Ijazah Ditahan Perusahaan: Apa Kata Aturan dan Apa yang Bisa Dilakukan Pekerja

Mengapa penahanan ijazah menjadi masalah

Ijazah adalah bukti pendidikan yang Anda perjuangkan sendiri. Ketika ijazah asli dipegang perusahaan, pekerja menjadi sulit melamar ke tempat lain, melanjutkan sekolah, atau mengurus keperluan pribadi. Perusahaan juga memperoleh daya tekan yang tidak seimbang: pekerja takut berhenti karena ijazahnya tidak akan dikembalikan.

Karena itu, praktik ini dipersoalkan dari sudut pandang hak untuk memperoleh pekerjaan yang layak dan kebebasan berpindah kerja. Dalam bahasa sederhana, pekerja boleh berhenti atau pindah tanpa harus "menebus" dokumen miliknya sendiri.

Surat edaran Menaker tentang larangan penahanan ijazah

Menurut pemberitaan detikFinance yang dibuka untuk artikel ini, Menteri Ketenagakerjaan menerbitkan Surat Edaran Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi milik pekerja oleh pemberi kerja. Kebijakan itu disampaikan dalam konferensi pers pada 20 Mei 2025.

Isi pokoknya, sebagaimana dilaporkan:

• Pemberi kerja dilarang mensyaratkan atau menahan ijazah dan/atau dokumen pribadi asli pekerja sebagai jaminan untuk bekerja.
• Dokumen yang dimaksud mencakup sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan buku pemilik kendaraan bermotor (BPKB).
• Pemberi kerja dilarang menghalangi pekerja mencari pekerjaan yang lebih layak.
• Calon pekerja diminta memahami perjanjian kerja, terutama klausul yang meminta penyerahan ijazah atau dokumen pribadi.
• Pemberi kerja yang menyimpan dokumen dalam kondisi yang dikecualikan wajib menjaga keamanannya dan memberi ganti rugi bila rusak atau hilang.

Perlu dicatat bahwa surat edaran adalah aturan kebijakan yang ditujukan kepada pemerintah daerah dan pemberi kerja. Surat edaran bukan undang-undang. Meski begitu, isinya menunjukkan sikap resmi pemerintah dan dapat menjadi rujukan kuat dalam pengaduan. Naskah resmi surat edaran sebaiknya dibaca di situs Kementerian Ketenagakerjaan.

Pengecualian: kapan penyimpanan masih mungkin

Pemberitaan yang sama menyebut pengecualian terbatas, yaitu bila ada kepentingan mendesak yang sah secara hukum. Contohnya, ijazah atau sertifikat yang diperoleh dari pendidikan atau pelatihan yang dibiayai pemberi kerja, berdasarkan perjanjian tertulis. Dalam keadaan itu pun, pemberi kerja wajib menjaga keamanan dokumen dan mengganti rugi bila rusak atau hilang.

Artinya, pengecualian ini sempit. Perusahaan tidak bisa sekadar berkata "ini kebijakan kami" untuk menahan ijazah pekerja baru. Bila ada ikatan dinas karena pelatihan yang dibiayai perusahaan, yang lazim diatur adalah kewajiban tertulis yang jelas, bukan penahanan dokumen tanpa batas.

Langkah bila ijazah Anda sudah terlanjur ditahan

1. Periksa dokumen yang Anda tandatangani. Cari klausul tentang penyerahan ijazah, tanda terima, atau surat pernyataan.
2. Kumpulkan bukti. Fotokopi ijazah, tanda terima penyerahan, pesan yang menyebut ijazah dipegang perusahaan, dan bukti Anda sudah meminta kembali.
3. Minta secara tertulis. Kirim surat atau e-mail singkat yang menyebut tanggal penyerahan dan meminta ijazah dikembalikan paling lambat tanggal tertentu. Cantumkan bahwa Anda mengetahui adanya surat edaran Menaker.
4. Sampaikan keberatan ke atasan dan bagian personalia dengan bahasa yang sopan.
5. Adukan ke dinas ketenagakerjaan setempat bila tidak diindahkan. Sampaikan kronologi dan lampiran bukti.
6. Pertimbangkan somasi. Somasi adalah surat teguran resmi. Biasanya lebih efektif bila dikirim melalui advokat.
7. Jalur pidana hanya sebagai pilihan terakhir, setelah berkonsultasi (lihat bagian di bawah).

