Laporan ke Ombudsman Ditolak atau Dianggap Dicabut: Tujuh Alasan dan Cara Memperbaikinya

Surat penolakan yang membingungkan

Pak Yusuf (nama samaran) melapor ke Ombudsman karena permohonan sertifikat tanahnya di kantor pertanahan tidak diproses selama delapan bulan. Tiga minggu kemudian ia menerima surat bahwa laporannya tidak dapat ditindaklanjuti karena ia "belum menyampaikan keberatan kepada instansi terlapor". Pak Yusuf merasa sudah berkali-kali datang ke loket.

Kasus seperti ini sering terjadi. Laporan sebenarnya kuat, tetapi tersandung syarat formal. Artikel ini menjelaskan mengapa laporan bisa berhenti, dan cara memperbaikinya agar dapat diperiksa.

Syarat laporan menurut UU Ombudsman

Pasal 23 UU 37/2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia memberi hak kepada setiap WNI atau penduduk untuk melapor, tanpa dipungut biaya. Pasal 24 ayat (1) mensyaratkan laporan memuat:

• identitas lengkap pelapor: nama, tempat dan tanggal lahir, status perkawinan, pekerjaan, dan alamat;
• uraian rinci peristiwa, tindakan, atau keputusan yang dilaporkan; dan
• keterangan bahwa pelapor sudah menyampaikan laporan langsung kepada terlapor atau atasannya, tetapi tidak mendapat penyelesaian sebagaimana mestinya.

Penjelasan Pasal 24 menerangkan "tidak sebagaimana mestinya". Contohnya terlapor memperlambat penyelesaian, tidak memakai prosedur internal, tanggapannya belum menyelesaikan masalah, atau sama sekali tidak menanggapi.

Selain itu, peristiwanya belum lewat 2 tahun sejak terjadi (Pasal 24 ayat 3). Identitas pelapor dapat dirahasiakan dalam keadaan tertentu, dan laporan dapat dikuasakan kepada orang lain yang tidak harus advokat (Pasal 24 ayat 2 dan 4 beserta penjelasannya).

Tiga titik laporan berhenti

Titik	Dasar	Apa yang terjadi
Berkas tidak lengkap	Pasal 25	Ombudsman memberi tahu secara tertulis. Pelapor wajib melengkapi paling lambat 30 hari. Jika tidak, laporan dianggap dicabut.
Bukan kewenangan	Pasal 26 dan 27	Setelah pemeriksaan substantif, Ombudsman dapat menyatakan tidak berwenang. Pelapor diberi tahu paling lambat 7 hari dan dapat disarankan ke instansi lain.
Laporan ditolak	Pasal 35 dan 36	Hasil pemeriksaan berupa penolakan, diberitahukan tertulis kepada pelapor dan terlapor paling lambat 14 hari.

Tujuh alasan penolakan

Pasal 36 ayat (1) UU 37/2008 hanya membolehkan penolakan dalam hal berikut:

1. pelapor belum pernah menyampaikan keberatan, lisan maupun tertulis, kepada pihak yang dilaporkan;
2. substansi laporan sedang atau telah menjadi objek pemeriksaan pengadilan, kecuali menyangkut maladministrasi dalam proses pemeriksaan di pengadilan;
3. laporan sedang diselesaikan oleh instansi terlapor dan menurut Ombudsman masih dalam tenggang waktu yang patut;
4. pelapor sudah memperoleh penyelesaian dari instansi terlapor;
5. substansi laporan bukan wewenang Ombudsman;
6. substansi sudah diselesaikan lewat mediasi atau konsiliasi Ombudsman berdasarkan kesepakatan para pihak; atau
7. tidak ditemukan maladministrasi.

