Contoh Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Pelanggaran Disiplin dan Cara Mengisinya

Apa itu BAP pelanggaran disiplin dan kapan dipakai

Berita acara pemeriksaan (BAP) pelanggaran disiplin adalah dokumen yang mencatat jalannya pemeriksaan internal ketika seorang pekerja diduga melanggar aturan kerja. Isinya siapa yang memeriksa, apa dugaannya, apa jawaban pekerja, siapa saksinya, bukti apa yang dilihat, dan apa kesimpulan pemeriksa.

BAP dipakai sebelum perusahaan menjatuhkan sanksi, misalnya surat peringatan, atau sebelum memulai proses PHK karena pelanggaran. Dengan BAP, keputusan perusahaan berdiri di atas fakta yang tercatat, bukan sekadar laporan lisan atasan.

Dokumen ini juga melindungi pekerja. Pekerja mendapat kesempatan menjelaskan versinya, mengajukan saksi, dan menanggapi bukti. Bila perkara berlanjut ke perundingan bipartit, mediasi, atau Pengadilan Hubungan Industrial, BAP yang rapi menjadi bukti bahwa prosesnya adil.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada pasal undang-undang yang khusus mengatur bentuk BAP disiplin. Tata cara pemeriksaan biasanya diatur dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Meski begitu, BAP berkaitan erat dengan beberapa aturan berikut.

• Aturan disiplin bersumber dari perjanjian kerja, PP, atau PKB. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023) mewajibkan perusahaan dengan jumlah pekerja tertentu memiliki PP atau PKB yang memuat tata tertib dan sanksi.
• PHK karena pelanggaran harus didahului surat peringatan. PP 35/2021 mengatur PHK karena pekerja melanggar perjanjian kerja, PP, atau PKB setelah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, kecuali PP/PKB mengatur lain.
• Dugaan pidana tidak bisa diputus sendiri oleh perusahaan. Putusan MK 012/PUU-I/2003 menyatakan ketentuan PHK karena "kesalahan berat" dalam UU 13/2003 tidak mengikat. Karena itu, perusahaan tidak boleh menyimpulkan pekerja melakukan tindak pidana hanya dari pemeriksaan internal.
• Data pribadi dilindungi. BAP memuat data pribadi dan informasi sensitif. Simpan secara rahasia sesuai UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan, termasuk beberapa ketentuan PHK, dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor BAP, hari, tanggal, jam mulai dan selesai, serta tempat pemeriksaan.
• Nama dan jabatan para pemeriksa, serta dasar penugasannya (surat tugas dan pasal PP/PKB).
• Identitas pekerja, status hubungan kerja, dan surat peringatan yang masih berlaku.
• Penjelasan hak pekerja: memberi keterangan, membela diri, mengajukan saksi atau bukti, dan membaca BAP.
• Uraian dugaan pelanggaran: waktu, tempat, sumber informasi, dan pasal yang diduga dilanggar.
• Tanya-jawab dengan pekerja, dicatat dengan kalimat pekerja sendiri.
• Daftar saksi dan pokok keterangannya, serta daftar bukti beserta nomor lampiran.
• Kesimpulan dan rekomendasi pemeriksa, dengan hal yang meringankan dan memberatkan.
• Tanda tangan pekerja, pendamping, dan pemeriksa, serta catatan penolakan tanda tangan bila ada.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tunjuk pemeriksa. Minimal dua orang, sesuai PP/PKB. Hindari atasan yang menjadi pelapor atau pihak yang terlibat.
2. Kirim undangan pemeriksaan. Sebut waktu, tempat, dan pokok dugaan, agar pekerja dapat bersiap. Beri tahu bahwa ia boleh didampingi serikat pekerja bila PP/PKB mengizinkan.
3. Isi bagian pembuka. Tulis jam mulai, nama pemeriksa, dasar penugasan, dan identitas pekerja.
4. Bacakan hak pekerja. Jelaskan bahwa pemeriksaan ini belum merupakan sanksi.
5. Uraikan dugaan secara objektif. Pakai kata "diduga". Jangan menulis kesimpulan di bagian ini.
6. Catat tanya-jawab. Ajukan pertanyaan terbuka dan tulis jawaban apa adanya. Bila pekerja ingin menyampaikan pembelaan tertulis, beri tenggat.
7. Periksa saksi dan bukti. Catat pokok keterangan saksi. Perlihatkan bukti kepada pekerja dan catat tanggapannya.
8. Tulis kesimpulan dan rekomendasi. Pilih: terbukti, terbukti sebagian, tidak terbukti, atau perlu pemeriksaan lanjutan. Rekomendasi diserahkan kepada pejabat yang berwenang menjatuhkan sanksi.
9. Bacakan BAP dan minta tanda tangan. Bila pekerja menolak, isi catatan penolakan dan mintakan tanda tangan dua saksi. Catat jam selesai.

