Contoh Permohonan Informasi Publik dan Cara Mengisinya

Apa itu permohonan informasi publik dan siapa yang terkena

Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, atau diterima oleh badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan negara atau penyelenggaraan badan publik lain yang sesuai dengan undang-undang. Badan publik mencakup lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang dananya sebagian atau seluruhnya dari anggaran negara atau sumbangan masyarakat. Dasar hukumnya adalah UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Setiap orang, baik perorangan, kelompok, maupun badan hukum, boleh memohon informasi. Badan publik menunjuk pejabat yang mengelola permohonan, disebut Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Penjelasan umum ada di keterbukaan informasi publik, cara meminta dan contoh persoalan di studi kasus permohonan ditolak PPID.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Berikut pokok-pokok yang perlu diketahui. Periksa teks resmi undang-undang dan peraturan Komisi Informasi untuk rincian terbaru.

• Informasi publik pada dasarnya terbuka dan dapat diakses setiap pengguna informasi.
• Pemohon cukup menyebut identitas, informasi yang diminta, tujuan penggunaan, dan cara memperolehnya, misalnya melihat, menyalin, atau menerima salinan.
• Badan publik wajib memberi tanggapan tertulis atas permohonan dalam batas waktu yang ditetapkan, dengan kemungkinan perpanjangan tertulis yang disertai alasan. Batas waktunya diatur dalam undang-undang.
• Informasi yang dikecualikan, misalnya yang dapat membahayakan penegakan hukum, membuka rahasia pribadi, atau rahasia dagang, dapat ditolak. Pengecualian harus berdasarkan undang-undang dan uji konsekuensi yang dilakukan badan publik.
• Badan publik boleh menetapkan biaya penggandaan yang wajar. Biaya itu tidak dimaksudkan untuk menghalangi permohonan.
• Bila permohonan ditolak atau tidak ditanggapi, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID, lalu bila belum puas, mengajukan sengketa informasi kepada Komisi Informasi.
• Menggunakan informasi untuk tujuan melawan hukum dapat berakibat hukum. Pemohon bertanggung jawab atas penggunaannya.

Kerangka surat permohonan yang dapat disesuaikan

Ganti tanda [....]. Hapus bagian yang tidak perlu. Sebagian badan publik menyediakan formulir sendiri. Bila ada, gunakan formulir itu.

• [Kota], [tanggal] [bulan] [tahun]
• Kepada Yth. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) [nama badan publik]
• [Alamat badan publik]
• Perihal: Permohonan Informasi Publik
• Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
• Nama : [....]
• Nomor KTP : [....]
• Alamat : [....]
• Nomor telepon / surel : [....]
• Pekerjaan : [....]
• Berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, saya memohon informasi berikut:
• 1. Rincian informasi yang dibutuhkan: [misalnya dokumen/data tertentu, periode tahun, unit pemilik].
• 2. [Rincian informasi lain bila ada].
• Tujuan penggunaan informasi: [misalnya penelitian, pengawasan, kepentingan pribadi, kepentingan organisasi].
• Cara memperoleh informasi: [melihat/membaca/mencatat/menerima salinan cetak/menerima salinan elektronik].
• Cara menerima salinan: [diambil langsung/dikirim ke surel/dikirim lewat pos].
• Demikian permohonan ini saya sampaikan. Mohon saya diberikan tanda terima dan nomor pendaftaran permohonan.
• Hormat saya, [tanda tangan] [nama terang]
• Lampiran: fotokopi KTP.

Penjelasan tiap bagian

Tujuan surat. Alamatkan kepada PPID badan publik yang menguasai informasi. Jika tidak tahu badan publik mana yang menguasai, tanyakan lebih dahulu ke loket informasi atau situs resmi.

Identitas. Lengkap dan benar. Badan publik dapat meminta bukti identitas. Untuk organisasi atau badan hukum, tambahkan akta pendirian atau surat kuasa.

Rincian informasi. Ini bagian terpenting. Tulis sespesifik mungkin: jenis dokumen, tahun, unit, atau nomor. Permohonan seperti "semua dokumen proyek" mudah ditolak karena tidak jelas. Contoh yang lebih baik: "Dokumen kontrak dan addendum pekerjaan [nama pekerjaan] tahun [....], termasuk nilai kontrak".

Tujuan. Tujuan penggunaan perlu ditulis. Jangan menulis tujuan yang tidak benar.

Cara memperoleh. Pilih cara yang realistis. Bila meminta salinan elektronik, tulis format yang dapat dibuka.

