Contoh Notulen Rapat Pemegang Saham dan Cara Mengisinya

Apa itu notulen atau risalah RUPS

RUPS adalah organ tertinggi di PT tempat pemegang saham mengambil keputusan penting. Rapat ini dapat berupa rapat tahunan atau rapat luar biasa. Rapat tahunan biasanya membahas laporan tahunan, laba rugi, dan pembagian dividen. Rapat luar biasa dipanggil untuk hal mendesak, seperti mengganti direksi atau menambah modal.

Notulen adalah catatan jalannya rapat. Dalam undang-undang perseroan, catatan resmi itu disebut risalah rapat. Banyak orang memakai kedua istilah secara bergantian. Risalah menjadi bukti bahwa keputusan benar-benar diambil, siapa yang menyetujui, dan apa isinya.

Tanpa risalah yang baik, keputusan perseroan mudah dipersoalkan. Bank, instansi perizinan, atau calon investor sering meminta risalah sebagai dasar. Sengketa antarpemegang saham pun sering bergantung pada isi risalah. Lihat juga daftar pemegang saham dan daftar khusus PT karena dua dokumen ini saling terkait.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

PT diatur dalam UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, yang telah mengalami perubahan oleh UU Cipta Kerja (sekarang UU No. 6 Tahun 2023). Beberapa pegangan praktis sebagai berikut. Periksa teks resmi terbaru untuk rincian dan nomor pasal.

• RUPS diadakan sesuai anggaran dasar. Anggaran dasar adalah aturan internal PT yang ditetapkan saat pendirian dan dapat diubah.
• Pemegang saham perlu dipanggil secara patut dan dalam jangka waktu yang ditentukan undang-undang dan anggaran dasar. Pemanggilan yang cacat dapat membuat keputusan dipersoalkan.
• Kuorum adalah jumlah minimum kehadiran agar rapat sah. Jumlah suara yang diperlukan untuk menyetujui keputusan juga berbeda menurut jenis keputusan. Anggaran dasar sering mengatur lebih rinci.
• Risalah rapat wajib dibuat. Umumnya ditandatangani ketua rapat dan sekurang-kurangnya satu pemegang saham yang ditunjuk dari peserta rapat. Bila risalah dibuat dengan akta notaris, tanda tangan peserta tidak diwajibkan.
• Beberapa keputusan perlu dituangkan dalam akta notaris dan dilaporkan atau disetujui menteri yang membidangi hukum, misalnya perubahan anggaran dasar. Keputusan lain cukup dengan risalah di bawah tangan.
• Pemegang saham dapat mengambil keputusan di luar rapat secara tertulis bila seluruh pemegang saham setuju, sering disebut keputusan sirkuler. Periksa syarat dalam teks resmi.

Untuk PT Perorangan bagi UMKM, mekanisme keputusan lebih sederhana karena pendiri tunggal. Lihat PT perorangan untuk UMKM.

Kerangka notulen RUPS yang dapat disesuaikan

Tanda [....] harus diganti dengan data PT Anda. Cocokkan dengan anggaran dasar PT sebelum dipakai.

