebijakan pengadaan. Penyedia menayangkan produk, harga, dan spesifikasi. Instansi lalu memilih dan memesan langsung melalui sistem.

Tampil di e-katalog tidak sama dengan jaminan mendapat pesanan. Namun pesanan yang masuk mengikat penyedia. Karena itu:

• tayangkan hanya produk yang benar-benar dapat Anda pasok dalam jumlah dan waktu yang dijanjikan;
• perbarui harga dan stok secara berkala;
• simpan bukti pengiriman dan serah terima;
• tanggapi pesanan sesuai tenggat sistem.

Menayangkan produk yang tidak tersedia atau menawar harga yang tidak masuk akal bisa menyebabkan pesanan gagal dipenuhi dan berujung sanksi.

Isi kontrak yang perlu dibaca

Setelah ditunjuk, penyedia menandatangani kontrak atau surat pesanan. Beberapa bagian yang jangan dilewatkan:

1. Ruang lingkup dan spesifikasi pekerjaan secara rinci.
2. Harga dan cara pembayaran, termasuk apakah ada uang muka dan syarat pencairannya.
3. Jangka waktu pelaksanaan dan tanggal penyerahan.
4. Denda keterlambatan dan batas maksimumnya.
5. Jaminan pelaksanaan dan jaminan pemeliharaan, bila diwajibkan.
6. Ketentuan perubahan pekerjaan atau perpanjangan waktu.
7. Syarat pemutusan kontrak oleh instansi atau penyedia.
8. Cara penyelesaian perselisihan.

Jaminan pelaksanaan adalah jaminan, biasanya dari bank atau lembaga penjamin, yang menanggung bila penyedia gagal melaksanakan pekerjaan. Ketentuan kewajiban, bentuk, dan besarnya mengikuti peraturan yang berlaku untuk paket yang bersangkutan. Pelaku usaha kecil perlu menghitung biaya jaminan karena memengaruhi margin keuntungan.

Kewajiban selama pelaksanaan

Penyedia wajib melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak. Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Jangan mengalihkan seluruh pekerjaan kepada pihak lain tanpa izin, karena aturan membatasi subkontrak.
• Dokumentasikan kemajuan pekerjaan dengan foto, laporan, dan berita acara.
• Laporkan segera bila ada kendala yang berada di luar kendali, seperti kelangkaan bahan atau cuaca ekstrem, dan ajukan perubahan jadwal secara tertulis.
• Pastikan barang yang diserahkan diperiksa dan diterima dengan berita acara.
• Tagih pembayaran dengan dokumen lengkap.

Contoh: CV Kriya Mandiri, usaha mebel kecil, memenangi pengadaan langsung 60 kursi untuk kantor kelurahan. Kontrak mewajibkan penyerahan dalam tiga puluh hari. Di minggu keempat, pemasok kayu terlambat. CV segera mengirim surat tertulis yang meminta perpanjangan waktu disertai bukti keterlambatan pemasok. Kelurahan menyetujui perpanjangan, dan pekerjaan selesai dengan berita acara. Karena kendala dilaporkan lebih awal, tidak ada denda yang dikenakan.

Sanksi dan daftar hitam

Penyedia yang melanggar dapat dikenai sanksi, antara lain pencairan jaminan, sanksi administratif, dan penempatan dalam Daftar Hitam. Daftar Hitam adalah daftar penyedia yang dilarang mengikuti pengadaan selama jangka waktu tertentu. Alasan yang lazim mencakup memberikan dokumen palsu, tidak melaksanakan kontrak, menarik penawaran setelah ditunjuk tanpa alasan sah, dan melakukan persekongkolan. Lamanya masa daftar hitam dan tata caranya mengikuti peraturan yang berlaku; periksa teks terbaru.

Penyedia yang merasa sanksi tidak adil biasanya dapat mengajukan sanggahan atau keberatan melalui jalur yang ditetapkan peraturan. Cantumkan alasan dan bukti secara tertib. Bila perkara menyangkut dugaan tindak pidana seperti pemalsuan atau korupsi, penanganannya melalui proses hukum yang berbeda.

Menyusun penawaran yang realistis

Banyak kegagalan pengadaan berawal dari penawaran yang tidak realistis. Harga rendah memang menarik, tetapi harga yang tidak menutup biaya hanya memindahkan kerugian ke pundak penyedia. Susun penawaran dengan langkah berikut.

1. Uraikan seluruh biaya: bahan, tenaga kerja, pengiriman, jaminan, perizinan, dan cadangan untuk risiko.
2. Tanyakan harga dan waktu kirim kepada setidaknya dua pemasok, lalu tuliskan hasilnya.
3. Hitung biaya modal kerja, sebab pembayaran dari instansi biasanya cair setelah pekerjaan diterima dan dokumen lengkap.
4. Periksa apakah spesifikasi yang diminta dapat Anda penuhi, bukan sekadar yang mirip.
5. Sediakan margin untuk denda ringan atau perbaikan yang mungkin diminta.

