Panduan Perubahan Anggaran Dasar Yayasan dan Pergantian Pengurus

Apa yang bisa berubah dan siapa yang terkena

Dua jenis perubahan sering terjadi. Pertama, perubahan anggaran dasar: nama, kegiatan, tempat kedudukan, tujuan, jangka waktu, tata cara organ, atau kekayaan. Kedua, perubahan susunan organ: pergantian Pembina, Pengurus, atau Pengawas. Keduanya diputuskan oleh Pembina. Yang terdampak adalah pengurus, donatur, karyawan, bank, mitra, dan instansi yang memberi izin atau bantuan.

Bagi yang belum mengetahui struktur dasar yayasan, baca panduan pendirian yayasan dan yayasan: Pembina, Pengurus, dan Pengawas. Tentang prosedur di Kementerian Hukum, lihat akta pendirian dan perubahan yayasan di Kemenkum.

Aturan dalam bahasa sehari-hari

Dasarnya UU No. 16 Tahun 2001 tentang Yayasan dan UU No. 28 Tahun 2004. Inti aturannya:

• Perubahan anggaran dasar diputuskan dalam rapat Pembina dengan kuorum dan suara yang diatur undang-undang dan anggaran dasar. Perubahan itu dituangkan dalam akta notaris berbahasa Indonesia.
• Perubahan tertentu, misalnya nama dan kegiatan yayasan, memerlukan persetujuan Menteri Hukum. Perubahan lain cukup diberitahukan. Daftar rinci dan tenggatnya perlu diperiksa pada teks resmi.
• Pembina dapat mengangkat dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas sesuai anggaran dasar. Pengurus yang diberhentikan biasanya diberi kesempatan menjelaskan alasan.
• Perubahan susunan Pengurus diberitahukan kepada Menteri Hukum melalui notaris.
• Anggaran dasar dilarang diubah tanpa mengikuti ketentuan. Pelanggaran dapat berakibat perubahan dianggap tidak sah.
• Perubahan tidak boleh menghilangkan sifat nirlaba yayasan dan tidak boleh membuka jalan membagikan kekayaan kepada organ.

Langkah praktis perubahan anggaran dasar

1. Identifikasi jenis perubahan. Apakah hanya pergantian orang, atau juga isi anggaran dasar?
2. Baca anggaran dasar saat ini. Cari pasal tentang perubahan, kuorum, dan rapat Pembina.
3. Susun usulan perubahan. Tulis bunyi pasal lama dan baru berdampingan.
4. Undang rapat Pembina. Ikuti tata cara panggilan menurut anggaran dasar. Lampirkan usulan.
5. Putuskan dan buat risalah. Catat kehadiran, suara, dan keputusan. Tandatangani semua peserta yang hadir.
6. Buat akta perubahan di notaris. Periksa isi akta dengan seksama.
7. Ajukan persetujuan atau pemberitahuan melalui notaris. Simpan bukti pengajuan.
8. Terima keputusan atau bukti penerimaan. Cocokkan data.
9. Perbarui administrasi. Bank, NPWP, NIB, izin kegiatan, izin lembaga pendidikan atau kesehatan, dan perjanjian dengan donatur.
10. Umumkan kepada pemangku kepentingan. Termasuk karyawan, donatur, dan mitra.

Langkah praktis pergantian pengurus

1. Tentukan sebab. Habis masa jabatan, mengundurkan diri, meninggal, atau diberhentikan.
2. Periksa syarat calon. Cakap hukum, tidak merangkap bila dilarang, dan bersedia.
3. Adakan rapat Pembina. Putuskan pengangkatan atau pemberhentian.
4. Buat akta atau dokumen keputusan. Notaris menuangkannya.
5. Beri tahu Kementerian Hukum.
6. Lakukan serah terima. Dokumen, aset, rekening, stempel, dan laporan keuangan.
7. Perbarui bank dan instansi. Spesimen tanda tangan dan data pengurus.

