Perbedaan Ombudsman RI dan Ombudsman Perwakilan Daerah

Apa itu Ombudsman RI dan perwakilannya

Ombudsman Republik Indonesia adalah lembaga negara yang mempunyai kewenangan mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik, baik yang diselenggarakan penyelenggara negara dan pemerintahan, termasuk yang diselenggarakan badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, dan badan hukum milik negara, serta badan swasta atau perseorangan yang diberi tugas menyelenggarakan pelayanan publik tertentu yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran negara. Ombudsman bersifat mandiri dan tidak memiliki hubungan organik dengan lembaga negara dan instansi pemerintahan lain.

Menurut UU 37/2008, Ombudsman berkedudukan di ibu kota negara dan dapat mendirikan perwakilan di provinsi atau kabupaten/kota. Perwakilan adalah bagian dari Ombudsman yang mempunyai hubungan hierarkis dengan Ombudsman pusat. Dipimpin seorang kepala perwakilan, perwakilan menjalankan tugas dan wewenang Ombudsman di wilayahnya sesuai pelimpahan dan pengaturan internal.

Dengan kata lain, perwakilan bukan lembaga lain. Ia kepanjangan tangan Ombudsman di daerah. Pengaduan yang Anda sampaikan ke perwakilan adalah pengaduan kepada Ombudsman.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Beberapa pokok yang berguna:

• Wewenang Ombudsman berlaku untuk seluruh wilayah Indonesia. Perwakilan menjalankannya untuk wilayah kerjanya.
• Perwakilan dapat menerima laporan, memeriksa, meminta klarifikasi, dan menyusun rekomendasi, sesuai pembagian kewenangan internal.
• Laporan tentang instansi pusat yang berada di daerah, misalnya kantor vertikal kementerian, dapat ditangani perwakilan atau diteruskan sesuai kebutuhan.
• Laporan yang bersifat nasional atau melibatkan pejabat tinggi biasanya ditangani Ombudsman pusat.
• Pengaduan tidak dipungut biaya, baik di pusat maupun perwakilan.

Rincian pembagian penanganan kasus antara pusat dan perwakilan diatur dalam peraturan internal Ombudsman yang dapat berubah. Karena itu, cara terbaik adalah menghubungi kantor terdekat atau memakai kanal resmi, lalu menyerahkan pada Ombudsman untuk menentukan penanganannya. Pengaduan yang diajukan ke tempat yang kurang tepat tidak otomatis hilang, tetapi dapat dialihkan.

Kapan mengadu ke mana

Tabel ini gambaran umum dan bukan aturan baku. Keputusan akhir ada pada Ombudsman.

Langkah praktis memilih dan mengajukan laporan

1. Tentukan instansi terlapor. Nama instansi dan unit yang bermasalah.
2. Tentukan tingkat pemerintahan. Kabupaten/kota, provinsi, atau pusat; apakah kantor vertikal atau daerah otonom.
3. Lihat kanal resmi Ombudsman. Situs resmi memuat daftar kantor dan kanal pengaduan daring.
4. Siapkan laporan. Identitas, kronologi, bukti, dan keberatan yang sudah disampaikan kepada terlapor. Lihat maladministrasi: bentuk dan contoh.
5. Ajukan. Datang langsung, kirim surat, atau lewat kanal daring. Minta tanda terima.
6. Ikuti pemeriksaan. Siap dimintai keterangan tambahan.
7. Pantau hasil. Catat nomor laporan, tanyakan perkembangan, dan simpan salinan rekomendasi.

Penjelasan umum alur ada pada pengaduan layanan publik ke Ombudsman.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU 37/2008 belum mengalami perubahan besar yang dapat dipastikan dalam sumber yang tersedia saat artikel ini disusun. Perubahan yang nyata terjadi pada tata kelola internal: kantor perwakilan bertambah atau berubah wilayah kerjanya, kanal daring makin beragam, dan peraturan Ombudsman tentang penerimaan serta pemeriksaan laporan diperbarui. Pembagian kewenangan pusat dan perwakilan dapat disesuaikan melalui peraturan internal. Karena itu, periksa situs resmi Ombudsman untuk daftar perwakilan terbaru dan tata cara pengaduan terkini.