Contoh: Rina bekerja di sebuah toko selama dua tahun. Saat melamar, ia menyerahkan ijazah SMA asli sebagai jaminan. Setelah berhenti, atasan menolak mengembalikan ijazah dengan alasan "masih ada tanggungan". Rina mengirim e-mail yang meminta ijazah dikembalikan, melampirkan foto tanda terima, lalu mengadu ke dinas ketenagakerjaan karena e-mailnya tidak dibalas. Cerita ini fiktif, tetapi urutannya mencerminkan langkah yang rapi: minta baik-baik secara tertulis, lalu naik ke pihak berwenang.

Soal tanggungan, kerugian, dan ganti rugi

Perusahaan kadang berdalih bahwa pekerja masih punya kewajiban, misalnya ikatan dinas, pinjaman, atau barang yang belum dikembalikan. Kewajiban semacam itu dapat dipersoalkan terpisah. Namun menahan ijazah bukan cara yang dibenarkan untuk menagihnya. Selesaikan dua hal itu secara terpisah:

• Untuk kewajiban yang benar-benar ada (misalnya pelatihan berbiaya), minta rincian tertulis, dasar perjanjiannya, dan cara hitungnya.
• Untuk ijazah, tuntut pengembalian tanpa syarat.

Bila pelatihan atau pendidikan memang dibiayai perusahaan dan ada perjanjian tertulis, nilai yang diminta harus wajar dan dapat dijelaskan. Untuk persoalan denda dan ganti rugi pada kontrak, lihat juga klausul denda dan ganti rugi wanprestasi.

Soal pidana: hati-hati

Pemberitaan menyebut Menaker menilai penahanan tanpa alasan jelas sebagai "penggelapan dokumen", dan kasus akan diserahkan kepada aparat penegak hukum. Pemberitaan itu tidak menyebut pasal atau ancaman pidana tertentu. Karena itu, artikel ini tidak menyebut nomor pasal pidana.

Beberapa hal yang perlu dipahami sebelum menempuh jalur pidana:

• Penentuan apakah suatu perbuatan memenuhi unsur pidana adalah wewenang penyidik, bukan pekerja atau perusahaan.
• KUHP baru (UU 1/2023) berlaku sejak 2 Januari 2026. Pasal-pasal pidana lama bergeser nomor, sehingga jangan mengutip pasal dari artikel lama tanpa mengecek.
• Laporan pidana yang tidak didukung bukti dapat berbalik menjadi masalah bagi pelapor.
• Untuk membedakan penggelapan dan penipuan, baca penipuan dan penggelapan: perbedaannya, serta penggelapan dalam hubungan kerja.

Karena itu, konsultasikan dengan advokat sebelum melapor ke polisi. Langkah administratif dan somasi sering lebih cepat dan murah.

Bila Anda masih akan melamar kerja

Pencegahan lebih mudah daripada penyelesaian. Beberapa kebiasaan yang disarankan:

• Serahkan fotokopi ijazah yang dilegalisir, bukan ijazah asli.
• Jika perusahaan meminta ijazah asli hanya untuk diverifikasi, minta agar diperiksa di tempat dan dikembalikan pada hari itu juga.
• Bila perusahaan meminta tanda tangan pada surat pernyataan penyerahan ijazah, minta salinan dan tanyakan jangka waktu pengembaliannya secara tertulis.
• Waspadai lowongan yang meminta setoran uang, ijazah asli, atau KTP asli sebelum ada perjanjian kerja. Artikel penipuan online berkedok lowongan kerja membahas modus yang berbeda tetapi sering beririsan.
• Simpan dokumen asli di tempat yang aman dan buat salinan digital.

Dokumen lain selain ijazah

Larangan dalam surat edaran tidak berhenti pada ijazah. Menurut pemberitaan yang dibuka, dokumen asli yang disebut meliputi sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan BPKB. Artinya, perusahaan semestinya juga tidak meminta Anda menitipkan dokumen-dokumen itu sebagai jaminan agar tetap bekerja.

Perlu dibedakan dua keadaan. Pertama, perusahaan meminta melihat dokumen asli untuk memeriksa keasliannya, lalu mengembalikannya saat itu juga. Ini lazim dan tidak sama dengan menahan. Kedua, perusahaan menyimpan dokumen asli dan menolak mengembalikannya. Keadaan kedua inilah yang dipersoalkan surat edaran. Bila BPKB kendaraan Anda ditahan oleh perusahaan pembiayaan (leasing) karena cicilan, persoalannya berbeda dan dibahas pada artikel BPKB ditahan leasing dan pelunasan.