• RISALAH RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM [TAHUNAN/LUAR BIASA]
• PT [Nama Perseroan], berkedudukan di [kota]
• Hari, tanggal, waktu: [....]; tempat: [alamat atau tautan rapat daring]
• Dasar panggilan: panggilan dikirim pada [tanggal] melalui [surat tercatat/surel/pengumuman], sesuai anggaran dasar.
• Pembukaan: rapat dibuka oleh [Nama Lengkap], selaku [Direktur Utama/Komisaris Utama/ketua rapat yang dipilih], pada pukul [....].
• Daftar hadir dan kuorum: hadir [jumlah] pemegang saham mewakili [....] saham atau [....] persen dari seluruh saham dengan hak suara; kuorum [terpenuhi/tidak terpenuhi] menurut anggaran dasar. Daftar hadir pada Lampiran 1.
• Agenda rapat: 1. [....]; 2. [....]; 3. [....].
• Pembahasan agenda 1: [ringkasan paparan, pertanyaan, dan tanggapan].
• Keputusan agenda 1: [bunyi keputusan]. Hasil pemungutan suara: setuju [....], tidak setuju [....], abstain [....].
• Pembahasan agenda 2 dan keputusan: [diulang sesuai format di atas].
• Kuasa: keputusan ini memberi kuasa kepada [Nama Lengkap] untuk [menghadap notaris, menandatangani akta, mengurus pemberitahuan kepada instansi terkait].
• Penutup: rapat ditutup pukul [....].
• Tanda tangan: Ketua Rapat [Nama Lengkap]; Pemegang Saham yang ditunjuk [Nama Lengkap]; Notulis [Nama Lengkap].
• Lampiran: 1. Daftar hadir; 2. Bahan paparan; 3. Salinan panggilan rapat; 4. Surat kuasa bila ada.

Penjelasan tiap bagian

Judul dan identitas. Tulis nama PT persis seperti dalam akta pendirian atau akta perubahan terakhir. Salah satu huruf saja dapat memicu keberatan instansi.

Dasar panggilan. Ini membuktikan bahwa pemegang saham dipanggil secara patut. Simpan bukti panggilan: salinan surat, bukti kirim, atau tangkapan layar surel. Bila seluruh pemegang saham hadir dan sepakat, rapat dapat tetap sah tanpa panggilan. Periksa teks resmi untuk syaratnya.

Daftar hadir dan kuorum. Catat nama, jumlah saham, dan tanda tangan tiap peserta. Pemegang saham yang diwakili kuasa harus menyerahkan surat kuasa. Kuorum yang tidak terpenuhi membuat keputusan rapat berisiko dibatalkan.

Agenda. Agenda harus sudah tercantum dalam panggilan. Membahas hal di luar agenda dapat menimbulkan keberatan. Bila ada hal mendadak, pastikan seluruh pemegang saham setuju atau jadwalkan rapat baru.

Pembahasan dan keputusan. Catat pokok pembicaraan, bukan setiap kata. Namun rumusan keputusan harus tepat. Contoh: "Menyetujui pengangkatan [Nama Lengkap] sebagai direktur dengan masa jabatan [....]". Hindari kalimat kabur.

Pemungutan suara. Tuliskan hasilnya. Pemegang saham yang tidak setuju berhak dicatat sikapnya. Catatan ini penting bagi pemegang saham minoritas yang ingin mengajukan keberatan. Baca hak pemegang saham minoritas meminta pemeriksaan PT.

Pemberian kuasa. Karena banyak keputusan harus ditindaklanjuti di notaris atau instansi, risalah sebaiknya menunjuk siapa yang berwenang mengurusnya.

Tanda tangan. Pastikan penanda tangan sesuai undang-undang dan anggaran dasar. Risalah yang tidak ditandatangani sulit dipakai sebagai bukti.

Contoh rumusan keputusan yang jelas

Rumusan keputusan adalah bagian yang paling sering dibaca pihak luar, seperti bank atau notaris. Tulis dengan pola sederhana: apa yang diputuskan, siapa pelakunya, sejak kapan, dan siapa yang melaksanakan.

• Pengesahan laporan: "Menyetujui dan mengesahkan laporan tahunan serta laporan keuangan tahun buku [....] dan memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab kepada direksi dan dewan komisaris sepanjang tindakan mereka tercermin dalam laporan tersebut."
• Penggunaan laba: "Menetapkan penggunaan laba bersih sebesar Rp[....] sebagai berikut: dividen Rp[....], cadangan Rp[....], dan laba ditahan Rp[....]."
• Pengangkatan pengurus: "Mengangkat [Nama Lengkap] sebagai [jabatan] untuk masa jabatan [....] terhitung sejak [tanggal]."
• Penambahan modal: "Menyetujui peningkatan modal disetor dari Rp[....] menjadi Rp[....] dan memberi kuasa untuk menuangkannya dalam akta perubahan."

