Buku Nikah Hilang atau Rusak: Cara Mengurus Duplikat

Fungsi buku nikah

Buku nikah, atau kutipan akta nikah, adalah bukti sah bahwa perkawinan telah dicatat negara. Bagi pasangan beragama Islam, perkawinan dicatat oleh Pegawai Pencatat Nikah di KUA. Bagi pasangan beragama lain, perkawinan dicatat di dinas kependudukan dan pencatatan sipil. Dasar umumnya UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.

Buku nikah dibutuhkan untuk mendaftarkan kelahiran anak, memperbarui Kartu Keluarga, mengurus warisan, mengajukan kredit, mengurus paspor, dan mengajukan cerai. Bila hilang, pasangan tidak kehilangan status perkawinannya. Status itu tercatat di register KUA atau dinas kependudukan. Yang hilang hanya buktinya, dan bukti itu dapat diterbitkan ulang.

Sebab buku nikah hilang atau rusak

Sebab umum:

• Hilang saat pindah rumah atau perjalanan.
• Rusak karena bencana, banjir, atau kebakaran.
• Lapuk dimakan usia.
• Tidak diketahui keberadaannya setelah perceraian atau kematian.
• Dibawa pasangan yang sedang berselisih.

Bila hilang karena kejahatan atau tidak diketahui sebabnya, buat laporan kehilangan. Panduan umum ada di laporan kehilangan surat penting dan pengurusannya.

Duplikat untuk pasangan Muslim

Untuk perkawinan yang dicatat di KUA, permohonan duplikat umumnya diajukan ke KUA tempat pernikahan dicatat. Dokumen yang lazim diminta:

Persyaratan teknis dapat berbeda antarwilayah dan dapat diperbarui. Tanyakan langsung ke KUA. Duplikat diterbitkan setelah petugas memeriksa register dan memastikan data benar. Pasangan yang berhalangan hadir dapat dibantu kuasa dengan surat kuasa, sesuai kebijakan KUA.

Jika salah satu pihak sudah meninggal atau pasangan sedang berselisih, KUA dapat meminta dokumen tambahan, misalnya akta kematian atau penjelasan keperluan.

Duplikat untuk pasangan non-Muslim

Perkawinan pasangan non-Muslim dicatat di dinas kependudukan dan pencatatan sipil, dan kutipan akta perkawinan diterbitkan di sana. Permohonan salinan atau duplikat kutipan diajukan ke dinas tersebut dengan membawa surat kehilangan, identitas, Kartu Keluarga, dan data perkawinan. Tanyakan persyaratan rinci ke dinas setempat. Bacaan lanjutan ada di pencatatan perkawinan di KUA dan Dukcapil.

Bila menikah di tempat lain

Jika pernikahan dicatat di kota atau KUA yang berbeda dari domisili sekarang, pasangan harus meminta duplikat dari KUA tempat pernikahan dicatat. Pasangan dapat menghubungi KUA itu untuk menanyakan apakah permohonan dapat diajukan lewat surat, layanan daring, atau melalui kuasa. Banyak KUA kini mengembangkan sistem informasi nikah sehingga data dapat ditelusuri. Tetapi kemampuan tiap daerah berbeda.

Bagi pasangan yang menikah di luar negeri, penelusuran dilakukan lewat perwakilan Indonesia atau instansi negara tempat menikah. Baca pernikahan WNI di luar negeri, pencatatan.

Bila data tidak ditemukan

Kadang petugas tidak menemukan catatan pernikahan, misalnya karena arsip rusak, terbakar, atau pernikahan tidak pernah dicatat. Pilihannya:

1. Pencarian lebih lanjut. Berikan data tambahan: tahun, nama wali, saksi, atau tempat akad. Minta KUA menelusuri arsip dan data pusat.
2. Surat keterangan. Dalam beberapa keadaan, KUA dapat menerbitkan surat keterangan sambil menelusuri.
3. Isbat nikah. Bila pernikahan sah menurut agama tetapi tidak tercatat, ajukan permohonan isbat nikah ke pengadilan agama. Putusan isbat menjadi dasar pencatatan dan penerbitan buku nikah. Baca isbat nikah dan nikah siri.
4. Penetapan pengadilan. Untuk pasangan non-Muslim, penetapan pengadilan negeri dapat diperlukan sesuai ketentuan.