Bila ada sengketa tentang siapa pengurus yang sah, bukti rapat dan akta menjadi kunci. Baca sengketa kepengurusan yayasan dan ormas di pengadilan.

Dokumen yang perlu disiapkan

Kesalahan umum

Contoh: Sebuah yayasan panti asuhan ingin memperluas kegiatan ke bidang beasiswa dan mengganti Ketua Pengurus yang telah menjabat lama. Pembina mengundang rapat, membahas penambahan kegiatan dan pergantian ketua. Setelah keputusan, notaris menyusun akta perubahan dan mengajukan ke Kementerian Hukum. Pengurus baru menerima serah terima dokumen dan laporan keuangan dari ketua lama, lalu memperbarui spesimen tanda tangan di bank. Surat pemberitahuan dikirim kepada donatur dengan lampiran ringkasan perubahan. Semua kegiatan berjalan lancar dan tidak ada yang meragukan keabsahan keputusan.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

Kerangka UU Yayasan tidak berubah banyak sejak 2004. Hal yang lebih sering berubah adalah aturan pelaksana dan sistem administrasi. Pengajuan ke Kementerian Hukum kini dilakukan elektronik melalui notaris. Aturan pelaksana tentang pendiri asing, laporan, dan kewajiban tertentu juga dapat disesuaikan. Selain itu, yayasan yang bergerak di sektor pendidikan, kesehatan, atau keagamaan sering tunduk pada aturan sektor yang menuntut pembaruan data di kementerian terkait setelah anggaran dasar berubah. Periksa kebutuhan itu sebelum memulai.

Peran Pengawas dan kewajiban laporan

Pengawas bukan penonton. Ia berhak memeriksa pembukuan, meminta penjelasan, dan dalam keadaan tertentu menghentikan sementara pengurus yang bertindak merugikan yayasan, sesuai anggaran dasar dan undang-undang. Saat pergantian pengurus, Pengawas sebaiknya memastikan laporan keuangan penutup disusun dan diperiksa. Dokumen itu penting sebagai bukti pertanggungjawaban pengurus lama dan titik awal bagi pengurus baru. Yayasan juga wajib menyusun laporan tahunan yang memuat keadaan kegiatan dan keuangan. Pada kondisi tertentu laporan perlu diaudit. Periksa teks resmi untuk batas kriteria audit.

Contoh bunyi perubahan yang lazim

Agar tidak abstrak, berikut contoh perubahan yang sering diputuskan, disusun tanpa mengutip nomor pasal tertentu. Perubahan nama: nama lama diganti nama baru dengan alasan menyesuaikan kegiatan yang berkembang. Perubahan kegiatan: menambah kegiatan beasiswa dan pelatihan di samping panti. Perubahan tempat kedudukan: memindahkan kantor ke kota lain. Perubahan masa jabatan: dari tiga tahun menjadi lima tahun dengan batas dua periode. Perubahan kuorum rapat Pembina: menyesuaikan dengan jumlah Pembina yang bertambah.

Setiap contoh di atas membawa konsekuensi administrasi yang berbeda. Perubahan nama mengharuskan pembaruan seluruh dokumen dan rekening. Perubahan tempat kedudukan dapat mengubah instansi pembina sektor dan izin lokasi. Perubahan masa jabatan memengaruhi pemilihan berikutnya. Karena itu, sebelum rapat Pembina, buat daftar dampak dan siapa yang bertanggung jawab menindaklanjuti setiap dampak.

Menjaga hubungan dengan donatur dan mitra saat berubah

Donatur memberi dana atas dasar kepercayaan kepada misi dan pengelola. Perubahan nama, tujuan, atau pengurus dapat menimbulkan pertanyaan. Kirim surat resmi yang menjelaskan apa yang berubah, mengapa, dan apa yang tidak berubah, misalnya bahwa rekening, penggunaan dana, dan laporan tetap sama. Jika ada perjanjian hibah atau sponsor yang menyebut nama lama atau orang tertentu, tanyakan perlu tidaknya addendum. Donatur institusi biasanya meminta akta terbaru dan surat pengesahan sebagai bukti perubahan sah.