Tanda terima. Mintalah tanda terima permohonan dan nomor pendaftaran. Dokumen ini adalah bukti bahwa tenggat jawaban mulai dihitung.

Langkah praktis memohon informasi

1. Tentukan badan publik. Lembaga yang menguasai dan mengelola informasi.
2. Cek apakah informasi sudah tersedia. Banyak informasi berkala dan tersedia setiap saat sudah dipublikasikan di situs atau papan pengumuman.
3. Siapkan permohonan. Pakai kerangka di atas atau formulir badan publik.
4. Ajukan permohonan. Datang langsung, lewat pos, atau melalui kanal daring PPID.
5. Minta tanda terima. Foto atau simpan salinannya.
6. Catat tanggal. Hitung batas waktu jawaban sejak permohonan diterima.
7. Terima jawaban. Badan publik memberi jawaban tertulis, berisi pemberian atau penolakan beserta alasan.
8. Bila ditolak atau tidak dijawab, ajukan keberatan tertulis kepada atasan PPID dalam batas waktu yang ditetapkan. Periksa batasnya di teks resmi.
9. Bila masih tidak puas, ajukan permohonan penyelesaian sengketa informasi kepada Komisi Informasi.
10. Gunakan informasi dengan bijak. Hindari penyalahgunaan.

Informasi yang bisa dan tidak bisa diminta

Informasi publik terbagi menjadi beberapa jenis. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala mencakup profil lembaga, ringkasan anggaran, dan kegiatan. Informasi yang wajib tersedia setiap saat mencakup daftar informasi publik, hasil keputusan, dan kebijakan yang berdampak pada publik. Informasi serta-merta wajib diumumkan bila mengancam hajat hidup orang banyak.

Di sisi lain ada informasi yang dikecualikan. Contohnya informasi yang dapat menghambat proses penegakan hukum, membahayakan pertahanan, membuka data pribadi tanpa persetujuan, atau membuka rahasia dagang. Pengecualian tidak boleh dipakai sembarangan. Badan publik harus menjelaskan alasan penolakan secara tertulis. Informasi pribadi pihak lain biasanya tidak diberikan tanpa persetujuan. Hal ini sejalan dengan perlindungan data pribadi. Lihat juga pembahasan serupa dalam keterbukaan informasi publik, cara meminta.

Kesalahan umum

Contoh: Seorang warga ingin tahu rencana pembangunan jalan lingkungan. Ia menulis permohonan untuk dokumen rencana kerja dan anggaran kegiatan jalan di lingkungannya untuk tahun berjalan, menyebut tujuan untuk memantau pelaksanaan, dan memilih menerima salinan elektronik. Ia meminta tanda terima. Badan publik menjawab tertulis dan memberikan sebagian dokumen, dengan alasan tertulis untuk bagian yang dikecualikan.

Contoh: Sebuah kelompok warga meminta seluruh dokumen sebuah proyek tanpa batasan. Badan publik meminta mereka memperjelas. Kelompok mengajukan permohonan baru yang menyebut dokumen kontrak dan laporan kemajuan tertentu, dan permohonan itu dapat dipenuhi lebih cepat.

Keberatan dan sengketa informasi

Bila permohonan ditolak, tidak dijawab, atau jawabannya dianggap tidak memuaskan, pemohon punya jalur bertingkat. Pertama, keberatan tertulis kepada atasan PPID. Surat keberatan memuat identitas, nomor permohonan, alasan keberatan, dan hasil yang diminta. Kedua, bila atasan PPID tidak menjawab atau jawabannya tidak memuaskan, pemohon dapat mengajukan permohonan penyelesaian sengketa informasi kepada Komisi Informasi. Komisi Informasi dapat menempuh mediasi atau ajudikasi nonlitigasi. Ketiga, putusan Komisi Informasi dapat diajukan keberatan ke pengadilan sesuai ketentuan.

Setiap tahap punya batas waktu. Batas waktu itu harus dipatuhi, sehingga catat tanggal tiap surat dan jawaban. Untuk kerangka keberatan, gunakan bentuk surat yang sama dengan permohonan, tetapi tambahkan bagian berikut:

• nomor dan tanggal permohonan awal;
• ringkasan jawaban badan publik, atau pernyataan bahwa tidak ada jawaban;
• alasan keberatan, misalnya "informasi tidak termasuk yang dikecualikan" atau "jawaban melewati batas waktu";
• permintaan: memberikan informasi yang diminta atau memberi penjelasan tertulis.

Hindari kalimat bernada ancaman. Fokus pada fakta dan hak.