Perhatikan bahwa tiap contoh memuat pelaku, objek, dan waktu. Rumusan seperti "disetujui bersama" tanpa isi tidak dapat dilaksanakan. Pelunasan dan pembebasan tanggung jawab kepada direksi juga bukan formalitas. Pemegang saham perlu paham akibatnya sebelum menyetujui.

Rapat tanpa pertemuan dan keputusan tertulis

Banyak PT kecil memiliki pemegang saham yang tinggal di kota berbeda. Untuk kasus seperti itu, keputusan dapat diambil tanpa rapat fisik. Caranya, seluruh pemegang saham menandatangani pernyataan tertulis yang menyetujui usulan keputusan. Dokumen ini sering disebut keputusan sirkuler atau keputusan pemegang saham di luar RUPS. Keputusan ini mengikat seperti keputusan rapat, selama syarat undang-undang dan anggaran dasar terpenuhi.

Syarat praktisnya adalah semua pemegang saham dengan hak suara setuju secara tertulis. Satu penolakan saja membuat jalur ini tidak dapat dipakai, dan perseroan harus menggelar rapat biasa. Simpan keputusan sirkuler bersama risalah rapat lain agar riwayat keputusan perseroan lengkap.

Tugas notulis dan cara mencatat

Notulis sebaiknya bukan peserta yang sedang berdebat. Orang yang netral lebih mudah mencatat dengan akurat. Sebelum rapat, ia menyiapkan templat berisi agenda. Selama rapat, ia mencatat nama pembicara, pokok pendapat, dan usulan keputusan. Sesudah rapat, ia menyusun risalah dan mengirimkan draf kepada peserta untuk dikoreksi sebelum ditandatangani.

Gunakan kalimat netral dan hindari opini pribadi notulis. Bila ada perselisihan tajam, catat pokok perbedaan tanpa kata yang menyerang. Risalah adalah dokumen hukum, bukan tempat melampiaskan emosi.

Langkah praktis dari panggilan sampai arsip

1. Baca anggaran dasar: siapa berwenang memanggil, jangka waktu panggilan, tempat rapat, kuorum, dan suara.
2. Siapkan bahan rapat: laporan, usulan keputusan, dan rancangan perubahan bila ada.
3. Kirim panggilan tertulis yang memuat tanggal, waktu, tempat, dan agenda, sesuai jangka waktu yang berlaku. Umumnya ada batas waktu minimum, sehingga periksa teks resmi dan anggaran dasar.
4. Pada hari rapat, daftar hadir dibuka dan kuorum diperiksa sebelum rapat dimulai.
5. Tunjuk notulis. Ia mencatat pembahasan dan keputusan, lalu menyusun risalah.
6. Bacakan ringkasan keputusan di akhir rapat agar peserta mengonfirmasi.
7. Tandatangani risalah. Lampirkan daftar hadir dan bahan.
8. Bila keputusan perlu akta notaris atau pemberitahuan ke instansi, urus sesuai ketentuan dan simpan buktinya.
9. Simpan risalah di tempat kedudukan PT bersama dokumen perseroan lainnya.

Daftar lampiran

• Daftar hadir yang ditandatangani peserta.
• Salinan panggilan rapat dan bukti pengirimannya.
• Surat kuasa pemegang saham yang diwakili.
• Bahan paparan, laporan keuangan, dan usulan keputusan.
• Salinan anggaran dasar dan akta perubahan terakhir.
• Lembar hasil pemungutan suara bila diperlukan.

