Contoh Kebijakan dan SOP Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan dan SOP pengadaan dan kapan dipakai

Kebijakan pengadaan adalah aturan internal yang menjelaskan bagaimana perusahaan membeli barang, jasa, atau pekerjaan. SOP (standar prosedur operasional) adalah langkah kerjanya: formulir apa yang diisi, siapa memeriksa, dan dokumen apa yang harus ada sebelum uang keluar.

Dokumen ini diperlukan begitu perusahaan tidak lagi dikelola satu orang. Saat pembelian dilakukan staf, risiko yang muncul adalah harga yang terlalu mahal, pemasok "titipan", barang yang tidak pernah datang, atau tagihan ganda. Kebijakan yang jelas mencegah hal itu tanpa memperlambat pekerjaan.

Kebijakan ini juga berguna saat perusahaan diaudit, mengajukan kredit ke bank, mencari investor, atau mengikuti tender pelanggan besar yang meminta bukti tata kelola.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Pengadaan barang/jasa pemerintah diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 beserta perubahannya. Aturan itu berlaku untuk instansi pemerintah, bukan untuk perusahaan swasta. Namun banyak prinsipnya, seperti perbandingan harga dan larangan benturan kepentingan, bisa ditiru.

• Perjanjian dengan pemasok. Begitu Pesanan Pembelian diterima pemasok, lahir perjanjian jual beli atau pemborongan pekerjaan yang tunduk pada KUHPerdata. Syarat sahnya mengikuti Pasal 1320 KUHPerdata.
• Tanggung jawab Direksi. UU Perseroan Terbatas mewajibkan Direksi mengurus perseroan dengan iktikad baik dan penuh tanggung jawab. Sistem pengadaan yang tertib adalah salah satu bukti bahwa Direksi sudah berhati-hati.
• Anggaran dasar. Pembelian aset atau kontrak bernilai besar bisa jadi memerlukan persetujuan Dewan Komisaris atau RUPS. Kebijakan internal tidak boleh melewati ketentuan itu.
• Larangan suap. Suap di sektor swasta dapat dijerat UU 11/1980 tentang Tindak Pidana Suap, dan KUHP Nasional yang berlaku sejak 2 Januari 2026 juga mengatur pertanggungjawaban pidana korporasi.
• Persaingan usaha. UU 5/1999 melarang persekongkolan dalam penentuan pemenang tender. Proses penawaran yang adil mengurangi risiko ini.
• Penyimpanan dokumen. Dokumen pengadaan adalah dokumen perusahaan menurut UU 8/1997 dan menjadi bukti pembukuan untuk keperluan pajak.