Bila Anda membaca kabar tentang rencana revisi undang-undang, pastikan statusnya pada sumber resmi sebelum mengandalkannya.

Kesalahan umum

Contoh: layanan kantor vertikal di daerah

Contoh: Pak Wahyu (fiktif) mengurus layanan di kantor cabang sebuah instansi pusat di kotanya dan diminta biaya yang tidak tercantum pada standar. Ia menyampaikan keberatan kepada pimpinan kantor tetapi tidak ditanggapi. Ia memotret papan tarif, lalu melaporkan ke kantor perwakilan Ombudsman di provinsinya. Perwakilan memeriksa laporan, meminta klarifikasi kepada kantor cabang, dan jika diperlukan berkoordinasi dengan pusat. Kantor cabang akhirnya mengoreksi tarif dan memperbaiki informasi. Cerita ini fiktif dan bukan jaminan hasil.

Hubungan dengan lembaga pengawas lain

Ombudsman bukan satu-satunya pengawas. Inspektorat, aparat pengawasan internal pemerintah, lembaga perwakilan rakyat, dan Komisi Informasi berperan pula dalam bidangnya. Ombudsman fokus pada maladministrasi pelayanan publik. Dugaan korupsi menjadi ranah penegak hukum dan lembaga antikorupsi. Sengketa keputusan menjadi ranah PTUN. Memilih lembaga yang tepat menghemat waktu. Misalnya, bila persoalan Anda adalah permohonan informasi yang ditolak, jalurnya Komisi Informasi, bukan Ombudsman. Lihat PPID dan sengketa informasi publik di Komisi Informasi.

Wewenang Ombudsman yang dijalankan di semua tingkat

Baik pusat maupun perwakilan, Ombudsman memiliki wewenang yang pada pokoknya sama dalam menangani laporan. Ia dapat meminta keterangan secara lisan dan tertulis dari pelapor, terlapor, atau pihak lain yang terkait. Ia dapat memeriksa keputusan, surat-menyurat, atau dokumen lain yang ada pada pelapor maupun terlapor. Ia dapat meminta klarifikasi dan salinan atau fotokopi dokumen yang diperlukan dari instansi mana pun, serta melakukan pemanggilan terhadap pelapor, terlapor, dan pihak lain. Ia juga dapat menyelesaikan laporan melalui mediasi dan konsiliasi atas permintaan para pihak, membuat rekomendasi, dan menyampaikan saran kepada Presiden, kepala daerah, atau pimpinan penyelenggara negara agar pelayanan publik diperbaiki.

Hasil akhir pemeriksaan dituangkan dalam rekomendasi kepada terlapor dan atasannya. Terlapor wajib melaksanakan rekomendasi dan melaporkan pelaksanaannya dalam jangka waktu yang ditentukan undang-undang. Bila tidak dilaksanakan, Ombudsman dapat mempublikasikan hal tersebut dan melaporkannya kepada Presiden serta lembaga perwakilan. Perincian jangka waktu perlu dicek pada teks resmi.

Apa yang tidak ditangani Ombudsman

Beberapa hal berada di luar jangkauan Ombudsman. Perkara yang sedang atau telah diperiksa pengadilan umumnya tidak diterima. Sengketa murni antarwarga atau antarperusahaan swasta tanpa unsur penyelenggaraan pelayanan publik juga bukan ranahnya. Hal yang sudah ditangani lembaga lain dengan kewenangan khusus, misalnya sengketa informasi di Komisi Informasi, diarahkan ke lembaga tersebut. Dugaan tindak pidana korupsi diarahkan kepada penegak hukum. Bila Anda ragu, ajukan saja laporan dan biarkan Ombudsman menyaring; ia dapat memberi arahan ke lembaga yang tepat.

