Contoh Formulir Permintaan Tenaga Kerja dan Persetujuan dan Cara Mengisinya

Apa itu formulir permintaan tenaga kerja dan kapan dipakai

Formulir permintaan tenaga kerja, sering disebut manpower requisition form atau FPTK, adalah formulir yang diisi atasan unit ketika membutuhkan pekerja baru atau pengganti. Formulir ini lalu diperiksa HRD dan keuangan, dan disetujui pejabat yang berwenang sebelum lowongan dibuka.

Fungsinya ada tiga. Pertama, memastikan kebutuhan benar-benar ada dan sudah dipertimbangkan alternatifnya. Kedua, memastikan status hubungan kerja yang dipilih sesuai aturan. Ketiga, memastikan biaya sudah dianggarkan.

Pakai FPTK setiap kali ada pekerja yang keluar dan perlu diganti, ada penambahan posisi sesuai rencana tahunan, ada proyek baru, atau ada kebutuhan mendesak di luar rencana.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• PKWT punya syarat jenis pekerjaan. UU Ketenagakerjaan dan PP 35/2021 hanya membolehkan PKWT untuk pekerjaan tertentu: yang sekali selesai atau sementara sifatnya, yang diperkirakan selesai dalam waktu tidak terlalu lama, pekerjaan musiman, atau yang berhubungan dengan produk atau kegiatan baru yang masih dalam percobaan. PKWT tidak boleh untuk pekerjaan yang bersifat tetap.
• Akibat salah status. PKWT yang tidak memenuhi syarat dapat demi hukum menjadi PKWTT. Akibatnya pekerja berhak atas hak karyawan tetap, termasuk pesangon bila di-PHK.
• Uang kompensasi PKWT. Saat PKWT berakhir, pengusaha wajib membayar uang kompensasi sesuai masa kerja. Karena itu biayanya perlu dianggarkan sejak awal.
• Alih daya. Perusahaan alih daya wajib berbadan hukum dan memiliki perizinan berusaha. Pelindungan pekerja, upah, dan hak lainnya menjadi tanggung jawab perusahaan alih daya dan diatur dalam perjanjian.
• Upah. PP 36/2021 mewajibkan upah sesuai struktur dan skala upah dan tidak di bawah upah minimum.
• Putusan MK. Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template. Putusan ini menyinggung antara lain jangka waktu PKWT dan jenis pekerjaan alih daya.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor FPTK, tanggal, dan data pemohon termasuk pusat biaya.
• Jabatan, golongan, jumlah orang, lokasi, tanggal dibutuhkan, dan uraian jabatan.
• Alasan permintaan: pengganti tetap, pengganti sementara, penambahan sesuai rencana, penambahan di luar rencana, atau proyek.
• Alternatif yang sudah dipertimbangkan sebelum menambah pekerja.
• Status hubungan kerja yang diusulkan beserta daftar uji PKWT.
• Kualifikasi pokok yang tidak diskriminatif, termasuk apakah posisi dapat diisi penyandang disabilitas.
• Tabel anggaran total biaya ketenagakerjaan.
• Metode rekrutmen dan panel seleksi.
• Tabel persetujuan berjenjang dan masa berlaku FPTK.
• Lembar tindak lanjut HRD untuk menutup FPTK.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Satu formulir untuk satu jabatan. Bila butuh tiga orang untuk jabatan yang sama, tulis jumlahnya.
2. Pilih alasan dan isi keterangan wajibnya. Untuk pengganti, tulis nama dan tanggal keluar orang yang diganti.
3. Tulis alternatif yang sudah dicoba. Misalnya redistribusi tugas atau lembur terbatas. Ini membantu penyetuju menilai kebutuhan.
4. Pilih status hubungan kerja. Bila memilih PKWT, centang daftar uji. Bila tidak ada butir yang cocok, kemungkinan besar pekerjaan itu bersifat tetap dan seharusnya PKWTT.
5. Isi kualifikasi. Hanya syarat yang terkait pekerjaan.
6. Hitung anggaran. Minta keuangan memeriksa rentang upah sesuai struktur dan skala upah.
7. Kirim untuk persetujuan sesuai urutan di tabel. Setiap penyetuju mengisi keputusan, catatan, dan tanggal.
8. HRD mengisi lembar tindak lanjut sampai kandidat mulai bekerja, lalu menutup FPTK.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memilih PKWT karena "lebih fleksibel" untuk pekerjaan inti yang berjalan terus-menerus, seperti kasir tetap atau operator produksi utama.
• Anggaran hanya menghitung gaji pokok. Iuran BPJS, THR, dan uang kompensasi PKWT terlupa.
• Alasan penambahan hanya "beban kerja tinggi" tanpa data pendukung.
• Merekrut sebelum persetujuan lengkap, sehingga kandidat terlanjur diberi tawaran.
• Memakai alih daya tanpa memeriksa perizinan perusahaan alih daya dan isi perjanjiannya.
• FPTK tidak pernah ditutup, sehingga sulit memantau posisi yang benar-benar kosong.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh tabel, daftar uji PKWT, anggaran, dan lembar tindak lanjut HRD.

• FPTK Nomor [....] · Pemohon: [nama], [jabatan], pusat biaya [....]
• Jabatan: [Staf Gudang] · 2 orang · mulai [tanggal]
• Alasan: penambahan sesuai rencana tahunan butir [....]
• Status: PKWTT, masa percobaan [3] bulan
• Anggaran: Rp[....]/bulan, Rp[....]/tahun, termasuk anggaran [tahun]
• Persetujuan: kepala divisi – SDM – keuangan – direksi

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya pengganti tetap dan pengganti sementara?

Pengganti tetap mengisi posisi yang ditinggalkan karena pekerja keluar. Pengganti sementara menggantikan pekerja yang masih ada tetapi berhalangan lama, misalnya cuti melahirkan. Pengganti sementara sering memakai PKWT karena kebutuhannya memang terbatas waktu.

Bolehkah usaha kecil menyederhanakan persetujuan?

Boleh. Usaha kecil dapat memakai dua tingkat saja, misalnya pemohon dan pemilik. Yang penting tetap ada catatan tertulis tentang alasan, status, dan anggaran.

Berapa lama PKWT boleh dibuat?

PP 35/2021 mengatur PKWT berdasarkan jangka waktu paling lama lima tahun termasuk perpanjangan. Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 juga menyinggung jangka waktu PKWT. Periksa aturan terbaru sebelum menentukan jangka waktu.

Apakah alih daya bisa untuk semua jenis pekerjaan?

Setelah UU Cipta Kerja, pembatasan jenis pekerjaan alih daya tidak lagi dirinci dalam undang-undang. Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 meminta undang-undang menentukan jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan. Pantau perkembangan aturannya.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Kebijakan Perjalanan Dinas Perusahaan dan Cara Mengisinya
• Contoh Kode Etik dan Pedoman Perilaku Pegawai dan Cara Mengisinya
• Contoh Lembar Perhitungan Pesangon PP 35/2021 dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.