Meminta Informasi Publik ke Badan Publik: Peran PPID, Keberatan, dan Sengketa Informasi

Apa itu informasi publik dan PPID

Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, atau diterima oleh badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan negara. Badan publik meliputi lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang dananya sebagian atau seluruhnya berasal dari anggaran negara, termasuk pemerintah desa. Organisasi nonpemerintah tertentu juga dapat tergolong badan publik bila memakai dana publik.

PPID adalah singkatan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Pejabat inilah yang bertugas menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan melayani permintaan informasi di tiap badan publik. Cari PPID di situs resmi instansi atau tanyakan di bagian layanan.

Dasar hukumnya adalah UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) dan PP No. 61 Tahun 2010 sebagai aturan pelaksanaannya. Inti undang-undang ini sederhana: informasi publik pada dasarnya terbuka bagi setiap orang, dan yang tertutup hanyalah pengecualian yang ketat dan terbatas.

Siapa yang boleh meminta

Setiap orang boleh meminta informasi publik. Anda tidak harus berstatus warga di wilayah instansi itu, tidak harus menjelaskan alasan yang rumit, dan tidak perlu pengacara. Yang diminta adalah identitas pemohon, rincian informasi yang dicari, tujuan penggunaan, dan cara memperoleh informasi (melihat, mencatat, atau menerima salinan).

Badan hukum seperti yayasan, perkumpulan, atau perusahaan juga dapat mengajukan permohonan. Dalam hal itu, lampirkan dokumen yang menunjukkan siapa pengurusnya.

Jenis informasi yang dikenal

UU KIP membagi informasi menjadi beberapa kelompok. Memahaminya membantu Anda menentukan apakah permintaan perlu diajukan atau informasinya sudah tersedia.

Sebelum mengajukan, cek dulu situs resmi instansi. Dokumen yang sudah dipublikasikan tidak perlu diminta lagi.

Informasi yang dikecualikan

Tidak semua informasi terbuka. UU KIP menyebut kategori yang dikecualikan, misalnya informasi yang jika dibuka dapat menghambat proses penegakan hukum, mengungkap rahasia pribadi, atau membahayakan pertahanan dan keamanan negara. Rahasia dagang yang dilindungi juga termasuk.

Dua hal penting:

• Pengecualian harus berdasarkan uji konsekuensi, yaitu penilaian tertulis bahwa membuka informasi itu benar-benar menimbulkan kerugian yang lebih besar daripada manfaatnya. Pengecualian tidak boleh sekadar "karena rahasia".
• Pengecualian tidak berlaku selamanya dan dapat gugur, misalnya bila pihak yang rahasianya dilindungi memberi izin, atau bila kepentingan publik yang lebih besar menuntutnya.

Badan publik wajib menyebut alasan pengecualian secara tertulis saat menolak. Bila penolakan tidak disertai alasan, itu dasar kuat untuk mengajukan keberatan.

Langkah mengajukan permintaan

1. Tentukan badan publik yang tepat. Misalnya dinas yang menerbitkan izin, bukan dinas lain.
2. Cek apakah informasi sudah dipublikasikan. Lihat situs resmi dan portal PPID.
3. Tulis permohonan. Sebut identitas, rincian informasi (judul dokumen, tahun, nomor bila diketahui), tujuan, dan bentuk yang diminta.
4. Kirim secara resmi. Bisa langsung ke loket PPID, lewat surat, atau kanal elektronik yang disediakan. Minta tanda terima atau nomor registrasi.
5. Tunggu jawaban tertulis. UU KIP menetapkan batas waktu jawaban dalam hari kerja dan memberi kemungkinan perpanjangan satu kali bila ada alasan. Periksa teks resmi untuk angka pastinya, dan catat tanggal Anda menerima tanda terima.
6. Bayar biaya penggandaan bila ada. Biaya hanya untuk menggandakan dan mengirim, bukan untuk "mencari" informasi.
7. Simpan semua dokumen. Tanda terima, jawaban, dan balasan menjadi bukti bila perlu keberatan.

Contoh: Seorang warga ingin mengetahui rincian penggunaan dana pembangunan jalan di desanya. Ia memeriksa situs desa dan tidak menemukan rinciannya. Ia lalu mengirim surat ke PPID desa yang menyebut dokumen yang diminta (rencana anggaran dan laporan realisasi tahun berjalan), tujuannya (memahami penggunaan dana), dan bentuknya (salinan). Ia meminta tanda terima. Kejelasan permintaan membuat PPID mudah menjawab dan sulit beralasan bahwa permintaan itu "kurang jelas".