Bila ragu terhadap kemampuan, lebih baik tidak mengikuti paket itu. Menarik penawaran setelah ditunjuk dapat dikenai sanksi, sementara tidak menawar tidak menimbulkan akibat apa pun.

Perselisihan dengan instansi

Perbedaan pendapat antara penyedia dan instansi tidak jarang muncul, misalnya tentang kualitas barang, penghitungan denda, atau pembayaran. Cara menanganinya:

• Dahulukan komunikasi tertulis yang sopan dan lengkap dengan bukti.
• Ajukan keberatan kepada pejabat yang menandatangani kontrak sesuai tenggat dalam kontrak.
• Manfaatkan mekanisme penyelesaian yang tercantum dalam kontrak, seperti musyawarah, mediasi, atau arbitrase.
• Bila belum selesai, pertimbangkan jalur pengadilan sesuai jenis perkara.
• Simpan semua korespondensi, berita acara, dan bukti pembayaran.

Perselisihan yang ditangani dengan dokumentasi baik lebih mudah diselesaikan. Penyedia yang tenang dan konsisten memberikan bukti biasanya berada pada posisi lebih kuat.

Persiapan administrasi dan keuangan

Pengadaan pemerintah menuntut kerapian administrasi. Sebelum mengikuti paket pertama, siapkan hal-hal berikut.

• Rekening usaha atas nama badan usaha atau pemilik, terpisah dari rekening pribadi.
• Pembukuan sederhana yang mencatat biaya dan penerimaan tiap paket.
• Arsip digital seluruh dokumen kualifikasi dengan tanggal berlaku.
• Orang yang bertanggung jawab memantau sistem pengadaan dan surat masuk, supaya tenggat tidak terlewat.
• Dana cadangan untuk menutup biaya awal sebelum pembayaran dicairkan.

Pelaku usaha yang baru mulai disarankan memulai dari paket kecil dan sederhana. Pengalaman dari paket kecil membangun rekam jejak yang membantu pada paket berikutnya, sekaligus memperkecil risiko pelanggaran akibat kurang pengalaman.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menawar harga terlalu rendah untuk menang, lalu tidak sanggup memenuhi spesifikasi.
• Menayangkan produk di e-katalog tanpa memastikan stok dan pemasok.
• Menggunakan dokumen kedaluwarsa atau tidak konsisten.
• Menunda memberi tahu instansi bahwa pekerjaan terlambat.
• Menyerahkan barang tanpa berita acara.
• Tidak memperhitungkan biaya jaminan dan denda dalam harga.
• Mengikuti paket yang tidak sesuai dengan bidang usaha pada NIB.
• Menandatangani kontrak tanpa membaca ketentuan denda dan pemutusan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah semua UMKM otomatis bisa menjadi penyedia pemerintah? Tidak otomatis. Pelaku usaha tetap harus memenuhi persyaratan legalitas dan kualifikasi untuk paket yang diikuti, serta lolos proses pemilihan.

Apa risiko terbesar bagi penyedia kecil? Risiko terbesar adalah gagal memenuhi kontrak karena kemampuan atau modal terbatas, sehingga jaminan dicairkan dan nama penyedia dicatat dalam sanksi.

Bisakah kontrak diubah jika harga bahan naik? Perubahan kontrak mengikuti ketentuan kontrak dan peraturan pengadaan, dengan persetujuan para pihak. Bila tidak ada klausul penyesuaian harga, perubahan tidak dapat dilakukan sepihak. Karena itu, hitung biaya dengan cermat sebelum menawar.

Ringkasan

• Dasar aturan: Perpres 16/2018 sebagaimana diubah, termasuk Perpres 46/2025.
• Legalitas dan kualifikasi harus lengkap, konsisten, dan masih berlaku.
• E-katalog adalah jalur praktis, tetapi pesanan yang masuk mengikat penyedia.
• Baca kontrak: spesifikasi, jadwal, denda, jaminan, dan pemutusan.
• Hindari pinjam bendera, dokumen palsu, dan keterlambatan tanpa pemberitahuan.
• Pelanggaran dapat berujung pencairan jaminan dan masuk daftar hitam.

Dasar hukum

• Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
• Perpres No. 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
• Perpres No. 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
• UU No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

Baca juga

• Somasi dan Wanprestasi: Langkah Sebelum Menggugat
• Klausul Denda dan Ganti Rugi Wanprestasi: Batas, Cara Menghitung, dan Peran Hakim
• Memilih Kode KBLI di NIB dan Mengubah Bidang Usaha

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.