Contoh Kebijakan Kerja Jarak Jauh (WFH dan Hibrida) dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan kerja jarak jauh dan kapan dipakai

Kebijakan kerja jarak jauh adalah aturan internal perusahaan tentang bekerja di luar kantor, misalnya dari rumah (work from home), atau gabungan hari di kantor dan di rumah (hibrida). Kebijakan ini menjawab pertanyaan yang sering muncul: jabatan apa yang boleh, jam berapa harus bisa dihubungi, bagaimana lembur dicatat, siapa yang menanggung biaya internet, dan bagaimana bila laptop hilang.

Kebijakan ini dibutuhkan begitu perusahaan mengizinkan lebih dari satu-dua orang bekerja jarak jauh secara rutin. Tanpa aturan tertulis, perlakuan antar-atasan berbeda-beda dan rawan sengketa, terutama soal lembur dan penilaian kinerja.

Template ini cocok untuk perusahaan menengah maupun usaha kecil. Usaha kecil cukup mengisi bagian inti dan menyederhanakan bagian tunjangan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Waktu kerja tetap berlaku. UU Ketenagakerjaan dan PP 35/2021 mengatur pilihan 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, dengan batas 40 jam seminggu, serta aturan istirahat dan lembur.
• Lembur harus dibayar. Kerja melebihi waktu kerja memerlukan persetujuan pekerja, ada batas jamnya, dan wajib diberi upah lembur.
• Syarat kerja tertulis. Hak dan kewajiban diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB). Kebijakan internal tidak boleh mengurangi hak di dalamnya.
• Upah dan tunjangan. PP 36/2021 membedakan upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Tunjangan kerja jarak jauh perlu dijelaskan masuk kategori mana.
• Data pribadi. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku bagi data pelanggan dan pekerja yang diolah dari rumah, termasuk pemantauan perangkat.
• Keselamatan kerja. UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja dan program Jaminan Kecelakaan Kerja BPJS Ketenagakerjaan tetap relevan. Catat lokasi dan jam kerja agar klaim kecelakaan dapat diproses.

Isi penting yang wajib ada

• Tujuan, ruang lingkup, dan hubungan kebijakan dengan PP/PKB.
• Pengertian kerja jarak jauh, kerja hibrida, lokasi kerja, dan jam ketersediaan inti.
• Prinsip: tidak mengubah status hubungan kerja dan hak normatif, berdasarkan kesepakatan tertulis.
• Kriteria jabatan dan pekerja yang layak, serta prosedur pengajuan.
• Lokasi kerja, jadwal hadir di kantor, dan aturan bekerja dari kota atau negara lain.
• Waktu kerja, jam ketersediaan, dan hak untuk tidak dihubungi di luar jam kerja.
• Pencatatan waktu dan lembur.
• Perangkat, tunjangan, dan tanggung jawab atas kerusakan.
• Keamanan informasi, pelindungan data pribadi, dan batas pemantauan.
• K3 di rumah dan pelaporan kecelakaan.
• Penilaian kinerja, penghentian pengaturan, dan sanksi.
• Formulir kesepakatan dan daftar periksa mandiri.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Petakan jabatan. Daftar jabatan yang bisa dan tidak bisa dikerjakan jarak jauh, berdasarkan sifat tugas.
2. Tentukan model. Jarak jauh penuh, hibrida berapa hari, atau keduanya.
3. Tetapkan jam inti. Misalnya pukul 10.00–15.00 untuk rapat dan koordinasi, sisanya fleksibel.
4. Siapkan pencatatan waktu. Pilih aplikasi presensi atau lembar waktu dan alur persetujuan lembur.
5. Atur perangkat dan tunjangan. Tentukan perangkat yang disediakan, besaran dan sifat tunjangan, serta aturan perangkat pribadi.
6. Libatkan tim TI. Rumuskan standar keamanan dan jenis pemantauan yang akan diberitahukan kepada pekerja.
7. Atur K3. Siapkan daftar periksa mandiri dan alur pelaporan kecelakaan.
8. Minta masukan. Bila ada serikat pekerja atau lembaga kerja sama bipartit, bahas sebelum kebijakan berlaku.
9. Tetapkan dan sosialisasikan. Direksi menandatangani, lalu setiap pekerja jarak jauh mengisi formulir kesepakatan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap WFH tidak ada lembur. Pesan atasan pukul sepuluh malam yang meminta pekerjaan selesai malam itu dapat dihitung lembur.
• Pemantauan berlebihan. Mengaktifkan kamera diam-diam atau memantau akun pribadi berisiko melanggar pelindungan data pribadi.
• Memotong upah karena WFH. Mengurangi upah pokok atau tunjangan tetap sepihak karena bekerja dari rumah tidak dibenarkan.
• Tidak mencatat lokasi kerja. Menyulitkan pembuktian saat terjadi kecelakaan kerja.
• Membebankan kerusakan laptop otomatis. Ganti rugi dari pekerja hanya bila ada dasar dan terbukti karena kesengajaan atau kelalaian.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 13 pasal, formulir kesepakatan, dan daftar periksa K3.

• Pasal Prinsip: kerja jarak jauh tidak mengubah status hubungan kerja dan upah.
• Pasal Kelayakan: jabatan [....] dapat; jabatan [....] tidak dapat.
• Pasal Waktu Kerja: 8 jam/hari, 5 hari; jam inti [....].
• Pasal Lembur: atas perintah/persetujuan tertulis, dicatat di [aplikasi].
• Pasal Perangkat: laptop milik Perusahaan; tunjangan internet Rp[....].
• Pasal Data: VPN wajib; pemantauan terbatas pada [....].
• Pasal Penghentian: pemberitahuan [....] hari kerja.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah perusahaan boleh mewajibkan pekerja kembali ke kantor?

Pada umumnya boleh bila kerja jarak jauh hanya pengaturan sementara dan lokasi kerja dalam perjanjian kerja tetap kantor. Bila lokasi jarak jauh sudah dicantumkan dalam perjanjian kerja, perubahan perlu kesepakatan atau mengikuti ketentuan mutasi dalam PP/PKB.

Apakah tunjangan WFH termasuk upah?

Bergantung pada sifatnya. Tunjangan yang dibayar tetap setiap bulan tanpa melihat kehadiran cenderung dianggap tunjangan tetap; yang dibayar menurut hari kerja jarak jauh adalah tunjangan tidak tetap; penggantian biaya berdasarkan bukti bukan upah. Tuliskan sifatnya dengan tegas.

Bagaimana bila pekerja cedera saat WFH?

Laporkan segera dan catat jam serta lokasinya. Apakah termasuk kecelakaan kerja bergantung pada hubungannya dengan pekerjaan dan ketentuan program jaminan kecelakaan kerja. Tanyakan ke BPJS Ketenagakerjaan setempat.

Bolehkah bekerja dari luar negeri?

Bisa diatur, tetapi menimbulkan persoalan pajak, izin tinggal, keamanan data, dan jaminan sosial. Karena itu template mensyaratkan persetujuan tertulis.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Pelanggaran Disiplin dan Cara Mengisinya
• Contoh Formulir Data Karyawan dan Persetujuan Pengolahan Data dan Cara Mengisinya
• Contoh Formulir Penilaian Kinerja KPI dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.