Contoh Kebijakan Perjalanan Dinas Perusahaan dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan perjalanan dinas dan kapan dipakai

Kebijakan perjalanan dinas adalah aturan internal untuk perjalanan pekerja ke luar kota atau ke luar negeri dalam rangka tugas perusahaan. Isinya menjawab pertanyaan sehari-hari: siapa yang boleh menyetujui, naik pesawat kelas apa, menginap di hotel dengan plafon berapa, berapa uang harian, dan kapan laporan biaya harus diserahkan.

Tanpa kebijakan tertulis, biaya perjalanan mudah membengkak dan sering menimbulkan perselisihan, misalnya soal lembur saat perjalanan di hari libur atau soal uang muka yang tidak kunjung dipertanggungjawabkan. Kebijakan ini cocok untuk perusahaan besar maupun usaha kecil yang pekerjanya sering ke lapangan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Perintah kerja dan waktu kerja. Perjalanan dinas adalah bagian dari pekerjaan. Waktu kerja, istirahat, dan lembur tetap tunduk pada UU Ketenagakerjaan dan PP 35/2021.
• Upah dan tunjangan. PP 36/2021 membedakan upah, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Uang harian perjalanan lazimnya tunjangan tidak tetap karena dibayar hanya saat perjalanan.
• Pemotongan upah. PP 36/2021 mengatur pemotongan upah, termasuk untuk ganti rugi dan uang muka, dengan batas tertentu dan syarat yang harus dipenuhi.
• Keselamatan. UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja dan program Jaminan Kecelakaan Kerja BPJS Ketenagakerjaan relevan bila terjadi kecelakaan selama perjalanan dinas.
• Pajak. UU Pajak Penghasilan sebagaimana diubah UU 7/2021 (HPP) dan aturan pelaksananya, termasuk ketentuan tentang imbalan dalam bentuk natura dan/atau kenikmatan, menentukan bagian mana yang menjadi penghasilan pekerja dan dipotong PPh Pasal 21.

Tidak ada undang-undang yang menentukan kelas pesawat atau besarnya uang harian untuk perusahaan swasta. Angka-angka itu adalah keputusan bisnis yang dituangkan dalam kebijakan.

Isi penting yang wajib ada

• Pengertian perjalanan dinas, misalnya ke luar kota atau di luar radius tertentu.
• Prinsip hemat dan aman, serta larangan memakai biaya dinas untuk keperluan pribadi.
• Matriks persetujuan surat tugas.
• Tabel kelas transportasi dan plafon akomodasi per golongan.
• Tabel uang harian dalam dan luar negeri.
• Biaya yang ditanggung dan tidak ditanggung.
• Uang muka, batas waktu pertanggungjawaban, dan jenis bukti.
• Waktu kerja, hari libur, dan lembur selama perjalanan.
• Keselamatan dan kesehatan perjalanan.
• Larangan menerima fasilitas dari mitra.
• Perpajakan dan sanksi.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tentukan definisi. Misalnya perjalanan ke luar kota tempat kedudukan atau di luar radius 50 km.
2. Isi matriks persetujuan. Sesuaikan dengan struktur jabatan dan matriks kewenangan.
3. Isi tabel golongan. Tentukan kelas pesawat, kereta, dan plafon hotel. Bedakan kota besar dan kota lain bila perlu.
4. Isi uang harian. Tentukan apakah dikurangi bila makan sudah disediakan penyelenggara.
5. Atur uang muka. Tetapkan persentase maksimal dan larang uang muka baru sebelum yang lama dipertanggungjawabkan.
6. Tetapkan batas pertanggungjawaban. Misalnya 5 hari kerja setelah kembali, dengan bukti asli atau elektronik.
7. Atur lembur. Tentukan kompensasi untuk perjalanan pada hari libur sesuai hak pekerja.
8. Konsultasikan pajak. Mintalah bagian keuangan atau konsultan pajak mengecek perlakuan PPh atas uang harian dan fasilitas.

Kesalahan yang sering terjadi

• Uang muka menggantung berbulan-bulan. Tanpa batas waktu dan pengingat tertulis, sulit ditagih.
• Memotong upah seluruhnya untuk uang muka. Pemotongan upah dibatasi PP 36/2021 dan harus punya dasar.
• Perjalanan hari Minggu tanpa kompensasi. Pekerja yang berhak lembur dapat menuntut upah lembur.
• Tiket dibayari pemasok. Ini rawan benturan kepentingan dan suap.
• Menganggap semua uang harian bebas pajak. Perlakuannya bergantung pada sifat pembayaran dan aturan pajak yang berlaku.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel golongan, surat tugas, dan laporan pertanggungjawaban biaya.

• Persetujuan: dalam negeri oleh [....]; luar negeri oleh [....].
• Golongan [....]: pesawat kelas [....], hotel plafon Rp[....] per malam.
• Uang harian dalam negeri: Rp[....] per hari.
• Uang muka: paling banyak [....]% dari perkiraan biaya.
• Pertanggungjawaban: paling lambat [....] hari kerja setelah kembali.
• Dilarang menerima fasilitas perjalanan dari pemasok atau pelanggan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah waktu perjalanan dihitung sebagai jam kerja?

Waktu tempuh pada hari kerja lazimnya dihitung sebagai waktu kerja. Perjalanan pada hari istirahat atau hari libur atas perintah perusahaan perlu diberi kompensasi sesuai ketentuan lembur bagi pekerja yang berhak.

Bagaimana jika pekerja kecelakaan saat perjalanan dinas?

Laporkan segera kepada perusahaan. Kecelakaan dalam perjalanan dinas dapat termasuk kecelakaan kerja yang dilindungi program Jaminan Kecelakaan Kerja sesuai ketentuannya. Perusahaan wajib melaporkannya kepada BPJS Ketenagakerjaan dalam tenggat yang berlaku.

Bolehkah memperpanjang perjalanan untuk liburan?

Boleh bila disetujui atasan dan seluruh biaya tambahan, termasuk selisih tiket dan hotel, ditanggung pekerja.

Apakah uang harian dipotong pajak?

Bergantung pada sifatnya. Penggantian biaya yang benar-benar untuk kepentingan perusahaan dan dipertanggungjawabkan berbeda perlakuannya dengan uang harian yang menjadi tambahan penghasilan. Rujuk aturan PPh terbaru atau konsultan pajak.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023
• PP 35/2021
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja
• UU 7/1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana diubah terakhir dengan UU 7/2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Gugatan Perselisihan Hubungan Industrial (PHI) dan Cara Mengisinya
• Contoh Jawaban Gugatan PHI oleh Pengusaha dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Cuti dan Izin Pekerja dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.