Kuasa Pendaftaran HKI: Peran Konsultan Kekayaan Intelektual Terdaftar di DJKI

Apa itu konsultan kekayaan intelektual dan siapa yang terkena

Kekayaan intelektual, sering disingkat KI atau HKI (hak kekayaan intelektual), mencakup merek, paten, desain industri, hak cipta, dan rahasia dagang. Konsultan kekayaan intelektual adalah profesional yang mendapat pengakuan dari pemerintah untuk mewakili pemohon dalam mengurus permohonan dan perkara administratif di bidang KI di hadapan DJKI.

Kuasa adalah pemberian kewenangan oleh pemohon kepada pihak lain, dalam hal ini konsultan, untuk bertindak atas namanya. Kewenangan diberikan lewat surat kuasa.

Yang perlu memahami topik ini:

• pelaku usaha yang hendak mendaftarkan merek, paten, atau desain industri;
• penemu dan desainer yang tidak menguasai bahasa teknis permohonan;
• pemohon yang berdomisili di luar negeri;
• pemilik KI yang menghadapi penolakan, keberatan, atau sengketa.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Undang-undang di bidang KI, yaitu Undang-Undang Merek, Undang-Undang Paten, dan Undang-Undang Desain Industri, mengatur bahwa permohonan dapat diajukan oleh pemohon sendiri atau melalui kuasa. Gambaran umumnya:

• Pemohon dalam negeri pada dasarnya boleh mengajukan sendiri. Tidak ada kewajiban memakai konsultan.
• Pemohon yang bertempat tinggal atau berkedudukan tetap di luar negeri wajib mengajukan permohonan melalui kuasa. Kuasa yang dimaksud adalah konsultan kekayaan intelektual yang terdaftar. Rincian untuk masing-masing jenis KI perlu dicek pada teks resmi.
• Konsultan terdaftar diangkat dan dicatat oleh kementerian yang membidangi kekayaan intelektual. Daftar konsultan dapat diperiksa melalui sumber resmi DJKI.
• Konsultan terikat kode etik dan kewajiban menjaga kerahasiaan klien.

Perhatikan bahwa advokat pada dasarnya mewakili klien di pengadilan, sementara konsultan KI terdaftar mewakili klien di DJKI. Seorang profesional dapat memiliki kedua kualifikasi, tetapi keduanya tidak otomatis sama. Periksa ruang lingkup kewenangan yang berlaku. Untuk perbedaan kuasa secara umum, lihat pemberian kuasa dan berakhirnya kuasa.

Kapan sebaiknya memakai konsultan

Mendaftar sendiri sering cukup untuk merek sederhana atau permohonan yang rutin. Konsultan paling berguna dalam situasi berikut:

Untuk usaha mikro yang mendaftarkan satu merek, mendaftar sendiri lewat sistem daring dapat menghemat biaya, asalkan Anda teliti memilih kelas dan memantau tahapan.

Isi surat kuasa pendaftaran KI

Surat kuasa yang baik spesifik. Biasanya memuat:

• identitas pemberi kuasa, yaitu pemilik KI atau pemohon, dan penerima kuasa, yaitu konsultan atau kantor konsultan;
• objek kuasa, misalnya pendaftaran merek tertentu, permohonan paten dengan judul tertentu, atau penanganan keberatan;
• ruang lingkup tindakan: mengajukan permohonan, menanggapi pemeriksaan, membayar biaya, menerima sertifikat, mengajukan perpanjangan;
• batasan: apakah penerima kuasa boleh mengalihkan hak atau memberi lisensi;
• jangka waktu dan cara mencabut kuasa;
• penunjukan domisili korespondensi;
• tanda tangan dan, bila perlu, meterai.

Hindari kuasa yang terlalu umum, misalnya mengurus segala sesuatu tentang KI, terutama bila memberi kewenangan mengalihkan hak. Kuasa semacam itu berisiko disalahgunakan. Perlu diingat bahwa kuasa dapat berakhir sebab pencabutan atau sebab lain, sebagaimana dijelaskan pada berakhirnya surat kuasa.

Langkah praktis memakai konsultan

1. Tentukan kebutuhan. Jenis KI apa, berapa banyak, dan apakah ada sengketa.
2. Cari konsultan terdaftar. Periksa daftar resmi, pengalaman, dan jenis KI yang dikuasai. Minta nomor registrasi.
3. Minta penawaran tertulis. Rincian biaya jasa, biaya resmi, dan biaya tambahan seperti tanggapan pemeriksaan atau banding.
4. Sepakati perjanjian jasa. Cantumkan lingkup, jadwal pelaporan, dan kewajiban kerahasiaan.
5. Tandatangani surat kuasa. Pastikan isinya spesifik dan sesuai kebutuhan.
6. Serahkan data lengkap. Identitas, contoh merek, uraian invensi, gambar desain, dan dokumen pendukung.
7. Minta bukti tiap tahap. Tanda terima permohonan, nomor permohonan, tanggal penerimaan, dan salinan korespondensi dengan DJKI.
8. Pantau tenggat. Tanyakan jadwal pengumuman, pemeriksaan, dan tanggal penting perpanjangan.
9. Terima sertifikat. Pastikan nama pemilik tercantum atas nama Anda, bukan atas nama konsultan.