Isbat nikah membutuhkan saksi dan bukti. Siapkan foto pernikahan, undangan, keterangan wali atau saksi, dan surat dari tokoh agama.

Langkah pengurusan secara singkat

1. Cek apakah buku benar-benar hilang. Telusuri rumah, tas dokumen, atau tanyakan kepada pasangan.
2. Buat laporan kehilangan ke kepolisian bila hilang.
3. Kumpulkan identitas dan data pernikahan. Catat tanggal, nama, dan tempat.
4. Datang ke KUA atau dinas kependudukan dengan dokumen.
5. Isi formulir dan serahkan.
6. Tunggu verifikasi. Petugas memeriksa register.
7. Terima duplikat. Periksa ejaan nama dan tanggal sebelum meninggalkan loket.
8. Simpan salinan digital.

Contoh: Pasangan suami istri kehilangan buku nikah saat banjir. Mereka mengurus surat kehilangan, lalu datang ke KUA tempat menikah dengan membawa KTP-el, Kartu Keluarga, dan foto pernikahan. Petugas menemukan catatan pada register dan menerbitkan duplikat setelah memeriksa identitas keduanya.

Biaya dan waktu

Biaya penerbitan duplikat mengikuti ketentuan pemerintah. Tanyakan biaya resmi dan minta bukti pembayaran. Waktu pengurusan bervariasi, dari beberapa hari hingga lebih lama bila perlu penelusuran arsip atau pengadilan. Hindari calo yang menjanjikan penerbitan cepat tanpa data pernikahan yang sah. Dokumen yang diperoleh dengan cara demikian dapat bermasalah.

Mengapa penting menyimpan salinan

Setelah mendapat duplikat, simpan salinan fotokopi dan digital di tempat aman. Simpan juga salinan di perangkat penyimpanan daring yang aman. Untuk dokumen penting, simpan di lebih dari satu tempat. Hal ini mempermudah bila kelak diperlukan lagi. Jangan mengirim foto buku nikah ke pihak yang tidak jelas, karena memuat data pribadi. Baca jangan kirim KTP sembarangan.

Kesalahan umum

• Mengira kehilangan buku berarti kehilangan status perkawinan.
• Tidak membuat laporan kehilangan.
• Datang ke KUA yang salah, bukan tempat pernikahan dicatat.
• Membawa identitas yang tidak sama dengan data pernikahan.
• Memakai calo.
• Tidak mengecek ejaan nama pada duplikat.
• Mengabaikan kebutuhan isbat nikah bila pernikahan tidak tercatat.

Daftar periksa sebelum berangkat

Duplikat buku nikah diurus di kantor yang menerbitkan atau mencatat perkawinan Anda. Agar tidak bolak-balik, bawa dokumen berikut. Persyaratan pasti dapat berbeda antarkantor, sehingga tanyakan dulu kepada petugas.

• KTP asli suami dan istri.
• Kartu Keluarga (KK).
• Surat keterangan kehilangan dari kepolisian bila buku hilang.
• Buku yang rusak, bila masih ada, untuk dilampirkan.
• Fotokopi buku atau akta, bila Anda masih menyimpannya.
• Pas foto dan surat permohonan bila diminta.
• Bukti identitas saksi bila petugas meminta.

Bawa pula fotokopi seluruh dokumen. Banyak kantor menahan satu salinan.

Surat keterangan kehilangan: apa dan bagaimana

Surat keterangan kehilangan diterbitkan polisi setelah pelapor menyampaikan kronologi. Jelaskan secara jujur bahwa buku nikah hilang, kapan terakhir terlihat, dan di mana kemungkinan hilangnya. Jangan mengarang cerita. Keterangan yang tidak benar dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.

Sebelum ke kantor polisi, cari dahulu di tempat yang wajar: lemari berkas, tas, atau rumah keluarga. Banyak buku nikah ternyata hanya salah tempat. Bila ditemukan, tidak perlu laporan.