Isi surat permintaan pengembalian yang rapi

Surat yang singkat dan sopan lebih mudah ditindaklanjuti daripada pesan yang penuh amarah. Sebaiknya surat memuat:

• identitas Anda: nama, jabatan terakhir, dan masa kerja;
• tanggal dan bentuk penyerahan ijazah, misalnya berdasarkan tanda terima tertentu;
• permintaan yang jelas agar ijazah asli dikembalikan paling lambat pada tanggal tertentu;
• pernyataan bahwa Anda mengetahui adanya Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan tentang larangan penahanan ijazah;
• alamat pengambilan atau pengiriman, serta kesediaan menandatangani tanda terima;
• lampiran berupa fotokopi tanda terima dan kartu identitas.

Kirim surat melalui cara yang meninggalkan jejak, misalnya e-mail resmi perusahaan atau surat dengan tanda terima, dan simpan bukti kirimnya. Tenggat tujuh hari kerja hanyalah saran praktis, bukan ketentuan hukum. Bila perusahaan menjawab, balas juga secara tertulis agar seluruh percakapan terekam.

Menilai kekuatan surat edaran dalam pengaduan

Surat edaran bukan undang-undang, tetapi menunjukkan sikap resmi kementerian yang membawahi urusan ketenagakerjaan. Dalam pengaduan, sebutkan nomor dan tanggal surat edaran itu, lalu kaitkan dengan fakta Anda: kapan ijazah diserahkan, apakah ada tanda terima, dan apa jawaban perusahaan. Pengawas ketenagakerjaan lebih mudah menindaklanjuti pengaduan yang runtut dan berbukti daripada keluhan umum.

Di sisi lain, jangan berharap penyelesaian instan. Dinas perlu memanggil perusahaan, dan perusahaan mungkin membantah atau mengajukan alasan pengecualian. Karena itu, tetap simpan salinan seluruh surat dan catat tanggal setiap tindak lanjut. Bila perusahaan beralasan ijazah Anda diperoleh dari pelatihan yang dibiayai perusahaan, minta perjanjian tertulis yang menjadi dasarnya dan periksa apakah syarat pengecualian dalam surat edaran benar-benar terpenuhi.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyerahkan ijazah asli tanpa tanda terima.
• Meminta pengembalian hanya secara lisan.
• Langsung mengunggah tuduhan di media sosial sebelum menempuh jalur resmi, yang berisiko memunculkan perkara pencemaran nama baik.
• Menandatangani surat pernyataan yang memuat denda besar tanpa membaca.
• Menganggap surat edaran sama kuatnya dengan undang-undang, padahal surat edaran bersifat kebijakan sehingga penegakannya bergantung pada aparat dan pemerintah daerah.
• Membiarkan masalah bertahun-tahun sehingga bukti dan kontak perusahaan hilang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh meminta ijazah asli saat saya melamar? Menurut pemberitaan tentang surat edaran Menaker, pemberi kerja dilarang mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi asli sebagai jaminan bekerja. Perusahaan boleh memeriksa keaslian dokumen, tetapi tidak sebaiknya menyimpannya.

Bagaimana jika saya sudah menandatangani surat pernyataan agar ijazah ditahan? Tanda tangan Anda tidak otomatis membuat penahanan itu sah. Surat pernyataan dapat dipersoalkan, terutama bila bertentangan dengan kebijakan pemerintah. Simpan salinannya dan konsultasikan isi spesifiknya.

Ke mana saya melapor? Mulai dari dinas ketenagakerjaan di kabupaten atau kota Anda. Rujukan yang dibuka tidak menjelaskan prosedur pengaduan secara rinci, sehingga tanyakan langsung ke dinas atau periksa situs Kementerian Ketenagakerjaan. Untuk perselisihan lain, lihat jalur dinas ketenagakerjaan.

Ringkasan

Pemerintah melalui Surat Edaran Menaker M/5/HK.04.00/V/2025 melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi asli pekerja sebagai jaminan bekerja. Pengecualian sempit berlaku untuk pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian tertulis. Bila ijazah Anda ditahan, mintalah secara tertulis, kumpulkan bukti, adukan ke dinas ketenagakerjaan, dan pertimbangkan somasi. Jalur pidana sebaiknya dipertimbangkan bersama advokat, karena nomor pasal dan unsurnya perlu diperiksa pada teks resmi terbaru.

Dasar hukum

• Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi pekerja (sebagaimana dilaporkan media; periksa naskah resmi).
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023 (periksa teks terbaru).
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana, berlaku 2 Januari 2026.

Baca juga

• Jalan bipartit dan dinas ketenagakerjaan sebelum ke pengadilan
• Perjanjian Kerja: Wajib Tertulis atau Boleh Lisan, Apa Isinya, dan Bahasa Apa
• Klausul Denda dan Ganti Rugi Wanprestasi: Batas, Cara Menghitung, dan Peran Hakim
• Penggelapan oleh Karyawan: Pasal, Unsur, dan Cara Menanganinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.