Contoh Program Orientasi dan Checklist Karyawan Baru dan Cara Mengisinya

Apa itu program orientasi dan checklist karyawan baru dan kapan dipakai

Program orientasi adalah rangkaian kegiatan untuk memperkenalkan karyawan baru pada perusahaan, pekerjaannya, aturan, dan orang-orang yang akan bekerja dengannya. Checklist adalah alat untuk memastikan setiap langkah benar-benar dilakukan dan ada yang bertanggung jawab.

Orientasi yang rapi bukan sekadar soal kesan pertama. Beberapa kewajiban hukum jatuh di minggu-minggu awal: perjanjian kerja, pendaftaran jaminan sosial, penjelasan K3, dan pemberitahuan pemrosesan data pribadi. Checklist yang ditandatangani menjadi bukti bahwa kewajiban itu dijalankan.

Pakai checklist ini untuk setiap karyawan baru, termasuk PKWT dan pekerja yang dimutasi ke unit berisiko berbeda.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Perjanjian kerja. UU Ketenagakerjaan mewajibkan perjanjian kerja tertulis dibuat sekurang-kurangnya rangkap dua, dan pekerja menerima satu salinan. PKWT wajib dibuat tertulis.
• Masa percobaan. Hanya boleh pada PKWTT, paling lama tiga bulan, dan upah selama masa percobaan tidak boleh di bawah upah minimum. PKWT tidak boleh memuat masa percobaan.
• K3 untuk pekerja baru. UU 1/1970 mewajibkan pengurus menunjukkan dan menjelaskan kepada setiap tenaga kerja baru kondisi dan bahaya di tempat kerja, alat pelindung diri, dan cara kerja yang aman.
• Jaminan sosial. UU 24/2011 mewajibkan pemberi kerja mendaftarkan pekerjanya sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
• Data pribadi. UU 27/2022 mewajibkan perusahaan memberi tahu karyawan tentang pemrosesan data pribadinya.
• Perubahan aturan. Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Data karyawan baru, atasan, mentor, dan petugas SDM.
• Daftar pra-orientasi: informasi hari pertama, akun, perangkat, APD, mentor, akomodasi.
• Daftar hari pertama: perjanjian kerja, formulir data dan persetujuan, aset, akun, induksi K3, pengenalan tim.
• Daftar minggu pertama: BPJS, PTKP dan rekening, peraturan perusahaan, kode etik, kebijakan data, kebijakan pencegahan kekerasan seksual, uraian jabatan.
• Rencana 30-60-90 hari dengan sasaran yang disepakati.
• Tabel evaluasi 30-60-90 hari dan kesimpulan.
• Umpan balik karyawan baru tentang program orientasi.
• Pernyataan penerimaan dan tanda tangan karyawan, atasan, mentor, dan SDM.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Isi data karyawan dan pilih status hubungan kerja yang tepat.
2. Sesuaikan daftar kegiatan. Hapus akun atau aset yang tidak relevan; tambahkan pelatihan wajib jabatan.
3. Isi tenggat. Misalnya H-3 untuk permintaan akun, hari ke-1 untuk induksi K3.
4. Paraf oleh penanggung jawab. Petugas yang melakukan kegiatan yang mencentang, bukan karyawan baru.
5. Catat nomor kepesertaan BPJS segera setelah terbit.
6. Susun rencana 30-60-90 bersama karyawan di minggu pertama. Sasaran harus jelas dan bisa diukur.
7. Lakukan evaluasi tatap muka di hari ke-30, ke-60, dan ke-90. Tulis contoh nyata.
8. Tutup dengan tanda tangan dan simpan di berkas personalia.

Kesalahan yang sering terjadi

• Perjanjian kerja baru ditandatangani setelah beberapa minggu atau salinannya tidak diberikan.
• BPJS baru didaftarkan setelah masa percobaan, padahal kecelakaan bisa terjadi sejak hari pertama.
• Induksi K3 hanya berupa membagikan buku saku tanpa penjelasan di lapangan.
• Akun diberi hak akses penuh sejak awal, tidak sesuai kebutuhan jabatan.
• Menyebut "masa percobaan" untuk karyawan PKWT.
• Evaluasi hari ke-90 dilakukan setelah masa percobaan habis, sehingga keputusan tidak lagi bisa diambil.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat semua daftar periksa, rencana dan evaluasi 30-60-90, umpan balik, dan tanda tangan.

• Karyawan: [nama] · [jabatan] · PKWTT masa percobaan s.d. [tanggal] · mentor: [nama]
• H-3: akun surel dan sistem diminta (akses minimum)
• Hari ke-1: perjanjian kerja ditandatangani dan salinan diserahkan · induksi K3 · formulir data dan persetujuan
• Minggu ke-1: BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan didaftarkan · kode etik · kebijakan data
• 30 hari: belajar · 60 hari: berkontribusi · 90 hari: mandiri
• Evaluasi hari ke-90: diangkat / tidak lulus masa percobaan dengan alasan tertulis

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah orientasi wajib menurut hukum?

Tidak ada aturan yang mewajibkan "program orientasi" dengan nama itu. Namun beberapa kegiatannya wajib, misalnya memberikan salinan perjanjian kerja, mendaftarkan jaminan sosial, dan menjelaskan K3 kepada pekerja baru.

Kapan BPJS karyawan baru harus didaftarkan?

Pemberi kerja wajib mendaftarkan pekerjanya sesuai ketentuan BPJS, dan praktik yang aman adalah sejak hari pertama bekerja. Periksa tenggat pendaftaran pada aturan BPJS terbaru.

Apakah evaluasi 30-60-90 hari boleh dipakai untuk PKWT?

Boleh, sebagai sarana pembinaan dan pengembangan. Yang tidak boleh adalah menjadikannya masa percobaan, karena PKWT tidak boleh memuat masa percobaan.

Apa yang terjadi bila masa percobaan berakhir tanpa keputusan?

Bila masa percobaan pada PKWTT berakhir dan karyawan tetap bekerja, karyawan tersebut berstatus karyawan tetap. Karena itu jadwalkan evaluasi sebelum masa percobaan berakhir.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja
• UU 24/2011 tentang BPJS
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Kerja Harian Lepas dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Paruh Waktu dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Tenaga Kerja Asing Dwibahasa dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.