Contoh rumusan permintaan informasi yang jelas dan yang kabur

Rumusan yang kabur membuat badan publik mudah menolak atau menjawab sebagian. Bandingkan dua gaya berikut, tanpa nama nyata.

Perhatikan bahwa permintaan data pribadi pegawai atau orang lain akan sulit dipenuhi. Fokuskan pada kebijakan, dokumen resmi, dan keputusan yang bersifat publik.

Etika dan keamanan menggunakan informasi

Informasi publik yang Anda terima bukan berarti bebas diubah atau disebarkan tanpa batas. Bila dokumen mengandung data pribadi pihak lain yang terlewat, hargai privasinya. Kutip sumber dan tanggal saat menggunakan informasi dalam tulisan atau laporan. Jangan memotong atau mengubah isi sehingga artinya berbeda, karena hal itu dapat menimbulkan tuntutan pencemaran nama atau penyebaran informasi menyesatkan.

Bila Anda mewakili organisasi atau media, jelaskan statusnya dalam surat. Ini membantu badan publik menilai tujuan dan memperlancar proses. Bila Anda menerima informasi yang ternyata salah, laporkan kepada badan publik agar diperbaiki. Dengan begitu keterbukaan informasi berjalan sesuai tujuannya: transparansi, partisipasi, dan akuntabilitas.

Kapan perlu advokat

Anda dapat mengajukan permohonan dan keberatan sendiri. Bantuan advokat berguna bila sengketa informasi masuk ke Komisi Informasi dan pengadilan, bila informasi menyangkut kepentingan bisnis besar, atau bila ada keberatan dari pihak ketiga. Pertimbangkan juga bila ada risiko informasi yang diminta mengandung rahasia yang dapat menimbulkan tuntutan.

Perubahan aturan yang perlu diketahui

UU No. 14 Tahun 2008 relatif stabil. Perubahan berada pada hal sekitarnya, misalnya aturan pelindungan data pribadi (UU No. 27 Tahun 2022) yang mempengaruhi cara badan publik menimbang permintaan data pribadi, dan peraturan pelaksana tentang pelayanan informasi di instansi. Layanan permohonan kini sering tersedia secara daring. Lembaga pengawas data pribadi yang diamanatkan undang-undang itu belum terbentuk per September 2026. Periksa teks resmi terbaru.

Catatan tentang kesabaran dan ketelitian

Proses permohonan informasi menuntut ketelitian. Simpan seluruh surat, tanda terima, dan jawaban dalam satu berkas, lengkap dengan tanggal. Jika jawaban tidak sesuai harapan, baca alasannya dengan cermat sebelum mengajukan keberatan. Kadang permohonan perlu dipersempit atau diarahkan ke badan publik lain yang sebenarnya menguasai dokumen. Sikap tenang dan argumen berdasarkan undang-undang lebih efektif daripada tekanan, dan menjaga hubungan baik dengan petugas informasi mempermudah permohonan berikutnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama badan publik harus menjawab? Undang-undang menetapkan batas waktu yang pendek, dengan kemungkinan perpanjangan tertulis. Periksa teks resmi untuk angka terbaru dan hitung sejak tanda terima.

Apakah harus punya alasan khusus? Pemohon perlu menyebut tujuan penggunaan, tetapi tidak perlu membuktikan kepentingan hukum. Setiap orang berhak meminta informasi publik.

Apakah ada biaya? Biaya penggandaan wajar dapat dikenakan. Mengakses informasi secara langsung umumnya tidak berbayar.

Apa yang dilakukan bila permohonan diabaikan? Ajukan keberatan tertulis kepada atasan PPID, lalu bila perlu ajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi.

Ringkasan

• Setiap orang berhak meminta informasi publik kepada badan publik melalui PPID.
• Surat memuat identitas, rincian informasi, tujuan, dan cara memperoleh.
• Simpan tanda terima karena menjadi dasar perhitungan tenggat.
• Penolakan harus tertulis dan beralasan; jalurnya keberatan lalu Komisi Informasi.
• Informasi yang dikecualikan dapat ditolak, tetapi tidak boleh sembarangan.
• Contoh ini harus disesuaikan, dan sengketa besar dikonsultasikan ke advokat.

Dasar hukum

• UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Baca juga

• Keterbukaan Informasi Publik: Cara Meminta Informasi ke Instansi
• Studi Kasus: Warga Meminta Dokumen Anggaran Desa, Permohonan Ditolak PPID
• Pengaduan Layanan Publik ke Ombudsman: Hak Warga, Tahapan, dan Hasilnya
• Pungli dan Pengaduan Pungutan Liar: Hak Warga dan Cara Melapor

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.