Memastikan data benar di duplikat

Duplikat memuat data yang sama dengan buku aslinya. Periksa saat menerima.

1. Ejaan nama suami dan istri sesuai KTP.
2. Tanggal dan tempat perkawinan sesuai ingatan Anda.
3. Nama orang tua atau wali bila tercantum.
4. Nomor dan tanggal penerbitan.
5. Tanda tangan dan cap kantor.

Bila ada kesalahan, mintalah koreksi pada saat itu juga. Koreksi data yang sudah lama biasanya lebih rumit dan bisa memerlukan penetapan pengadilan. Tanyakan prosedur kepada petugas bila hal itu terjadi.

Contoh: Pasangan fiktif, Bapak D dan Ibu D, kehilangan buku nikah karena banjir. Mereka mencari salinan lama, menemukan fotokopi buram, lalu membuat laporan kehilangan ke kantor polisi. Dengan membawa KTP, KK, dan surat kehilangan, mereka datang ke kantor tempat perkawinan dicatat. Petugas memeriksa register, lalu menerbitkan duplikat. Mereka memeriksa ejaan dan tanggalnya sebelum pulang.

Untuk apa duplikat dipakai

Duplikat buku nikah umumnya dibutuhkan untuk beberapa urusan.

Kebutuhan dapat berbeda untuk tiap lembaga. Tanyakan kepada lembaga yang meminta apakah duplikat cukup atau diperlukan salinan akta.

Menyimpan dokumen sesudahnya

Setelah duplikat diterima, lakukan hal berikut.

• Pindai dokumen dengan resolusi jelas dan simpan di dua tempat.
• Simpan asli di map tahan air dan jauh dari sinar matahari.
• Beri tahu satu anggota keluarga tepercaya tentang lokasinya.
• Catat nomor dan tanggal penerbitan di tempat terpisah.

Kapan perlu bantuan penasihat hukum

Sebagian besar kasus duplikat selesai di kantor pencatat. Namun, bantuan hukum berguna bila data perkawinan tidak ditemukan sama sekali, pasangan bersengketa tentang keberadaan buku, atau perkawinan belum tercatat sehingga perlu penetapan pengadilan. Dalam situasi itu, penasihat hukum dapat membantu menilai dokumen yang ada dan menyusun permohonan yang tepat. Konsultasi lebih awal biasanya menghemat waktu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah duplikat buku nikah sama sahnya dengan yang asli? Duplikat yang diterbitkan resmi oleh KUA atau dinas kependudukan memiliki kekuatan sebagai bukti, sesuai ketentuan. Gunakan sebagai pengganti buku asli.

Bagaimana bila pasangan tidak bisa hadir bersama? Tanyakan ke KUA apakah salah satu pihak dapat mengajukan dengan surat kuasa atau dokumen tambahan. Kebijakan setiap KUA dapat berbeda.

Bagaimana bila pernikahan tidak pernah dicatat? Ajukan isbat nikah ke pengadilan agama bagi pasangan Muslim, atau urus penetapan sesuai ketentuan bagi pasangan lain, lalu catatkan pernikahan.

Ringkasan

• Kehilangan buku nikah tidak menghilangkan status perkawinan; buktinya bisa diterbitkan ulang.
• Pasangan Muslim mengurus duplikat di KUA tempat pernikahan dicatat; non-Muslim di dinas kependudukan.
• Siapkan surat kehilangan, KTP-el, Kartu Keluarga, dan data pernikahan.
• Jika data tidak ditemukan, pertimbangkan penelusuran arsip atau isbat nikah.
• Simpan salinan digital dan hindari calo.

Dasar hukum

• UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan
• UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
• UU No. 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan

Baca juga

• Isbat Nikah: Cara Mengesahkan Pernikahan yang Belum Tercatat
• Pencatatan Perkawinan di KUA dan Dukcapil: Dokumen, Prosedur, dan Akibat Jika Tidak Tercatat
• Menambah Anggota Keluarga di Kartu Keluarga: Kelahiran dan Pernikahan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.