Mitra juga perlu diberi tahu: penyewa gedung, pemasok, lembaga pendidikan atau kesehatan yang bekerja sama, dan instansi pembina. Menjaga komunikasi sejak awal mencegah rumor tentang perebutan kekuasaan atau penyalahgunaan dana. Baca pula wasiat untuk yayasan dan sumbangan sosial bila yayasan menerima hibah wasiat.

Dokumen yang perlu diarsipkan setelah perubahan

Setelah pengesahan terbit, kumpulkan satu berkas arsip: akta perubahan, surat pengesahan atau tanda terima pemberitahuan, risalah rapat, daftar hadir, naskah anggaran dasar yang sudah digabung dengan perubahan, dan bukti pemberitahuan kepada pihak luar. Naskah gabungan sangat berguna karena anggaran dasar yang diubah berkali-kali sulit dibaca bila tersebar dalam banyak akta. Simpan salinan fisik dan digital, dan tentukan siapa penjaganya. Saat pergantian pengurus berikutnya, berkas ini menjadi bagian dari serah terima.

Daftar periksa rapat Pembina

Sebelum rapat Pembina, pastikan lima hal siap: undangan tertulis yang memenuhi tata cara dalam anggaran dasar, naskah perubahan atau calon pengurus, daftar hadir dan penghitung kuorum, format risalah yang memuat hasil suara, serta kuasa notaris untuk mengurus akta. Setelah rapat, risalah segera ditandatangani sementara ingatan peserta masih segar. Risalah yang tertunda berminggu-minggu lebih mudah dipersoalkan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang boleh mengubah anggaran dasar? Pembina melalui rapat, dengan kuorum dan suara menurut undang-undang dan anggaran dasar.

Apakah ganti nama yayasan perlu persetujuan Menteri? Perubahan nama dan kegiatan termasuk yang lazim memerlukan persetujuan. Konfirmasikan dengan notaris dan teks resmi.

Bagaimana kalau Pembina tinggal satu orang atau meninggal? Anggaran dasar biasanya memuat cara mengisi kekosongan. Bila tidak, perlu langkah hukum khusus. Tanyakan notaris atau advokat.

Apakah pergantian pengurus mengubah kontrak yayasan? Kontrak tetap berlaku karena pihaknya adalah yayasan. Namun siapa yang berwenang menandatangani berubah, sehingga mitra perlu diberi tahu.

Ringkasan

• Perubahan anggaran dasar diputuskan rapat Pembina, dituangkan dalam akta notaris, dan diajukan ke Kementerian Hukum.
• Perubahan tertentu memerlukan persetujuan Menteri; yang lain cukup diberitahukan.
• Pergantian pengurus diputuskan Pembina dan dilaporkan melalui notaris.
• Lakukan serah terima, perbarui bank dan izin, dan jaga larangan rangkap jabatan.
• Perubahan tidak boleh menghilangkan sifat nirlaba yayasan.
• Tenggat dan biaya berubah; periksa teks resmi.

Dasar hukum

• UU No. 16 Tahun 2001 tentang Yayasan
• UU No. 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas UU No. 16 Tahun 2001 tentang Yayasan

Baca juga

• Panduan Pendirian Yayasan: Akta, Pengesahan, dan Organ
• Prosedur Akta Pendirian dan Perubahan Yayasan di Kementerian Hukum
• Yayasan: Pembagian Tugas Pembina, Pengurus, dan Pengawas serta Larangan Membagi Kekayaan
• Sengketa Kepengurusan Yayasan dan Ormas di Pengadilan
• Yayasan dan Perkumpulan: Bedanya, Cara Mendirikan, dan Tanggung Jawab Pengurus

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.