Cara menulis permohonan yang baik

Permohonan yang buruk sering kandas karena kabur. Gunakan prinsip berikut:

• Satu surat boleh memuat beberapa dokumen, tetapi rinci satu per satu.
• Hindari pertanyaan terbuka seperti "mohon jelaskan semua program". PPID menyediakan dokumen, bukan menjawab esai.
• Sebut periode waktu (misalnya tahun anggaran 2025).
• Tulis nama dan jabatan PPID bila diketahui.
• Cantumkan kontak yang aktif agar jawaban sampai.

Bahasa sopan dan lugas lebih efektif daripada nada menuntut. Ingat, pejabat PPID juga bekerja menurut aturan; permintaan yang rapi mempercepat prosesnya.

Informasi yang wajib diumumkan tanpa diminta

Banyak warga tidak sadar bahwa sebagian informasi tidak perlu diminta. Badan publik wajib mengumumkan secara berkala informasi tentang profil lembaga, ringkasan program dan kegiatan, laporan keuangan, dan layanan yang diberikan. Informasi tentang bencana atau ancaman keselamatan wajib diumumkan segera. Daftar informasi publik juga harus tersedia dan diperbarui.

Jadi langkah pertama yang cerdas adalah membuka situs resmi dan mencari menu "Informasi Publik" atau "PPID". Bila menu itu kosong, tidak diperbarui, atau tidak ada, itu sendiri dapat menjadi dasar keberatan karena informasi berkala tidak disediakan. Simpan tangkapan layar halaman dengan tanggalnya sebagai bukti.

Contoh informasi yang biasa diminta warga

Agar lebih konkret, berikut contoh dokumen yang lazim diminta dan umumnya dapat diberikan:

• Dokumen anggaran dan laporan realisasi program pembangunan.
• Peraturan daerah atau peraturan desa beserta lampirannya.
• Keputusan pemberian izin yang sudah diterbitkan, tanpa membuka data pribadi pemohon.
• Hasil lelang atau pengadaan barang dan jasa pemerintah.
• Standar pelayanan, biaya resmi layanan, dan alur pengurusan izin.
• Hasil audit yang sudah selesai dan dipublikasikan, bergantung pada status pengecualiannya.

Sebaliknya, informasi seperti catatan penyidikan yang sedang berjalan, data pribadi warga lain, atau dokumen yang dilindungi rahasia negara biasanya dikecualikan. Jangan kecewa bila sebagian saja yang diberikan. Badan publik dapat membuka bagian yang tidak dikecualikan dan menutup bagian yang dikecualikan.

Hak dan kewajiban masing-masing pihak

Hubungan antara pemohon dan badan publik bersifat dua arah.

Pemohon juga bertanggung jawab atas penggunaan informasi. Informasi yang diperoleh tidak boleh dipakai untuk melanggar hukum, misalnya menyebarkan data pribadi, memfitnah, atau mengganggu proses penegakan hukum. Penyalahgunaan informasi dapat membawa konsekuensi hukum bagi pemohon. Karena itu, gunakan informasi dengan bijak dan sesuai tujuan yang Anda tulis dalam permohonan.

Peran organisasi dan media

Organisasi masyarakat, jurnalis, dan peneliti sering memakai jalur ini untuk pengawasan. Mereka dapat mengajukan permohonan atas nama lembaga. Untuk permohonan atas nama organisasi, lampirkan surat tugas atau akta pendirian beserta identitas pengurus. Cara ini lebih kuat daripada permintaan pribadi karena menunjukkan kepentingan publik yang jelas. Meskipun begitu, hak yang dimiliki sama: informasi terbuka bagi siapa saja, dan pemohon individu tidak kalah berhak daripada organisasi.

Bila tidak dijawab atau ditolak: keberatan

UU KIP menyediakan jalur bertahap. Langkah pertama adalah keberatan kepada atasan PPID. Keberatan dapat diajukan antara lain bila:

• permohonan ditolak,
• informasi berkala tidak disediakan,
• permintaan tidak ditanggapi,
• permintaan tidak dipenuhi sebagaimana diminta,
• biaya yang dikenakan tidak wajar,
• jawaban datang melebihi waktu yang diatur.

Keberatan diajukan secara tertulis paling lambat 30 hari kerja setelah ditemukannya alasan keberatan (tolak, tidak dijawab, dan seterusnya). Atasan PPID kemudian memberi tanggapan tertulis dalam waktu yang diatur undang-undang. Sebutkan alasan keberatan, lampirkan salinan permohonan semula dan tanda terima, dan jelaskan kerugian Anda.

