Contoh Kebijakan Penggantian Biaya (Reimbursement) Karyawan dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan reimbursement dan kapan dipakai

Karyawan sering menalangi biaya untuk pekerjaan: ongkos ojek ke klien, parkir, jamuan rapat, atau biaya sertifikasi. Ada pula fasilitas yang diberikan dalam bentuk penggantian, seperti biaya kacamata atau pengobatan rawat jalan. Kebijakan penggantian biaya mengatur biaya mana yang diganti, sampai berapa, dengan bukti apa, dan dalam waktu berapa lama.

Tanpa kebijakan, keputusan bergantung pada selera atasan. Karyawan merasa diperlakukan tidak adil, sementara bagian keuangan kesulitan memeriksa klaim yang tidak lengkap atau bahkan fiktif.

Kebijakan ini dipakai bersama Kebijakan Perjalanan Dinas (untuk biaya perjalanan), SOP Kas Kecil (untuk pengeluaran tunai kecil), dan Matriks Otorisasi (untuk penyetuju).

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Bukan upah. PP 36/2021 tentang Pengupahan (sebagaimana diubah) membedakan upah dengan pendapatan nonupah. Penggantian biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan pada dasarnya bukan upah. Namun bila perusahaan membayar jumlah tetap setiap bulan tanpa bukti, pembayaran itu bisa dipandang sebagai tunjangan.
• Pemotongan upah. Bila klaim yang tidak berhak ingin ditarik kembali lewat potongan gaji, ikuti syarat pemotongan upah dalam aturan pengupahan dan Peraturan Perusahaan/PKB.
• Pajak. Undang-Undang Pajak Penghasilan dan peraturan pelaksananya mengatur imbalan sehubungan dengan pekerjaan dalam bentuk natura dan/atau kenikmatan. Biaya yang benar-benar untuk kepentingan perusahaan berbeda perlakuannya dengan penggantian yang menjadi kenikmatan pribadi karyawan. Periksa aturan terbaru atau tanyakan konsultan pajak.
• Data pribadi. Kuitansi pengobatan memuat data kesehatan, yang tergolong data pribadi spesifik menurut UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Batasi akses dan tujuan pengolahannya.
• BPJS Kesehatan tetap wajib. Penggantian biaya pengobatan adalah tambahan, bukan pengganti kepesertaan jaminan kesehatan nasional.

Aturan ketenagakerjaan sedang dalam masa peralihan setelah Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 dan pengesahan UU Pelindungan Ketenagakerjaan oleh DPR pada 6 Oktober 2026. Periksa perkembangan terbaru sebelum menetapkan kebijakan.

Isi penting yang wajib ada

• Ruang lingkup dan hubungan dengan Kebijakan Perjalanan Dinas.
• Pengertian penggantian biaya, plafon, klaim, dan bukti sah.
• Prinsip: wajar, benar-benar dikeluarkan, satu kali klaim, dan selisih di atas plafon ditanggung karyawan.
• Tabel jenis biaya, syarat, plafon, dan bukti.
• Daftar biaya yang tidak diganti.
• Biaya yang memerlukan persetujuan sebelumnya.
• Batas waktu klaim, kurs mata uang asing, dan bukti hilang.
• Alur persetujuan, pemeriksaan, pembayaran, dan pajak.
• Perlindungan data pribadi, sanksi, dan penyelesaian klaim saat karyawan berhenti.
• Formulir klaim dengan pernyataan karyawan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Daftar jenis biaya. Mulai dari yang sering diklaim. Hapus baris yang tidak relevan.
2. Isi plafon. Sesuaikan dengan anggaran. Tentukan apakah plafon tahunan boleh diakumulasi.
3. Tentukan bukti. Untuk setiap jenis, tulis bukti minimal yang diterima, termasuk bukti elektronik.
4. Tetapkan batas waktu. Misalnya 30 hari sejak pengeluaran, dan batas akhir tahun buku.
5. Atur penyetuju. Atasan langsung untuk nilai kecil; pejabat lebih tinggi sesuai matriks untuk nilai besar. Klaim penyetuju disetujui atasannya.
6. Atur pembayaran. Tentukan apakah dibayar terpisah atau bersama gaji, dan catat terpisah dari komponen upah.
7. Konsultasikan pajak. Tandai jenis biaya yang mungkin merupakan kenikmatan bagi karyawan.
8. Sosialisasikan formulir. Jelaskan cara mengisi Formulir Klaim dan arti pernyataan karyawan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Reimbursement tetap bulanan tanpa bukti. Ini sebenarnya tunjangan. Dampaknya dapat merambat ke perhitungan upah, lembur, atau pesangon, serta perlakuan pajaknya.
• Klaim ganda. Biaya yang sama diklaim lewat kas kecil dan reimbursement, atau sudah dibayar asuransi.
• Atasan melihat diagnosis. Atasan langsung tidak perlu mengetahui penyakit karyawan; cukup bagian yang berwenang memeriksa bukti pengobatan.
• Tidak ada batas waktu. Klaim setahun lalu muncul tiba-tiba dan mengacaukan pembukuan.
• Menolak klaim tanpa alasan. Kebijakan harus memberi alasan tertulis dan kesempatan melengkapi.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• Pasal 4: tabel jenis biaya, syarat, plafon, dan bukti (biaya kerja, transportasi lokal, jamuan, komunikasi, pengobatan, kacamata, pelatihan).
• Pasal 7: Klaim diajukan paling lambat [....] hari setelah pengeluaran dengan Formulir Klaim dan bukti sah.
• Pasal 8: Penyetuju tidak boleh menyetujui klaimnya sendiri; dibayar paling lambat [....] hari kerja.
• Pasal 9: Bukti pengobatan disimpan terpisah dengan akses terbatas.
• Lampiran: Formulir Klaim dengan pernyataan bahwa biaya belum pernah diklaim.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah reimbursement termasuk upah?

Penggantian biaya berdasarkan bukti untuk kepentingan pekerjaan pada dasarnya bukan upah. Yang perlu diwaspadai adalah pembayaran tetap setiap bulan tanpa bukti, karena dapat dipandang sebagai tunjangan.

Apakah reimbursement dikenai pajak penghasilan?

Bergantung pada jenis biayanya. Biaya untuk kepentingan perusahaan berbeda dengan penggantian yang dinikmati pribadi karyawan, seperti pengobatan. Periksa aturan natura/kenikmatan yang berlaku dan konsultasikan dengan konsultan pajak.

Bagaimana bila nota hilang?

Kebijakan ini mengizinkan pernyataan kehilangan dengan bukti pendukung lain, seperti mutasi rekening, sampai batas nilai tertentu.

Bolehkah perusahaan menolak klaim yang terlambat?

Boleh bila batas waktunya sudah diatur jelas dan diumumkan. Sediakan jalur pengecualian dengan alasan yang dapat diterima.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023 dan PP 49/2025
• UU 7/1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana telah beberapa kali diubah
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 11/2008 tentang ITE jo. UU 1/2024
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Formulir Permintaan Tenaga Kerja dan Persetujuan dan Cara Mengisinya
• Contoh Formulir Serah Terima Aset dan Exit Clearance dan Cara Mengisinya
• Contoh Gugatan Perselisihan Hubungan Industrial (PHI) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.