Biaya secara umum terdiri atas biaya resmi yang dibayarkan kepada negara dan honorarium konsultan. Besarnya berbeda-beda sesuai jenis KI dan kompleksitas. Mintalah rincian tertulis yang memisahkan biaya resmi dari jasa.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Aturan inti bahwa permohonan dapat diajukan sendiri atau melalui kuasa relatif stabil. Hal yang berubah terutama pada layanan:

• Sistem daring DJKI makin dominan, sehingga banyak pemohon dalam negeri kini mendaftar sendiri tanpa konsultan. Fitur, formulir, dan verifikasi pengguna dapat berubah.
• Tarif resmi diatur dalam peraturan tentang penerimaan negara bukan pajak, termasuk keringanan untuk usaha mikro dan kecil pada pendaftaran merek tertentu. Periksa tarif terbaru.
• Perubahan kecil pada tata cara pengangkatan dan pencatatan konsultan dapat terjadi lewat peraturan menteri. Cek keterangan terbaru di situs resmi.
• Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU 27/2022) menambah kewajiban kehati-hatian konsultan dalam mengelola data pemohon.

Alternatif bila ingin mendaftar sendiri

Bagi pelaku usaha mikro dan kecil, mendaftar sendiri bisa menjadi pilihan hemat. Beberapa kiat agar tidak keliru:

• Pelajari kelas barang dan jasa. Merek didaftarkan per kelas. Memilih kelas yang terlalu sempit membuat perlindungan tidak mencakup usaha Anda, sedangkan terlalu banyak kelas menambah biaya. Lihat pendaftaran merek: kelas barang dan jasa.
• Telusuri merek yang mirip. Cek pangkalan data merek untuk melihat nama atau logo serupa. Kemiripan adalah alasan penolakan yang paling umum. Lihat merek ditolak DJKI: alasan dan cara menanggapi.
• Siapkan berkas lengkap. Identitas, contoh merek, surat pernyataan kepemilikan, dan dokumen usaha bila diminta.
• Pantau surel dan akun. Pemberitahuan pemeriksaan dikirim secara elektronik dan mempunyai tenggat. Terlambat menanggapi dapat membuat permohonan dianggap ditarik.
• Catat tanggal penting. Termasuk masa berlaku dan jadwal perpanjangan.

Jika permohonan menghadapi penolakan yang rumit, keberatan dari pihak lain, atau sengketa, pertimbangkan beralih ke konsultan terdaftar. Beralih di tengah proses dimungkinkan dengan kuasa baru. Dalam semua kondisi, pastikan pemohon yang tercatat adalah pemilik sebenarnya, dan simpan seluruh bukti pembayaran resmi.

Kesalahan umum

Contoh: Seorang pemilik usaha kopi ingin mendaftarkan merek untuk produk kemasan dan kedai. Ia menghubungi dua konsultan terdaftar dan membandingkan penawaran. Setelah memilih satu, ia menandatangani surat kuasa yang hanya mencakup pendaftaran merek tertentu pada dua kelas dan menanggapi pemeriksaan. Ia meminta salinan tanda terima. Ketika sertifikat terbit, tercantum nama usahanya sebagai pemilik, dan ia mencatat tanggal perpanjangan.

Contoh lain: Seorang pemohon memberi kuasa umum kepada perantara yang mengaku bisa mengurus semuanya. Perantara itu mendaftarkan merek atas namanya sendiri. Karena pemilik tercatat orang lain, pemohon sebenarnya harus menempuh pengalihan hak yang memakan waktu.

Hubungan konsultan dengan pekerjaan advokat

Konsultan KI banyak menangani sisi administratif dan teknis: penelusuran, penyusunan dokumen, tanggapan terhadap pemeriksa, dan perpanjangan. Ketika masalah berubah menjadi sengketa di pengadilan, misalnya gugatan pembatalan merek atau pelanggaran paten, kebutuhan beralih kepada advokat yang beracara. Dalam praktik, keduanya sering bekerja sama. Karena itu, sebelum menandatangani kuasa, tanyakan apakah penanganan sengketa termasuk dalam ruang lingkup. Jika tidak, buat kuasa terpisah untuk litigasi. Bacaan lanjutan tentang kuasa hukum: kuasa hukum, honorarium, dan hak klien.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pendaftaran lewat konsultan lebih pasti diterima? Tidak ada jaminan. Konsultan membantu menyusun permohonan dengan baik dan menanggapi pemeriksaan, tetapi keputusan ada pada pemeriksa.

Bagaimana memeriksa apakah seseorang konsultan terdaftar? Gunakan daftar resmi yang diumumkan DJKI atau kementerian terkait, dan minta nomor registrasi konsultan.

Bolehkah mengganti konsultan di tengah proses? Boleh. Cabut kuasa lama secara tertulis, buat kuasa baru, dan beri tahu DJKI sesuai tata cara.

Apakah biaya konsultan sudah termasuk biaya resmi? Tidak selalu. Minta perincian terpisah sebelum setuju.

Ringkasan

• Pemohon dalam negeri boleh mendaftar KI sendiri; pemohon dari luar negeri wajib melalui kuasa.
• Konsultan KI terdaftar mewakili klien di DJKI; periksa registrasinya.
• Surat kuasa harus spesifik, dan hak harus tercatat atas nama pemilik sebenarnya.
• Minta bukti tiap tahap dan biaya yang dirinci.
• Periksa tarif dan tata cara terbaru pada sumber resmi.

Dasar hukum

• UU No. 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis
• UU No. 13 Tahun 2016 tentang Paten
• UU No. 31 Tahun 2000 tentang Desain Industri

Baca juga

• Pendaftaran Merek Dagang di DJKI: Syarat, Prosedur, Jangka Waktu, dan Sengketa
• Paten: Syarat Kebaruan, Langkah Inventif, dan Cara Mendaftarkan Invensi
• Desain Industri: Syarat Kebaruan, Cara Mendaftar, dan Jangka Waktu Perlindungan 10 Tahun

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.