Kesalahan umum

Contoh: Sebuah PT kecil bergerak di bidang percetakan memiliki tiga pemegang saham. Dua pemegang saham ingin mengangkat direktur baru, sedangkan satu pemegang saham ragu. Panggilan dikirim dua minggu sebelumnya melalui surel dan surat tercatat. Pada hari rapat, ketiganya hadir, kuorum dipenuhi, dan hasil suara dua setuju serta satu tidak setuju. Risalah mencatat keputusan, suara, dan keberatan pemegang saham yang tidak setuju. Karena pengangkatan direktur harus diberitahukan kepada instansi, rapat memberi kuasa kepada salah satu direktur untuk mengurusnya ke notaris.

Kapan perlu notaris atau advokat

Risalah bawah tangan cukup untuk keputusan rutin, seperti mengesahkan laporan tahunan. Namun gunakan notaris atau advokat bila:

• keputusan mengubah anggaran dasar, modal, atau susunan direksi dan komisaris;
• terjadi penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pembubaran;
• ada pemegang saham yang menolak atau menggugat;
• ada pemegang saham asing atau penanaman modal asing;
• perseroan terbuka atau memiliki banyak pemegang saham.

Untuk gambaran lain, lihat dividen PT, hak pemegang saham, dan syarat pembagian dan gugatan derivatif pemegang saham terhadap direksi.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU Perseroan Terbatas telah beberapa kali disesuaikan, terutama melalui UU Cipta Kerja yang kini diwujudkan dalam UU No. 6 Tahun 2023. Perubahan penting mencakup kemudahan pendirian PT bagi usaha mikro dan kecil serta pemanfaatan sistem elektronik. Rapat daring dan penandatanganan elektronik makin umum, tetapi tetap periksa apakah anggaran dasar mengizinkannya dan apakah instansi tujuan menerima dokumen elektronik. Di bidang pidana, KUHP baru (UU No. 1 Tahun 2023) berlaku sejak 2 Januari 2026. Pemalsuan risalah atau tanda tangan dapat menjadi perkara pidana, dan nomor pasalnya perlu diperiksa pada teks resmi. KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025) juga berlaku sejak tanggal itu. Sengketa pembatalan keputusan RUPS umumnya diajukan secara perdata.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah RUPS boleh dilakukan lewat video? Bisa, bila undang-undang dan anggaran dasar mengizinkan dan semua peserta dapat saling melihat dan mendengar. Simpan rekaman dan daftar hadir elektronik sebagai bukti.

Apakah risalah RUPS harus dibuat notaris? Tidak selalu. Risalah dapat dibuat di bawah tangan. Namun keputusan tertentu harus dituangkan dalam akta notaris agar dapat dilaksanakan atau dilaporkan.

Bagaimana bila risalah tidak ditandatangani pemegang saham yang kalah suara? Risalah tetap sah bila ditandatangani oleh ketua rapat dan pemegang saham yang ditunjuk sesuai ketentuan. Pemegang saham yang tidak setuju berhak meminta sikapnya dicatat.

Ringkasan

• Notulen atau risalah RUPS adalah bukti resmi keputusan pemegang saham PT.
• Periksa anggaran dasar soal panggilan, kuorum, dan suara sebelum rapat.
• Catat daftar hadir, agenda, pembahasan, keputusan, hasil suara, dan kuasa tindak lanjut.
• Tanda tangani risalah segera dan simpan lampirannya.
• Keputusan penting seperti perubahan anggaran dasar perlu notaris.
• Kerangka dalam artikel ini harus disesuaikan dengan anggaran dasar dan keadaan PT Anda.

Dasar hukum

• UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
• UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• UU No. 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana

Baca juga

• Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus PT: Isi dan Hak Melihatnya
• Dividen PT: Hak Pemegang Saham dan Syarat Pembagiannya
• Pemegang Saham Minoritas: Meminta Pemeriksaan PT dan Hak Menjual Sahamnya
• Gugatan Derivatif: Pemegang Saham Menggugat Direksi atas Nama PT
• PT Perorangan untuk UMKM: Syarat, Cara Mendirikan, dan Tanggung Jawabnya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.