Bukti Surat di Pengadilan: Fotokopi, Asli, dan Pemeteraian

Apa itu bukti surat

Dalam perkara perdata, alat bukti yang dikenal hukum acara adalah surat, saksi, persangkaan, pengakuan, dan sumpah. Susunan ini terdapat dalam hukum acara perdata (HIR, yaitu Het Herziene Inlandsch Reglement, dan RBg, yaitu Rechtsreglement voor de Buitengewesten) serta Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata). Dari kelima alat bukti itu, surat atau tulisan menempati kedudukan penting terutama dalam sengketa perjanjian, utang piutang, tanah, dan waris.

Bukti surat adalah segala tulisan yang memuat tanda baca yang dimaksudkan untuk menyampaikan pikiran atau isi hati, dan dipakai sebagai pembuktian. Contohnya perjanjian, kuitansi, surat jual beli, sertifikat, akta notaris, surat keterangan, korespondensi, dan faktur.

Sejalan perkembangan teknologi, dokumen elektronik juga dapat menjadi bukti dalam kondisi tertentu. Pembahasan lebih lengkap tentang bukti elektronik terdapat pada artikel di situs ini tentang bukti elektronik, percakapan, dan rekaman.

Jenis bukti surat dan kekuatannya

Secara garis besar ada dua golongan.

• Akta otentik: surat yang dibuat oleh atau di hadapan pejabat yang berwenang menurut bentuk yang ditentukan undang-undang, seperti akta notaris. Akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang kuat terhadap isinya, selama tidak dibuktikan sebaliknya.
• Akta di bawah tangan: surat yang dibuat sendiri oleh para pihak tanpa pejabat. Kekuatan pembuktiannya bergantung pada pengakuan para pihak. Bila tanda tangan diakui, akta di bawah tangan memiliki kekuatan seperti akta otentik terhadap pihak yang mengakui.
• Surat biasa lain: nota, faktur, surat-menyurat. Nilainya dinilai hakim bersama bukti lain.

Hakim menilai bukti surat dari dua sisi: keaslian dan kekuatan. Keaslian menyangkut apakah surat benar dibuat oleh orang yang disebutkan. Kekuatan menyangkut seberapa meyakinkan isinya untuk menunjukkan peristiwa.

Fotokopi dan aslinya

Pasal 1888 KUH Perdata menyatakan bahwa kekuatan pembuktian suatu bukti tulisan terletak pada akta aslinya. Dengan kata lain, hakim ingin melihat dokumen asli. Hukum acara perdata tidak mengatur secara rinci nasib fotokopi yang tidak dapat diperlihatkan aslinya, sehingga praktik dan putusan Mahkamah Agung berperan.

Sebagaimana diuraikan dalam artikel Mahkamah Agung, antara lain:

• Putusan Mahkamah Agung Nomor 112 K/Pdt/1996: fotokopi surat yang tidak ditunjukkan aslinya dan tidak dikuatkan saksi atau alat bukti lain tidak dapat dijadikan alat bukti yang sah.
• Putusan Mahkamah Agung Nomor 410 K/Pdt/2004: fotokopi dapat diterima sebagai bukti sah apabila pihak lawan mengakui dan membenarkannya.

Dari situ, praktik umumnya begini.

1. Fotokopi diterima bila aslinya diperlihatkan di persidangan dan cocok dengan fotokopi.
2. Bila asli tidak ada, misalnya hilang atau dikuasai pihak lain, fotokopi masih dapat dipertimbangkan jika diakui pihak lawan atau didukung saksi dan bukti lain.
3. Fotokopi dari fotokopi sangat lemah. Usahakan bukti berasal dari asli yang jelas.

Agar tidak bermasalah, bawa dokumen asli ke persidangan pada hari pembuktian, dan mintalah majelis memeriksa kecocokannya. Jika asli dikuasai pihak lain, mintalah majelis memerintahkan pihak itu menunjukkannya, atau jelaskan alasan hilangnya disertai bukti seperti surat keterangan kehilangan.

Meterai: aturan dasar

Bea meterai adalah pajak atas dokumen. Aturannya terdapat dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai. Dalam perkara perdata, dokumen yang diajukan sebagai alat bukti di pengadilan termasuk dokumen yang dikenai bea meterai. Karena itu, majelis hakim biasanya meminta bukti surat bermeterai yang cukup.

Catatan: pembahasan di sini hanya soal kegunaan meterai bagi bukti. Rincian perpajakan di luar cakupan artikel ini.