Kesalahan yang sering terjadi

• BAP ditulis seperti vonis. Kalimat "pekerja terbukti mencuri" di bagian uraian membuat BAP tampak berat sebelah. Tulis fakta dan dugaan; simpulkan di bagian akhir.
• Pekerja tidak diberi kesempatan membela diri. Tanpa jawaban pekerja, BAP mudah dipersoalkan dalam bipartit atau mediasi.
• Memaksa tanda tangan. Tekanan atau ancaman justru merusak nilai bukti BAP. Catat penolakan dengan saksi.
• Bukti tidak dilampirkan. Sebut dan lampirkan bukti dengan nomor yang jelas. Simpan rekaman asli, misalnya file CCTV, dengan aman.
• Langsung mem-PHK berdasarkan BAP. PHK tetap harus mengikuti alasan dan prosedur dalam PP 35/2021, termasuk surat pemberitahuan dan hak pekerja untuk menolak.
• BAP beredar luas. BAP berisi data pribadi. Batasi akses hanya untuk pihak yang berkepentingan.

Contoh singkat

Kerangka di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel tanya-jawab, saksi, bukti, kesimpulan, dan catatan penolakan tanda tangan.

• BAP Nomor [....] · Hari/tanggal [....], pukul [....] s.d. [....], di [ruang rapat ....]
• Pemeriksa: [nama, jabatan] dan [nama, jabatan], berdasarkan Surat Tugas [....]
• Pekerja: [nama], [jabatan], SP yang berlaku: [....]
• Dugaan: pada [tanggal], pekerja diduga [uraian], melanggar Pasal [....] Peraturan Perusahaan
• Keterangan pekerja: [jawaban dengan kalimat pekerja]
• Saksi: [nama] — [pokok keterangan]; Bukti: [rekaman CCTV, Lampiran 1]
• Kesimpulan: [terbukti/tidak terbukti]; rekomendasi: [SP ke-.... / tanpa sanksi]
• Tanda tangan pekerja dan pemeriksa; catatan penolakan bila ada.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pekerja wajib menandatangani BAP?

Tidak ada kewajiban hukum yang memaksa pekerja menandatangani. Pekerja boleh menolak, misalnya karena tidak setuju dengan isinya. Yang penting, penolakan itu dicatat dan disaksikan, dan pekerja tetap diberi kesempatan menyampaikan pembelaan tertulis.

Bolehkah pekerja didampingi saat diperiksa?

Banyak PP dan PKB membolehkan pendampingan oleh pengurus serikat pekerja. Bila aturan internal diam, mengizinkan pendampingan umumnya membuat proses lebih dipercaya. Pendamping tidak menggantikan pekerja dalam menjawab pertanyaan.

Bagaimana bila dugaan pelanggaran juga tindak pidana?

Perusahaan dapat melaporkan dugaan tersebut kepada kepolisian. BAP internal tetap boleh dibuat untuk keperluan disiplin, tetapi jangan menyatakan pekerja bersalah secara pidana. Penilaian pidana menjadi wewenang penegak hukum dan pengadilan.

Apakah BAP perlu meterai?

Tidak wajib. BAP adalah dokumen internal. Meterai baru relevan bila dokumen akan dipakai sebagai alat bukti di pengadilan dan dapat dibubuhkan kemudian (pemeteraian kemudian).

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• Putusan MK 012/PUU-I/2003
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Kebijakan Kerja Jarak Jauh (WFH dan Hibrida) dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Pencegahan Kekerasan Seksual di Tempat Kerja dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Penggantian Biaya (Reimbursement) Karyawan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.