Sengketa di Komisi Informasi

Bila tanggapan atasan PPID tidak memuaskan, atau tidak ada tanggapan sama sekali, pemohon dapat mengajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi. Lembaga ini ada di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota tertentu. Pilih sesuai tingkat badan publik yang digugat.

Pada pokoknya:

• Permohonan penyelesaian sengketa diajukan secara tertulis dengan melampirkan bukti permohonan, keberatan, dan tanggapan atasan PPID.
• Penyelesaian dilakukan lewat mediasi lebih dulu, lalu ajudikasi nonlitigasi bila mediasi gagal.
• Putusan ajudikasi dapat memerintahkan badan publik membuka informasi.

Pihak yang tidak puas dengan putusan Komisi Informasi dapat mengajukan upaya hukum ke pengadilan, yaitu Pengadilan Tata Usaha Negara (bila badan publiknya badan atau pejabat tata usaha negara) atau Pengadilan Negeri (untuk badan publik yang bukan badan tata usaha negara). Periksa tenggat pengajuan di teks resmi karena batas waktunya pendek. Untuk gambaran gugatan ke PTUN, baca gugatan tata usaha negara dan tenggat 90 hari sebagai perbandingan, tetapi ketentuan sengketa informasi memakai tenggatnya sendiri.

Informasi pribadi dan data orang lain

Hak atas informasi tidak berarti hak membuka data pribadi orang lain. Badan publik wajib melindungi informasi yang menyangkut hak pribadi, seperti riwayat kesehatan, kondisi keuangan pribadi, dan catatan pribadi seseorang. Jika permintaan Anda menyangkut orang lain, PPID dapat menghitamkan bagian tertentu (menutup data pribadinya) dan tetap memberi sisanya. Karena itu, fokuskan permintaan pada kebijakan, anggaran, dan keputusan, bukan data perorangan. Pelajari juga hak subjek data pribadi.

Hubungan dengan jalur lain

Meminta informasi berbeda dengan mengadukan layanan yang buruk. Bila masalah Anda adalah pelayanan lambat atau berbelit, jalur pengaduan ke Ombudsman lebih tepat. Bila Anda ingin mengetahui keputusan yang merugikan Anda dan menggugatnya, informasi publik bisa membantu menyusun dasar gugatan; lihat keputusan yang dapat digugat. Untuk panduan yang lebih umum tentang proses permintaan, baca keterbukaan informasi publik: cara meminta.

Kesalahan umum

• Mengirim permintaan lewat chat pribadi pejabat, bukan ke PPID resmi.
• Tidak meminta tanda terima sehingga tidak bisa membuktikan tanggal permintaan.
• Menulis permintaan terlalu luas atau kabur.
• Menunggu terlalu lama sebelum mengajukan keberatan.
• Menganggap penolakan "informasi rahasia" sudah final tanpa menanyakan dasar pengecualiannya.
• Meminta informasi pribadi pihak lain tanpa dasar.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya harus menyebut alasan meminta informasi? Anda perlu menyebut tujuan penggunaan secara singkat. Tujuannya tidak harus panjang, dan badan publik tidak boleh menolak hanya karena tidak setuju dengan tujuan Anda selama informasinya bukan yang dikecualikan.

Apakah ada biaya? Biaya hanya untuk penggandaan dan pengiriman bila diminta salinan. Informasi yang dilihat langsung atau dikirim secara elektronik umumnya tidak menimbulkan biaya penggandaan. Besaran biaya harus wajar dan diberitahukan sebelumnya.

Apa yang terjadi bila instansi tidak menjawab sama sekali? Diam tanpa jawaban termasuk alasan untuk mengajukan keberatan kepada atasan PPID, lalu sengketa ke Komisi Informasi bila keberatan tidak ditanggapi atau tidak memuaskan.

Ringkasan

Setiap orang berhak meminta informasi publik kepada badan publik melalui PPID. Ajukan permohonan tertulis yang rinci, minta tanda terima, dan cek dulu apakah informasinya sudah dipublikasikan. Jika ditolak atau tidak dijawab, ajukan keberatan kepada atasan PPID dalam 30 hari kerja, lalu sengketa ke Komisi Informasi bila belum puas. Informasi yang dikecualikan harus berdasar uji konsekuensi dan alasan tertulis. Simpan semua bukti dan perhatikan tenggat dalam hari kerja.

Dasar hukum

• UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
• PP No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Baca juga

• Keterbukaan Informasi Publik: Cara Meminta Informasi ke Instansi
• Pengaduan Layanan Publik ke Ombudsman: Hak Warga, Tahapan, dan Hasilnya
• Keputusan pejabat yang biasa digugat ke PTUN

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.