Hal yang perlu diketahui secara praktis:

• Dokumen yang dahulu belum diberi meterai dapat diberi meterai kemudian, yang dikenal dengan pemeteraian kemudian atau nazegelen, melalui prosedur resmi.
• Pemeteraian kemudian dilakukan di kantor pos yang ditunjuk, dengan membawa dokumen yang akan dimeteraikan. Petugas membubuhkan meterai dan mencatat.
• Meterai tempel dan meterai elektronik sama-sama dikenal. Pastikan meterai yang dipakai asli dan sesuai ketentuan.
• Bagi fotokopi yang diajukan sebagai bukti, praktik pengadilan biasanya meminta fotokopi yang sudah dimeteraikan kemudian dan dicocokkan dengan asli.

Karena pengaturan teknis bisa berubah, tanyakan kepada kepaniteraan pengadilan dan kantor pos setempat tentang prosedur terbaru sebelum hari sidang.

Langkah mengurus bukti surat

1. Inventarisasi dokumen yang mendukung dalil Anda, dan urutkan menurut peristiwa.
2. Cari yang asli. Bila tidak ada, cari salinan tertua atau pihak yang menyimpannya.
3. Buat fotokopi yang jelas dan terbaca, satu rangkap untuk majelis, satu untuk lawan, dan satu untuk arsip.
4. Bawa fotokopi ke kantor pos untuk pemeteraian kemudian, lalu simpan tanda terima.
5. Tulis daftar bukti dengan kode, misalnya P-1, P-2 untuk penggugat dan T-1, T-2 untuk tergugat.
6. Pada sidang pembuktian, serahkan bukti kepada majelis dan tunjukkan asli. Biarkan majelis dan pihak lawan memeriksa.
7. Minta panitera mencatat bahwa fotokopi sudah dicocokkan dengan asli.
8. Siapkan jawaban bila lawan menyangkal keaslian atau isi dokumen.
9. Simpan asli dengan baik setelah sidang.

Contoh: Pak Beni menggugat pembeli yang belum melunasi jual beli ruko. Ia memiliki perjanjian jual beli asli, kuitansi uang muka, dan beberapa pesan percakapan. Ia memfotokopi dokumen, membawa fotokopi ke kantor pos untuk dimeteraikan kemudian, lalu menyusun daftar bukti. Pada sidang pembuktian, ia membawa semua asli. Hakim mencocokkan fotokopi dengan asli, mencatat kecocokannya, dan mengembalikan asli kepada Pak Beni. Bukti pesan percakapan ia siapkan terpisah sebagai bukti elektronik.

Bila pihak lawan menyangkal bukti Anda

Pihak lawan dapat menyangkal keaslian tanda tangan, tanggal, atau isi dokumen. Dalam keadaan itu:

1. Mintalah majelis menilai penyangkalan yang disertai alasan.
2. Siapkan bukti pendukung, misalnya saksi yang melihat penandatanganan, korespondensi, atau bukti transfer yang menunjukkan perjanjian dijalankan.
3. Bila perlu, ajukan permintaan pemeriksaan ahli, misalnya pemeriksaan keaslian tanda tangan, sesuai kebijakan majelis.
4. Hindari berdebat berlebihan. Biarkan bukti berbicara.

Beban membuktikan keaslian umumnya berada pada pihak yang mengajukan dokumen. Karena itu, kemampuan menunjukkan asal dokumen sangat menentukan.

Daftar bukti dan cara menyusunnya

Daftar bukti yang rapi memudahkan majelis hakim dan pihak lawan. Hakim tidak perlu menebak dokumen mana yang dimaksud, dan Anda tidak perlu mencari-cari saat ditanya.

Susunlah daftar dengan urutan berikut.

1. Beri nomor atau kode pada setiap dokumen, misalnya P-1, P-2, dan seterusnya untuk penggugat.
2. Tulis nama dokumen secara singkat, tanggalnya, dan pihak yang membuatnya.
3. Tulis dalil yang hendak dibuktikan oleh dokumen itu, misalnya "membuktikan adanya perjanjian" atau "membuktikan pembayaran uang muka".
4. Tandai dokumen yang aslinya akan diperlihatkan, dan dokumen yang aslinya tidak ada beserta alasannya.
5. Cetak daftar itu rangkap tiga: untuk majelis, untuk lawan, dan untuk arsip.

