Contoh Kode Etik dan Pedoman Perilaku Pegawai dan Cara Mengisinya

Apa itu kode etik pegawai dan kapan dipakai

Kode etik dan pedoman perilaku adalah dokumen yang menjelaskan cara bekerja yang diharapkan perusahaan: jujur, adil, menjaga rahasia, dan menghindari benturan kepentingan. Dokumen ini biasanya singkat dalam prinsip tetapi jelas dalam contoh, sehingga pegawai tahu apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam situasi sehari-hari.

Kode etik dipakai sejak pegawai pertama kali masuk, saat pelatihan tahunan, dan ketika terjadi dugaan pelanggaran. Bagi perusahaan yang bermitra dengan perusahaan besar, bank, atau investor, kode etik sering diminta dalam proses uji tuntas. Bagi usaha kecil, kode etik membantu menetapkan standar sejak awal sebelum tim membesar.

Kode etik berbeda dengan Peraturan Perusahaan (PP). PP mengatur syarat kerja dan tata tertib, termasuk jenis sanksi, dan untuk perusahaan dengan sedikitnya 10 pekerja wajib disahkan instansi ketenagakerjaan. Kode etik adalah kebijakan pelengkap yang menjabarkan perilaku. Keduanya harus saling merujuk.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada undang-undang yang mewajibkan semua perusahaan swasta memiliki kode etik dengan format tertentu. Namun isi kode etik bersandar pada beberapa aturan penting.

• Tanpa diskriminasi. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja) menegaskan setiap tenaga kerja berhak atas kesempatan dan perlakuan yang sama tanpa diskriminasi.
• Sanksi lewat PP/PKB. Tata tertib dan sanksi disiplin diatur dalam perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. PP 35/2021 mengatur akibat pelanggaran, termasuk pemutusan hubungan kerja, yang harus melalui prosedur yang benar.
• Data pribadi. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur cara memproses data pelanggan, mitra, pelamar, dan sesama pegawai, termasuk kewajiban memberi tahu bila terjadi kegagalan pelindungan data.
• Benturan kepentingan pimpinan. UU Perseroan Terbatas mewajibkan Direksi dan Dewan Komisaris bertindak dengan iktikad baik dan membatasi kewenangan mewakili perseroan bila ada benturan kepentingan.
• Suap dan korporasi. UU Tipikor dan KUHP Nasional (UU 1/2023) memungkinkan korporasi dimintai pertanggungjawaban pidana. Kode etik yang dijalankan sungguh-sungguh adalah salah satu bukti pencegahan.