Tips memilih kantor yang paling tepat

Pertimbangkan tiga hal praktis. Jarak: kantor yang dekat memudahkan pelengkapan berkas dan klarifikasi tatap muka. Lokasi kejadian: perwakilan di wilayah kejadian biasanya lebih memahami konteks dan memiliki akses ke instansi setempat. Sifat perkara: perkara yang berkaitan dengan kebijakan nasional atau instansi pusat dapat lebih tepat di pusat. Jika sulit memutuskan, kanal daring resmi memungkinkan Anda melapor tanpa harus datang, dan petugas akan menentukan penanganan. Pastikan alamat surel, nomor telepon, dan alamat pos Anda benar agar panggilan klarifikasi tidak terlewat.

Mediasi dan konsiliasi sebagai jalan damai

Tidak semua laporan harus berakhir dengan rekomendasi. Ombudsman dapat menawarkan penyelesaian melalui mediasi atau konsiliasi bila pelapor dan terlapor setuju. Dalam mediasi, pihak Ombudsman membantu keduanya mencari kesepakatan, misalnya instansi menyelesaikan permohonan dalam waktu tertentu dan pelapor menerima penjelasan. Jalan ini sering lebih cepat dan memulihkan hubungan. Bila kesepakatan tercapai, catat isinya secara tertulis dan minta salinan. Bila instansi tidak menepati kesepakatan, Anda dapat melaporkan kembali dengan melampirkan dokumen kesepakatan itu.

Sikap kooperatif pelapor membantu proses. Jawab panggilan, lengkapi dokumen yang diminta, dan beri tahu bila Anda pindah alamat atau berganti nomor kontak. Laporan yang tidak ditanggapi pelapornya dalam jangka waktu tertentu dapat dihentikan pemeriksaannya.

Menjaga kerahasiaan dan keamanan diri

Pelapor boleh meminta identitasnya dirahasiakan dari terlapor, dan Ombudsman berkewajiban menjaga kerahasiaan sesuai permintaan serta ketentuan. Bila Anda khawatir dipersulit setelah melapor, sampaikan kekhawatiran itu sejak awal dan jelaskan alasannya. Hindari menyebarkan isi laporan ke media sosial selama pemeriksaan berjalan, sebab hal itu dapat mengganggu proses dan membuka risiko sengketa baru.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah laporan ke perwakilan sama sahnya dengan laporan ke pusat? Ya. Perwakilan adalah bagian dari Ombudsman, dan laporan di sana adalah laporan kepada Ombudsman.

Apakah ada biaya mengadu? Tidak. Pelapor tidak dipungut biaya.

Bagaimana jika di kota saya tidak ada perwakilan? Gunakan kanal daring atau perwakilan terdekat. Cek situs resmi untuk daftar kantor.

Apakah Ombudsman dapat membatalkan keputusan instansi? Tidak. Ombudsman memberi saran dan rekomendasi. Pembatalan keputusan adalah kewenangan pejabat atau pengadilan.

Ringkasan

• Perwakilan adalah bagian Ombudsman RI di daerah, bukan lembaga lain.
• Laporan tidak dipungut biaya dan dapat diajukan ke perwakilan atau pusat.
• Pilihan tempat bergantung pada lokasi dan tingkat instansi terlapor.
• Siapkan keberatan lebih dulu, bukti, dan kronologi.
• Periksa situs resmi untuk daftar perwakilan dan tata cara terbaru.

Dasar hukum

• UU No. 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia
• UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

Baca juga

• Pengaduan Layanan Publik ke Ombudsman: Hak Warga, Tahapan, dan Hasilnya
• Maladministrasi: Bentuk dan Contoh Menurut UU Ombudsman
• Cara Mengajukan Pengaduan Lewat SP4N-LAPOR!
• Hak Jawab Instansi dan Tenggat Menanggapi Pengaduan

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.