Contoh Perjanjian Pinjaman Karyawan (Kasbon) dan Pemotongan Upah serta Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian pinjaman karyawan dan kapan dipakai

Banyak perusahaan, termasuk usaha kecil, memberi pinjaman atau kasbon kepada pekerja untuk keperluan mendesak: biaya rumah sakit, uang sekolah anak, atau perbaikan rumah. Cara pengembalian yang paling praktis adalah cicilan yang dipotong langsung dari upah setiap bulan.

Perjanjian pinjaman karyawan mencatat kesepakatan itu: berapa pokok pinjaman, ada atau tidak bunga, berapa cicilan, kapan mulai dipotong, dan apa yang terjadi bila pekerja berhenti sebelum lunas. Tanpa perjanjian tertulis, pemotongan upah berisiko dianggap tidak sah dan memicu perselisihan hak.

Gunakan template ini untuk setiap pinjaman, termasuk kasbon kecil yang dicicil lebih dari satu kali pembayaran upah. Untuk uang muka upah yang dipotong sekaligus pada gajian berikutnya, cukup memakai versi sederhana dengan satu baris jadwal.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kesepakatan tertulis. PP 36/2021 tentang Pengupahan mengatur bahwa pemotongan upah untuk pembayaran utang atau cicilan utang pekerja dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis atau perjanjian tertulis.
• Batas 50%. Jumlah keseluruhan pemotongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja. "Keseluruhan" berarti semua potongan dijumlahkan, bukan hanya cicilan pinjaman ini.
• Pinjam-meminjam. KUHPerdata mengatur pinjam pengganti: peminjam wajib mengembalikan dalam jumlah dan keadaan yang sama pada waktu yang ditentukan.
• Syarat sah perjanjian. Kesepakatan, kecakapan, objek tertentu, dan sebab yang halal menurut KUHPerdata.
• Hak saat hubungan kerja berakhir. UU Ketenagakerjaan dan PP 35/2021 mengatur uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan uang pisah. Perhitungan sisa pinjaman dengan hak tersebut perlu persetujuan pekerja yang tegas.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas perusahaan (badan usaha) dan pekerja, termasuk status hubungan kerja.
• Pertimbangan: permohonan pekerja, keperluan pinjaman, dan dasar kebijakan perusahaan.
• Pokok pinjaman dan cara pencairan.
• Bunga dan biaya (dianjurkan tanpa bunga).
• Jumlah dan jumlah kali cicilan, bulan mulai pemotongan, dan persetujuan tertulis pemotongan upah.
• Batas pemotongan keseluruhan 50% dan cara menangani kekurangan cicilan.
• Pelunasan dipercepat tanpa biaya.
• Keadaan khusus: cuti di luar tanggungan, sakit berkepanjangan, meninggal dunia.
• Penyelesaian bila hubungan kerja berakhir sebelum lunas.
• Larangan menahan dokumen pribadi, cara penagihan yang patut, dan kerahasiaan.
• Lampiran jadwal cicilan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Terima permohonan tertulis. Catat tanggal, keperluan, dan jumlah yang diminta.
2. Cek kemampuan bayar. Hitung upah yang diterima pekerja dan potongan lain yang sudah berjalan (koperasi, sewa mes, dan sebagainya).
3. Tentukan cicilan. Pastikan cicilan ditambah potongan lain tidak melebihi 50% dari upah yang diterima pada setiap pembayaran.
4. Pilih ketentuan bunga. Sebaiknya tanpa bunga. Bila ada biaya, tulis jumlahnya dengan jelas.
5. Pilih ketentuan saat PHK. Pilih apakah persetujuan memperhitungkan sisa pinjaman dengan hak akhir diberikan sekarang atau dimintakan lagi saat hubungan kerja berakhir.
6. Isi jadwal cicilan. Isi bulan, jumlah cicilan, total potongan, persentase dari upah, dan sisa pinjaman.
7. Tanda tangan. Kedua pihak menandatangani di atas meterai, dua rangkap. Satu rangkap untuk pekerja.
8. Jalankan dengan rapi. Tampilkan potongan di slip upah secara terpisah dengan sisa pinjaman.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memotong tanpa perjanjian tertulis. Kesepakatan lisan sulit dibuktikan dan bertentangan dengan PP Pengupahan.
• Lupa menjumlahkan semua potongan. Cicilan kecil bisa melampaui 50% bila digabung dengan potongan koperasi dan lainnya.
• Menahan pesangon sampai pinjaman lunas. Hak akhir yang tidak berkaitan dengan pinjaman tetap harus dibayar.
• Menahan ijazah sebagai jaminan. Praktik ini sering menjadi sengketa dan dilarang di sejumlah daerah.
• Bunga tinggi. Selain memberatkan, pinjaman berbunga yang dilakukan rutin kepada banyak orang dapat dianggap kegiatan pembiayaan yang memerlukan izin.
• Penagihan yang mempermalukan. Mengumumkan utang pekerja di grup kantor berisiko hukum dan merusak hubungan kerja.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat sembilan pasal, ketentuan PHK, dan lampiran jadwal cicilan.

• PERUSAHAAN memberikan pinjaman Rp[....] kepada PEKERJA untuk [keperluan].
• Tanpa bunga dan tanpa biaya.
• Dikembalikan [....] kali, Rp[....] per bulan, mulai upah bulan [....].
• PEKERJA menyetujui pemotongan upah; total potongan maksimal 50% dari upah yang diterima.
• Bila PHK sebelum lunas: sisa diperhitungkan dengan hak akhir sesuai persetujuan tertulis, dengan rincian.
• Lampiran: jadwal cicilan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah batas 50% dihitung dari upah pokok?

Batasnya dihitung dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja, dan berlaku untuk jumlah keseluruhan pemotongan. Untuk kasus yang rumit, misalnya ada potongan wajib undang-undang, periksa cara hitungnya dengan konsultan Anda.

Bolehkah sisa pinjaman dipotong dari pesangon?

Dapat diperhitungkan bila pekerja menyetujuinya secara tertulis dan perhitungannya diserahkan kepada pekerja. Tanpa persetujuan, perusahaan sebaiknya menagih secara terpisah.

Bagaimana bila pekerja meninggal dunia?

Template memberi pilihan: perusahaan menghapus sisa pinjaman, atau menyelesaikannya bersama ahli waris secara musyawarah. Banyak perusahaan memilih menghapus untuk pinjaman kecil.

Perlukah meterai?

Meterai bukan syarat sah perjanjian, tetapi diperlukan bila perjanjian dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Lazimnya dibubuhkan sejak awal.

Dasar hukum

• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• Pasal 1320, 1338, dan 1754–1769 KUHPerdata
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Kerja Harian Lepas dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Paruh Waktu dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Tenaga Kerja Asing Dwibahasa dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.