Isi penting yang wajib ada

• Tujuan, ruang lingkup, dan pengecualian (misalnya pembelian kas kecil).
• Pengertian: Permintaan Pembelian (PR), Pesanan Pembelian (PO) atau SPK, pemasok, benturan kepentingan, pihak terkait.
• Prinsip: berdasarkan kebutuhan, larangan memecah pesanan, pemisahan fungsi, dan dokumentasi.
• Alur permintaan pembelian dan pemeriksaan anggaran.
• Aturan perbandingan harga: kapan cukup satu penawaran, kapan minimal tiga, kapan tender.
• Tabel persetujuan berjenjang sesuai nilai transaksi.
• Benturan kepentingan, larangan hadiah, dan kerahasiaan penawaran.
• Pendaftaran dan evaluasi pemasok, termasuk verifikasi rekening bank.
• Penerimaan dan pemeriksaan barang, serta pencocokan tiga dokumen sebelum pembayaran.
• Penyimpanan dokumen, audit, saluran pelaporan, dan sanksi.
• Formulir Permintaan Pembelian dan Lembar Perbandingan Penawaran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tentukan ruang lingkup. Sebut unit atau cabang yang tunduk pada kebijakan dan apa yang dikecualikan.
2. Tetapkan ambang nilai. Isi tabel persetujuan berjenjang. Pakai angka yang sama dengan matriks otorisasi perusahaan.
3. Atur jumlah penawaran. Misalnya satu penawaran untuk nilai kecil, minimal tiga untuk nilai menengah, dan tender untuk nilai besar.
4. Tulis daftar pengecualian. Pemasok tunggal, keadaan darurat, dan pekerjaan lanjutan. Wajibkan alasan tertulis.
5. Isi definisi pihak terkait. Tentukan sampai derajat keluarga mana yang harus diungkapkan.
6. Tentukan penerima barang. Pilih orang atau bagian yang bukan pembuat pesanan.
7. Atur pembayaran. Wajibkan pencocokan PO, bukti penerimaan, dan faktur, serta transfer hanya ke rekening atas nama pemasok.
8. Sesuaikan formulir. Ubah kolom Formulir Permintaan Pembelian sesuai sistem Anda, lalu sahkan kebijakan dengan tanda tangan Direksi.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memecah pesanan. Satu kebutuhan dipecah menjadi beberapa PO kecil agar cukup disetujui manajer. Tutup celah ini dengan menghitung nilai kebutuhan yang sama dalam satu periode.
• Tiga penawaran formalitas. Penawaran pembanding diminta dari perusahaan yang ternyata satu pemilik. Wajibkan pemasok yang tidak saling terafiliasi dan periksa pemilik manfaatnya.
• Rekening pemasok diganti lewat email. Ini modus penipuan yang sering terjadi. Konfirmasi ulang setiap perubahan rekening melalui kontak resmi pemasok.
• Barang diterima oleh pemesan sendiri. Tanpa pemisahan fungsi, barang fiktif sulit terdeteksi.
• Kebijakan bertentangan dengan anggaran dasar. Batas nilai di kebijakan melebihi wewenang Direksi menurut anggaran dasar.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• Pasal 5: Untuk nilai di atas Rp[....], minta penawaran tertulis dari minimal 3 pemasok yang tidak saling terafiliasi.
• Pasal 6: tabel nilai transaksi, jumlah penawaran, penyetuju PR, dan penyetuju PO.
• Pasal 7: Pekerja wajib mengungkapkan benturan kepentingan dan mundur dari proses.
• Pasal 11: Pembayaran hanya setelah PO, bukti penerimaan, dan faktur cocok.
• Lampiran I: Formulir Permintaan Pembelian (uraian, jumlah, perkiraan harga, kode anggaran, tanda tangan).

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan swasta wajib mengikuti Perpres pengadaan pemerintah?

Tidak. Perpres pengadaan berlaku untuk pengadaan yang dibiayai APBN/APBD. Perusahaan swasta bebas mengatur sendiri, kecuali kontrak dengan pelanggan atau aturan sektor tertentu mensyaratkan prosedur khusus.

Bagaimana bila hanya ada satu pemasok?

Gunakan pengecualian pemasok tunggal. Catat alasannya, misalnya pemegang hak eksklusif atau agen tunggal, dan minta persetujuan satu tingkat lebih tinggi.

Usaha kecil saya hanya punya tiga pegawai. Apakah kebijakan ini terlalu berat?

Pilih bagian yang relevan. Kontrol paling penting untuk usaha kecil adalah pemilik menyetujui pembayaran, pembanding harga untuk pembelian besar, dan pemeriksaan rekening koran setiap bulan.

Apakah harga terendah selalu harus dipilih?

Tidak. Mutu, waktu penyerahan, garansi, dan rekam jejak juga dinilai. Bila tidak memilih harga terendah, tulis alasannya di Lembar Perbandingan Penawaran.

Dasar hukum

• KUHPerdata (Pasal 1320, 1338, dan ketentuan jual beli serta pemborongan pekerjaan)
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 5/1999 tentang Larangan Praktik Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat
• UU 11/1980 tentang Tindak Pidana Suap
• UU 1/2023 tentang KUHP
• UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Kerja Sama Apotek dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Sama Pemasaran Afiliasi dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Konsinyasi dan Pembagian Hasil Penjualan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.