Bila Anda memakai template ini untuk pekerja, periksa juga perkembangan setelah Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 yang meminta pembentukan undang-undang ketenagakerjaan baru.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas dokumen: nomor kebijakan, tanggal berlaku, pemilik, dan penyetuju.
• Ruang lingkup: siapa saja yang terikat, termasuk Direksi, Dewan Komisaris, dan pegawai kontrak.
• Integritas: larangan pemalsuan, penyalahgunaan wewenang, dan suap.
• Benturan kepentingan dengan contoh konkret dan kewajiban pengungkapan tertulis.
• Hadiah dan jamuan dengan batas nilai, larangan uang tunai, dan register.
• Kerahasiaan informasi dan pelindungan data pribadi.
• Media sosial dan komunikasi publik yang proporsional.
• Perlakuan adil, anti diskriminasi, dan anti pelecehan.
• Saluran pelaporan dan larangan pembalasan.
• Penegakan dan sanksi yang merujuk pasal PP/PKB.
• Formulir pengungkapan benturan kepentingan dan pernyataan kepatuhan tahunan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Isi identitas kebijakan. Tentukan unit pemilik (biasanya SDM bersama fungsi kepatuhan) dan tanggal tinjauan berikutnya.
2. Tulis nilai perusahaan. Pakai nilai yang memang dipakai di perusahaan, bukan slogan baru yang tidak dikenal pegawai.
3. Tetapkan Pejabat Kepatuhan. Sebut jabatannya, bukan nama orang, agar kebijakan tidak perlu diubah saat terjadi pergantian.
4. Sesuaikan contoh benturan kepentingan. Misalnya untuk perusahaan dagang: kepemilikan di pemasok; untuk perusahaan jasa: pekerjaan sampingan untuk klien.
5. Isi batas nilai hadiah. Samakan angkanya dengan Kebijakan Anti-Suap bila Anda memakainya.
6. Tunjuk petugas data pribadi. Isi siapa yang menerima laporan kebocoran data dan dalam berapa jam.
7. Rujuk pasal sanksi yang benar. Buka PP/PKB Anda dan tulis nomor pasalnya. Jangan menambah jenis sanksi yang tidak ada di PP/PKB.
8. Siapkan lampiran. Formulir pengungkapan dipakai saat pegawai masuk, setiap tahun, dan saat keadaan berubah. Pernyataan kepatuhan ditandatangani setiap tahun.
9. Sosialisasikan. Bagikan naskah, adakan sesi singkat, dan simpan tanda terima.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyalin kode etik perusahaan multinasional apa adanya. Isinya sering tidak cocok dengan hukum Indonesia dan tidak dikenal pegawai.
• Menetapkan sanksi baru di kode etik. Bila jenis sanksi tidak ada di PP/PKB, penjatuhan sanksi mudah digugat.
• Larangan media sosial terlalu luas. Melarang semua unggahan tentang pekerjaan dapat berbenturan dengan kebebasan berpendapat dan kegiatan serikat pekerja yang sah.
• Tidak ada register. Pengungkapan benturan kepentingan dan hadiah yang tidak dicatat sulit dibuktikan saat terjadi masalah.
• Hanya ditandatangani sekali. Tanpa penyegaran tahunan, kode etik cepat dilupakan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 15 pasal, formulir pengungkapan, dan pernyataan kepatuhan.

• Nomor kebijakan: [....] · Berlaku: [tanggal] · Pemilik: [unit]
• Pasal Benturan Kepentingan: pegawai wajib mengungkapkan kepentingan pribadi secara tertulis sebelum ikut keputusan terkait.
• Pasal Hadiah: tidak menerima uang tunai; hadiah wajar paling banyak Rp[....] dan dicatat dalam [....] hari kerja.
• Pasal Media Sosial: hanya juru bicara yang berbicara atas nama perusahaan.
• Pasal Sanksi: pelanggaran dikenai sanksi sesuai Pasal [....] Peraturan Perusahaan.
• Lampiran II: "Saya telah membaca, memahami, dan mematuhi Kode Etik selama tahun [....]."

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kode etik harus disahkan Dinas Tenaga Kerja?

Kode etik sebagai kebijakan pelengkap tidak disahkan tersendiri. Namun bila Anda memasukkan ketentuan yang mengatur syarat kerja atau sanksi, ketentuan itu sebaiknya dimuat dalam Peraturan Perusahaan yang disahkan atau dalam PKB.

Apakah pegawai boleh memiliki usaha sampingan?

Boleh sepanjang tidak bersaing, tidak berhubungan usaha dengan perusahaan, tidak memakai aset atau rahasia perusahaan, dan tidak mengganggu kinerja. Kode etik sebaiknya mewajibkan pemberitahuan atau persetujuan tertulis.

Bolehkah perusahaan memecat karena unggahan media sosial?

Hanya bila unggahan itu melanggar ketentuan yang jelas, misalnya membocorkan rahasia, dan sanksinya diatur dalam PP/PKB. PHK tetap harus mengikuti prosedur dan alasan yang sah menurut peraturan.

Perlukah meterai pada pernyataan kepatuhan?

Tidak wajib. Kebijakan internal dan pernyataan kepatuhan tidak memerlukan meterai untuk berlaku. Meterai berkaitan dengan pajak dokumen bila dokumen dipakai sebagai alat bukti di pengadilan.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 31/1999 jo. UU 20/2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi
• UU 1/2023 tentang KUHP
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Kebijakan Pencegahan Kekerasan Seksual di Tempat Kerja dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Penggantian Biaya (Reimbursement) Karyawan dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Penggunaan Aset dan Sistem IT Perusahaan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.