Dengan cara ini, setiap dokumen punya tujuan yang jelas. Dokumen yang tidak berhubungan dengan dalil sebaiknya tidak diajukan, karena hanya membuat berkas tebal tanpa manfaat.

Surat yang dibuat oleh pihak ketiga

Tidak semua bukti surat dibuat oleh para pihak. Ada surat dari bank, kantor pertanahan, kelurahan, rumah sakit, atau perusahaan lain. Surat semacam ini lazimnya dinilai sebagai keterangan dari pihak ketiga. Hakim dapat meminta konfirmasi dari penerbitnya bila isinya dipersoalkan.

Beberapa pegangan praktis.

• Minta salinan resmi yang dilegalisasi atau dicap oleh penerbit, bukan sekadar hasil cetak.
• Simpan bukti permintaan, misalnya tanda terima permohonan salinan.
• Bila pihak lawan menguasai dokumen yang diperlukan, sampaikan kepada majelis agar dapat memerintahkan penunjukan dokumen itu di persidangan.
• Jika dokumen berbahasa asing, siapkan terjemahan oleh penerjemah tersumpah agar dapat dibaca majelis.

Surat dalam bentuk cetakan percakapan atau surel

Cetakan percakapan, surel, atau tangkapan layar juga dapat disebut sebagai bukti surat dalam praktik, tetapi nilainya berbeda dari akta. Hakim akan menilai asal-usulnya: dari perangkat mana, kapan, dan apakah isinya utuh. Simpan perangkat atau akun aslinya, dan jangan menghapus percakapan yang terkait. Penjelasan lebih lanjut ada pada artikel tentang bukti elektronik, percakapan, dan rekaman.

Contoh: Ibu Sari menggugat penyewa yang berhenti membayar. Selain perjanjian sewa, ia memiliki cetakan percakapan yang berisi pengakuan penyewa bahwa pembayaran tertunda. Ia mencetak percakapan itu, memberinya kode, dan menyimpan telepon genggam aslinya. Saat penyewa menyangkal, ia dapat menunjukkan percakapan pada perangkat aslinya kepada majelis.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengajukan fotokopi tanpa asli dan tanpa alasan yang jelas.
• Lupa mengurus pemeteraian kemudian sebelum sidang.
• Fotokopi buram sehingga tidak terbaca.
• Tidak memberi kode atau daftar bukti.
• Menyerahkan asli kepada pengadilan tanpa tanda terima.
• Bukti sudah diajukan, tetapi tidak dikaitkan dengan dalil dalam gugatan atau jawaban.
• Menggunakan dokumen yang tidak sesuai isi gugatan sehingga tidak relevan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah fotokopi selalu ditolak hakim? Tidak selalu. Fotokopi dapat dipertimbangkan bila aslinya diperlihatkan dan cocok, bila diakui lawan, atau bila didukung alat bukti lain. Tetapi fotokopi tanpa dukungan apa pun sangat lemah.

Apa itu pemeteraian kemudian? Itu prosedur membubuhkan meterai pada dokumen yang pada awalnya belum bermeterai, antara lain agar dokumen dapat dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Prosedurnya dilakukan melalui kantor pos yang ditunjuk.

Bagaimana jika asli hilang? Jelaskan alasan hilangnya, siapkan surat keterangan kehilangan bila ada, cari salinan resmi, dan carikan bukti pendukung lain. Hakim akan menilai berdasarkan keseluruhan bukti.

Ringkasan

• Surat adalah salah satu alat bukti dalam hukum acara perdata.
• Kekuatan bukti tulisan terletak pada aslinya (Pasal 1888 KUH Perdata).
• Fotokopi dapat diterima bila aslinya diperlihatkan, diakui lawan, atau dikuatkan bukti lain.
• Bukti surat perlu bermeterai; dokumen yang belum bermeterai dapat dimeteraikan kemudian.
• Bawa asli ke sidang pembuktian dan beri kode pada setiap bukti.
• Jangan mengajukan dokumen palsu atau yang diubah.

Dasar hukum

• KUH Perdata, Pasal 1888 (kekuatan pembuktian bukti tulisan)
• UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
• HIR dan RBg, ketentuan alat bukti dalam hukum acara perdata

Baca juga

• Alat Bukti dalam Perkara Perdata: Surat, Saksi, dan Lainnya
• Alat Bukti Perdata dan Bukti Elektronik: Surat, Saksi, Chat, dan Dokumen Digital
• Bea Meterai Rp10.000: Kapan Dokumen Perlu Ditempel Meterai

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.