Contoh Formulir Penilaian Kinerja KPI dan Cara Mengisinya

Apa itu formulir penilaian kinerja KPI dan kapan dipakai

Formulir penilaian kinerja berbasis KPI (key performance indicator) adalah alat untuk menilai hasil kerja pekerja secara terukur dalam suatu periode. Bagian utamanya adalah tabel KPI berisi bobot, target, realisasi, dan skor, ditambah penilaian kompetensi perilaku seperti integritas dan kerja sama.

Formulir ini dipakai untuk penilaian tahunan atau semesteran, evaluasi akhir masa percobaan, evaluasi menjelang berakhirnya PKWT, dan evaluasi akhir rencana perbaikan kinerja (PIP). Hasilnya menjadi dasar keputusan kenaikan upah, bonus, pelatihan, promosi, atau pembinaan.

Penilaian yang tertulis dan berbasis data melindungi kedua pihak. Perusahaan punya dasar objektif untuk keputusan SDM, sedangkan pekerja tahu persis apa yang diharapkan dan dapat menanggapi bila tidak setuju.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Tidak ada format wajib. Undang-undang tidak mengatur bentuk penilaian kinerja. Perusahaan bebas memilih metode, asalkan adil dan tidak diskriminatif.
• Kinerja dan upah. PP 36/2021 tentang Pengupahan (diubah PP 51/2023) mewajibkan struktur dan skala upah dan peninjauan upah dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. Penilaian kinerja menjadi dasar yang wajar untuk kenaikan upah berbasis prestasi.
• Pelatihan adalah hak. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023) mengakui hak pekerja untuk memperoleh, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja. Rekomendasi pelatihan dalam formulir sejalan dengan hak ini.
• Kinerja buruk dan PHK. PP 35/2021 tidak menyebut "kinerja buruk" sebagai alasan PHK tersendiri. Jalurnya biasanya melalui pelanggaran ketentuan perjanjian kerja, PP, atau PKB yang didahului surat peringatan berturut-turut. Karena itu standar kinerja perlu diatur dan dikomunikasikan dengan jelas.
• Data pribadi. Hasil penilaian adalah data pribadi pekerja menurut UU 27/2022. Simpan dengan akses terbatas dan beri pekerja kesempatan melihat serta menanggapi.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Karena itu, periksa selalu apakah sudah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Data pekerja, periode, jenis penilaian, penilai, dan atasan penilai.
• Tabel KPI: indikator, bobot, target, realisasi, skor, dan skor tertimbang.
• Bukti capaian dan faktor di luar kendali pekerja.
• Penilaian kompetensi perilaku dengan skala 1–5 dan contoh perilaku.
• Rumus nilai akhir dan tabel predikat.
• Catatan kekuatan dan area pengembangan.
• Rekomendasi: kenaikan upah, bonus, pelatihan, promosi, pengangkatan tetap, PIP.
• Rencana pengembangan atau PIP dengan target, dukungan, dan tenggat.
• Kolom tanggapan pekerja dan saluran keberatan.
• Tanda tangan pekerja, penilai, atasan penilai, dan bagian SDM.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Awal periode: tetapkan KPI. Ambil dari uraian jabatan. Isi bobot (total 100%) dan target, lalu minta pekerja menandatangani sebagai tanda telah menerima.
2. Akhir periode: isi realisasi. Gunakan data dari sistem atau laporan, bukan perkiraan.
3. Hitung skor KPI. Untuk indikator "makin tinggi makin baik": realisasi ÷ target × 100. Untuk "makin rendah makin baik" (misalnya jumlah keluhan): target ÷ realisasi × 100. Batasi skor maksimal, misalnya 120.
4. Hitung skor tertimbang. Skor × bobot, lalu jumlahkan menjadi nilai KPI.
5. Nilai kompetensi. Beri skor 1–5 dengan contoh perilaku nyata. Nilai kompetensi = rata-rata skor × 20.
6. Hitung nilai akhir. Gabungkan nilai KPI dan kompetensi sesuai bobot kebijakan perusahaan, misalnya 70:30, lalu tentukan predikat.
7. Tulis rekomendasi. Centang rekomendasi yang sesuai dan beri keterangan.
8. Bila perlu, susun PIP. Tetapkan area perbaikan, target terukur, dukungan perusahaan, dan tenggat. Jadwalkan pertemuan pemantauan.
9. Diskusikan dengan pekerja. Beri kesempatan menanggapi secara tertulis, lalu minta tanda tangan semua pihak.

Kesalahan yang sering terjadi

• Target baru disampaikan di akhir tahun. Pekerja dinilai atas sesuatu yang tidak pernah ia ketahui.
• Bobot tidak 100%. Perhitungan menjadi tidak bermakna.
• Penilaian tanpa bukti. Nilai rendah tanpa data mudah dituduh subjektif atau balas dendam.
• Efek kejadian terakhir. Penilai hanya mengingat peristiwa sebulan terakhir. Catat kejadian penting sepanjang periode.
• PIP formalitas. PIP dengan target mustahil dan tanpa dukungan, lalu langsung dipakai sebagai alasan PHK, berisiko dinilai tidak beritikad baik.
• Menganggap tanda tangan pekerja sebagai persetujuan. Tegaskan bahwa tanda tangan berarti telah menerima dan membaca, dan sediakan kolom keberatan.

Contoh singkat

Kerangka ilustrasi berikut tidak menggantikan formulir lengkap.

• Pekerja: [nama] · Jabatan: [....] · Periode: Januari–Desember [tahun]
• KPI 1: penjualan bersih · bobot 40% · target Rp[....] · realisasi Rp[....] · skor [....]
• KPI 2: keluhan pelanggan · bobot 20% · target ≤ [....] · realisasi [....] · skor [....]
• Kompetensi: integritas 4, kerja sama 3, inisiatif 4 → rata-rata × 20 = [....]
• Nilai akhir = (nilai KPI × 70%) + (nilai kompetensi × 30%) = [....] · Predikat: [....]
• Rekomendasi: pelatihan [....]; kenaikan upah sesuai kebijakan
• Tanggapan pekerja: [....] · Tanda tangan pekerja, penilai, atasan penilai, SDM

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah PHK karena nilai kinerja rendah?

Nilai rendah tidak otomatis menjadi alasan PHK. Bila standar kinerja diatur dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB, kegagalan memenuhinya dapat ditangani melalui pembinaan dan surat peringatan berturut-turut sesuai PP 35/2021. Prosedur dan hak pekerja tetap harus dipenuhi.

Apakah pekerja wajib menandatangani penilaian?

Pekerja diminta menandatangani sebagai tanda telah menerima dan membaca. Bila tidak setuju, ia dapat menuliskan tanggapan dan mengajukan keberatan. Penolakan menandatangani sebaiknya dicatat dengan saksi.

Berapa lama PIP yang wajar?

Lazimnya 30–90 hari, tergantung jenis pekerjaan dan target. Yang penting target realistis, dukungan nyata, dan ada evaluasi berkala.

Apakah hasil penilaian boleh dibagikan ke rekan kerja?

Sebaiknya tidak. Hasil penilaian adalah data pribadi; aksesnya dibatasi pada pekerja, penilai, atasan penilai, dan bagian SDM yang berwenang.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Kebijakan Penggunaan Aset dan Sistem IT Perusahaan dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Perjalanan Dinas Perusahaan dan Cara Mengisinya
• Contoh Kode Etik dan Pedoman Perilaku Pegawai dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.