Cara memperbaiki menurut alasannya

Alasan	Langkah perbaikan
Belum mengadu ke instansi	Kirim surat keberatan atau pengaduan tertulis ke instansi dan atasannya. Simpan tanda terima, lalu laporkan lagi bila tidak ditanggapi dengan patut.
Sedang diproses instansi	Catat tenggat yang dijanjikan instansi atau standar pelayanannya. Bila terlewati, laporkan kembali dengan bukti keterlambatan.
Sedang di pengadilan	Ombudsman tidak mencampuri kebebasan hakim (Pasal 9). Namun, keluhan atas pelayanan administrasi pengadilan, seperti salinan putusan yang tak kunjung diberikan, tetap dapat dilaporkan.
Bukan kewenangan	Ikuti saran instansi lain dalam surat pemberitahuan, misalnya komisi pengawas profesi atau aparat penegak hukum.
Berkas kurang	Lengkapi dalam 30 hari. Bila terlewat, ajukan laporan baru selama belum lewat 2 tahun sejak kejadian.
Tidak ditemukan maladministrasi	Pelajari alasannya. Bila ada bukti baru yang belum diperiksa, sampaikan secara tertulis. Pertimbangkan jalur lain seperti keberatan administratif atau PTUN.

Bukti yang memperkuat laporan

• Tanda terima berkas permohonan layanan, berikut tanggalnya.
• Salinan surat pengaduan atau keberatan kepada instansi dan atasannya, serta tanda terimanya.
• Bukti waktu layanan yang dijanjikan, misalnya foto papan standar pelayanan atau maklumat pelayanan.
• Kronologi singkat: tanggal, nama petugas, dan apa yang dikatakan.
• Bukti kerugian, misalnya biaya perjalanan berulang atau kesempatan usaha yang hilang.

Pak Yusuf, misalnya, bisa mengirim surat keberatan tertulis kepada kepala kantor pertanahan dan meminta tanda terima. Bila 14 hari tidak ditanggapi atau tanggapannya tidak menyelesaikan masalah, ia melapor kembali ke Ombudsman dengan melampirkan surat itu.

Bila Anda tidak sependapat dengan penolakan

Surat penolakan semestinya memuat alasan yang jelas. Bila alasannya kabur, kirim surat permintaan penjelasan kepada kantor Ombudsman yang menangani laporan, dengan menyebut nomor registrasi laporan. Lampirkan dokumen yang menurut Anda belum dipertimbangkan.

Ingat pula bahwa Ombudsman bukan satu-satunya jalur. Pengaduan kepada penyelenggara layanan, keberatan administratif kepada atasan pejabat, dan gugatan ke PTUN tetap terbuka sesuai syarat dan tenggat masing-masing.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah datang berkali-kali ke loket sudah dihitung sebagai keberatan?

Pasal 36 ayat (1) huruf a menyebut keberatan lisan maupun tertulis. Masalahnya ada pada pembuktian. Keberatan tertulis dengan tanda terima jauh lebih mudah dibuktikan daripada kunjungan lisan.

Apakah laporan yang ditolak bisa diajukan lagi?

Bisa, terutama bila alasan penolakannya bersifat formal dan sudah diperbaiki. Pengecualiannya, substansi yang sudah selesai lewat mediasi atau konsiliasi Ombudsman tidak dapat dilaporkan ulang oleh orang yang sama untuk persoalan yang sama.

Apakah melapor ke Ombudsman berbayar?

Tidak. Pasal 23 ayat (2) menyatakan penyampaian laporan tidak dipungut biaya atau imbalan dalam bentuk apa pun.

Berapa lama batas waktu melapor?

Peristiwa, tindakan, atau keputusan yang dilaporkan belum lewat 2 tahun sejak terjadi (Pasal 24 ayat 3). Jangan menunggu terlalu lama, karena bukti juga makin sulit dikumpulkan.

Bisakah saya meminta identitas dirahasiakan?

Dalam keadaan tertentu, nama dan identitas pelapor dapat dirahasiakan (Pasal 24 ayat 2). Sampaikan permintaan itu dan alasannya sejak awal, misalnya khawatir pembalasan.

Dasar hukum

• Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia
• Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

Dalam kategori yang sama

• ASN Tersangkut Pidana: Kapan Diberhentikan Sementara, Kapan Dipecat, dan Cara Banding ke BPASN
• Diskresi Pejabat Pemerintahan: Kapan Sah, Apa Batasnya, dan Cara Warga Menggugatnya
• Hari Pemungutan Suara: Hak Pekerja atas Libur, Upah Lembur, dan Kesempatan Mencoblos

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.