Perangkat Daerah sebagai Produsen Data: Dinas, Badan, dan Tanggung Jawab Datanya

Siapa perangkat daerah

Perangkat daerah adalah unit pelaksana pemerintah daerah, seperti dinas, badan, dan kecamatan. Penjelasan ini berasal dari pengetahuan umum penulis. Masing-masing mencatat data sesuai tugasnya, misalnya dinas kesehatan mencatat layanan puskesmas.

Dalam kerangka Satu Data Indonesia (SDI), unit-unit ini adalah penghasil data terbesar di tingkat daerah.

Jumlah perangkat daerah yang banyak membuat pengelolaan data menjadi tantangan tersendiri, karena setiap unit mungkin memiliki aplikasi, kebiasaan, dan pegawai yang berbeda. Masing-masing unit juga memiliki istilah khas yang tidak selalu dipahami unit lain, sehingga penyamaan definisi menjadi langkah awal yang penting.

• Dinas kesehatan: data layanan kesehatan.
• Dinas pendidikan: data sekolah dan peserta didik.
• Dinas sosial: data penerima bantuan.
• Kecamatan: data wilayah dan penduduk.

Tanggung jawab sebagai produsen

Menurut pemberitaan, kepemilikan, penguasaan, dan tanggung jawab pengelolaan data tetap pada produsen data. Perangkat daerah tetap bertanggung jawab atas keakuratan, kemutakhiran, dan keamanan data yang mereka kelola.

Karena itu, kepala dinas perlu mengetahui data apa saja yang dikuasai unitnya dan siapa penanggung jawabnya.

Tanggung jawab ini juga berarti bila terjadi kesalahan atau kebocoran, unit yang menguasai data akan menjadi pihak pertama yang dimintai penjelasan, sesuai prinsip bahwa kepemilikan tetap pada produsen. Dalam praktik, ini berarti kepala unit tidak dapat melimpahkan seluruh tanggung jawab kepada pihak teknologi informasi atau pihak ketiga yang membantu pengelolaan sistem.

Standar yang perlu diikuti

Yang disatukan menurut pemberitaan adalah standar data, metadata, kode referensi, dan data induk. Perangkat daerah perlu menyesuaikan pencatatan agar sesuai dengan standar tersebut.

Contoh sederhananya, semua dinas memakai kode wilayah yang sama dan penulisan nama yang konsisten sehingga datanya dapat dicocokkan. Standar ini perlu disosialisasikan secara merata agar tidak hanya dipahami oleh segelintir pegawai. Penyeragaman juga mencakup cara menulis nama orang, alamat, dan tanggal, yang sering berbeda antarunit dan menyebabkan data gagal dicocokkan.

• Kode wilayah dan kode referensi yang sama.
• Metadata yang lengkap untuk setiap kumpulan data.
• Definisi istilah yang disepakati bersama.
• Jadwal pembaruan data yang jelas.

Bekerja antarperangkat daerah

Masalah umum di daerah adalah data yang sama dicatat dua dinas dengan hasil berbeda. Standar bersama diharapkan mengurangi hal ini dan memudahkan penyelesaian perbedaan.

Siapa yang menjadi wali data atau koordinator di daerah belum diketahui. Hal ini kemungkinan akan diatur melalui aturan pelaksana.

Selain itu, perangkat daerah yang memiliki data pendukung bagi unit lain perlu membuka jalur pertukaran yang jelas, misalnya melalui permintaan tertulis atau sistem penghubung resmi. Forum koordinasi data daerah, jika sudah ada, dapat dipakai sebagai wadah untuk menyamakan definisi tanpa harus menunggu aturan pusat.

Keamanan dan klasifikasi

Perangkat daerah perlu mengetahui klasifikasi datanya, yaitu terbuka, terbatas, atau tertutup menurut pemberitaan. Data layanan publik sering memuat data pribadi sehingga perlu penanganan hati-hati.

Pemberitaan juga menyebut kewajiban melaporkan insiden keamanan data paling lambat 1x24 jam. Prosedur internal yang jelas membantu agar pelaporan tidak terlambat.

Dalam konteks ini, pengelola data perlu bekerja sama dengan unit hukum dan unit teknologi informasi agar klasifikasi dan pengamanan sesuai dengan aturan yang berlaku. Pelaporan insiden yang cepat juga membutuhkan pembagian tugas yang jelas, misalnya siapa yang menghubungi pimpinan dan siapa yang memulihkan sistem.

Dukungan pimpinan dan pegawai

Pengelolaan data membutuhkan dukungan kepala daerah dan pimpinan unit. Tanpa dukungan, data sering dianggap pekerjaan tambahan. Ini adalah analisis umum penulis.

Pelatihan pegawai tentang metadata, keamanan, dan etika data juga penting. Siapa yang menyediakannya belum diketahui.

Karena data menjadi tugas lintas fungsi, rotasi pegawai juga perlu dikelola agar pengetahuan tentang data tidak hilang saat pegawai berpindah tugas.

• Dukungan kepala daerah dan pimpinan unit.
• Pelatihan tentang metadata dan keamanan.
• Pengelolaan rotasi pegawai.

Langkah persiapan

Setiap perangkat daerah dapat menyusun daftar data yang dimiliki, menentukan klasifikasinya, dan menunjuk petugas. Langkah ini bersifat saran, bukan kewajiban yang sudah ditetapkan.

Daftar itu akan sangat berguna ketika lembaga penyelenggara SDI terbentuk dan meminta data kepatuhan.

Tahap awal ini tidak memerlukan anggaran besar. Yang dibutuhkan terutama kemauan pimpinan dan kedisiplinan mencatat serta memperbarui informasi. Setelah daftar selesai, perbarui secara berkala agar tidak menjadi dokumen yang cepat usang dan tidak dapat dipercaya.

Contoh kasus

Contoh: Dinas kesehatan dan dinas sosial sebuah kota sama-sama mencatat jumlah warga miskin dengan angka berbeda. Setelah memakai definisi dan kode yang sama, keduanya menemukan bahwa perbedaan muncul dari periode pencatatan. Mereka menyepakati jadwal pembaruan dan tetap bertanggung jawab atas datanya masing-masing. Hasil kesepakatan itu dilaporkan kepada sekretaris daerah sebagai bahan perbaikan tata kelola data tahun berikutnya.

Hal yang sering keliru

• Mengira dinas tidak lagi memiliki datanya sendiri.
• Mengira standar nasional hanya urusan bagian teknologi informasi.
• Mengira pembagian tugas data antardinas sudah diatur rinci.

Dasar hukum

• Peraturan Presiden Nomor 39 Tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia
• Undang-Undang Satu Data Indonesia (disahkan DPR 6 Oktober 2026; nomor menyusul)

Dalam kategori yang sama

• Perangkat IoT di Rumah: Kamera, Speaker, dan Jam Pintar, Data yang Terkumpul dan DPIA bagi Penyedia
• Sekitar 20 Ketentuan PP 33/2026 Menunggu Peraturan Lembaga: Apa Saja yang Ditunggu
• Peraturan Pelaksana UU Satu Data Indonesia yang Masih Ditunggu: Daftar Pertanyaan Terbuka

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.