Contoh Kebijakan Otorisasi dan Matriks Kewenangan Keuangan (DOA) dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan otorisasi dan kapan dipakai

Kebijakan otorisasi dan batas kewenangan keuangan adalah aturan internal yang membagi wewenang keuangan di dalam perusahaan. Intinya berupa tabel atau matriks: baris berisi jenis transaksi (belanja operasional, belanja modal, sewa, pinjaman, penghapusan piutang, sumbangan), kolom berisi jabatan, dan setiap sel berisi batas nilai yang boleh disetujui.

Tanpa matriks, keputusan cenderung menumpuk di Direksi sehingga lambat, atau sebaliknya, staf menyetujui transaksi besar tanpa pengawasan. Matriks membuat jalur persetujuan jelas bagi semua orang, termasuk bagi auditor dan bank.

Dokumen ini dipakai saat perusahaan mulai memiliki beberapa tingkat manajer, membuka cabang, menyusun anggaran tahunan, atau ketika auditor menemukan transaksi yang tidak jelas penyetujunya.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Direksi yang mengurus dan mewakili perseroan. UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (sebagaimana diubah UU 6/2023) menempatkan pengurusan dan perwakilan perseroan pada Direksi. Pekerja yang menandatangani kontrak atas nama perseroan perlu dasar kuasa dari Direksi.
• Kuasa tertulis. UU PT memungkinkan Direksi memberi kuasa tertulis kepada pekerja atau orang lain untuk perbuatan hukum tertentu. Itulah dasar pendelegasian dalam matriks.
• Transaksi yang perlu RUPS. Mengalihkan atau menjaminkan kekayaan perseroan dalam jumlah besar memerlukan persetujuan RUPS menurut UU PT. Anggaran dasar juga sering mensyaratkan persetujuan Dewan Komisaris untuk perbuatan tertentu, seperti meminjam uang.
• Pemberian kuasa dalam KUHPerdata. Penerima kuasa tidak boleh bertindak melebihi kuasanya. Ini sejalan dengan prinsip batas nilai dalam matriks.
• Persetujuan elektronik. UU ITE mengakui dokumen dan tanda tangan elektronik, sehingga persetujuan melalui sistem dapat dipakai asalkan identitas dan waktunya tercatat.

Untuk perusahaan terbuka, BUMN, bank, asuransi, atau perusahaan teknologi finansial, ada aturan regulator tambahan, misalnya tentang transaksi afiliasi dan transaksi material. Periksa aturan sektor Anda.

Isi penting yang wajib ada

• Tujuan, ruang lingkup, dan pernyataan bahwa kebijakan tidak mengubah wewenang organ perseroan.
• Pengertian menyetujui, menandatangani, melepas pembayaran, dan cara menghitung nilai transaksi.
• Prinsip dua orang (pengusul dan penyetuju), larangan memecah transaksi, dan larangan menyetujui untuk diri sendiri.
• Daftar transaksi yang wajib disetujui Dewan Komisaris atau RUPS menurut anggaran dasar.
• Matriks kewenangan per jenis transaksi dan jabatan.
• Aturan pengeluaran di luar anggaran.
• Pendelegasian, pejabat pengganti, persetujuan elektronik, dan daftar spesimen tanda tangan.
• Pengawasan dan akibat pelanggaran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Baca anggaran dasar. Catat perbuatan yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris atau RUPS, dan aturan tentang siapa di antara Direksi yang berwenang mewakili.
2. Susun daftar jenis transaksi. Mulai dari yang paling sering: belanja operasional, belanja modal, kontrak penjualan, sewa, diskon, penghapusan, pinjaman, sumbangan, perdamaian sengketa.
3. Tentukan jabatan. Sesuaikan kolom dengan struktur organisasi Anda. Usaha kecil cukup dua atau tiga tingkat.
4. Isi batas nilai. Gunakan angka bulat dan naik secara wajar dari satu tingkat ke tingkat berikutnya. Untuk sewa dan kontrak berulang, hitung nilai seluruh masa kontrak.
5. Atur pelepasan pembayaran. Tetapkan dua pejabat untuk melepas pembayaran di internet banking dan pastikan pembuat instruksi bukan pelepas.
6. Tetapkan pejabat pengganti. Siapkan formulir pendelegasian sementara untuk cuti atau perjalanan dinas.
7. Isi daftar pejabat berwenang dan spesimen. Kirim pembaruannya ke bank bila ada perubahan.
8. Sahkan dan umumkan. Pastikan SOP pengadaan, kas kecil, dan penggantian biaya memakai angka yang sama.

Kesalahan yang sering terjadi

• Batas nilai melampaui anggaran dasar. Akibatnya transaksi dapat dipersoalkan keabsahannya dan Direksi dapat dimintai tanggung jawab.
• Menghitung sewa per bulan. Sewa lima tahun yang dihitung per bulan tampak kecil, padahal komitmennya besar.
• Menyetujui klaim sendiri. Penggantian biaya seorang direktur disetujui oleh dirinya sendiri. Tetapkan penyetuju khusus untuk Direksi.
• Token bank tidak dicabut. Pejabat yang sudah berhenti masih memegang akses pelepasan pembayaran.
• Matriks tidak diperbarui. Struktur organisasi berubah, tetapi matriks masih menyebut jabatan lama.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• Pasal 3: Setiap transaksi melibatkan minimal dua orang; pembuat instruksi bayar dan pelepas pembayaran harus berbeda.
• Pasal 4: Transaksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris/RUPS sesuai anggaran dasar tidak didelegasikan.
• Pasal 5: Belanja operasional dalam anggaran: Manajer s.d. Rp[....], Kepala Divisi s.d. Rp[....], Direktur s.d. Rp[....].
• Pasal 7: Pendelegasian tertulis, berjangka, dan tidak boleh didelegasikan lagi.
• Lampiran: daftar pejabat berwenang, spesimen tanda tangan, dan formulir pendelegasian sementara.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah CV atau usaha perseorangan juga perlu matriks kewenangan?

Tidak wajib, tetapi bermanfaat begitu ada pegawai yang berbelanja atau membayar atas nama usaha. Untuk CV, sesuaikan dengan akta pendirian dan wewenang sekutu pengurus.

Apakah nilai dalam matriks termasuk pajak?

Sebaiknya ya, agar konsisten dengan jumlah uang yang benar-benar keluar. Tulis aturan itu secara tegas dalam definisi nilai transaksi.

Bagaimana bila penyetuju sedang cuti dan ada pembayaran mendesak?

Gunakan pejabat pengganti yang sudah ditunjuk tertulis atau pejabat yang lebih tinggi dalam jalur yang sama. Persetujuan susulan hanya untuk keadaan darurat dan wajib dilaporkan.

Apakah persetujuan lewat aplikasi pesan sah?

Bisa menjadi bukti, tetapi lebih aman memakai sistem yang mencatat identitas dan waktu. Kebijakan ini mewajibkan persetujuan darurat lewat pesan dicatat ulang ke sistem dalam beberapa hari kerja.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• Anggaran dasar perseroan
• KUHPerdata (ketentuan pemberian kuasa, Pasal 1792 dan seterusnya)
• UU 11/2008 tentang ITE jo. UU 1/2024
• UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Lisensi Hak Cipta Lagu dan Konten dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Lisensi Rahasia Dagang dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Pelunasan Utang Dagang Bertahap dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.