Pencatatan Ciptaan dan Surat Pencatatan Hak Cipta: Wajib atau Tidak?

Apa itu hak cipta otomatis dan apa itu pencatatan

Hak cipta adalah hak eksklusif pencipta yang timbul secara otomatis berdasarkan prinsip deklaratif setelah suatu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata, tanpa mengurangi pembatasan sesuai peraturan perundang-undangan. Prinsip deklaratif artinya hak lahir dari penciptaan, bukan dari pendaftaran. Ketentuan ini ada dalam UU Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta (Pasal 1 angka 1).

Pencatatan ciptaan adalah proses administratif di DJKI yang menghasilkan surat pencatatan ciptaan. Menurut undang-undang, pencatatan ciptaan bukan merupakan syarat untuk mendapatkan hak cipta (Pasal 64 ayat 2). Bagian ini sering disalahpahami oleh dua kelompok: pencipta yang mengira belum punya hak sebelum mencatatkan, dan pihak yang mengira sudah pasti menang sengketa hanya karena punya surat pencatatan.

Ciptaan yang dilindungi mencakup buku, ceramah, lagu, drama, seni rupa, arsitektur, peta, karya fotografi, karya sinematografi, program komputer, dan karya lain di bidang ilmu pengetahuan, seni, dan sastra. Gagasan atau ide yang belum diwujudkan tidak dilindungi. Yang dilindungi adalah ekspresinya.

Fungsi surat pencatatan

Jika bukan syarat, mengapa surat pencatatan berguna?

• Bukti awal. Surat pencatatan menunjukkan bahwa pada tanggal tertentu seseorang menyatakan diri sebagai pencipta atau pemegang hak atas ciptaan tertentu. Dalam praktik, ini dapat menjadi bukti awal di hadapan polisi, marketplace, atau pengadilan.
• Kemudahan negosiasi. Mitra bisnis, investor, atau penerbit lebih mudah mengambil keputusan bila ada surat pencatatan.
• Laporan pelanggaran. Platform digital biasanya meminta bukti kepemilikan ketika menerima laporan. Surat pencatatan mempercepat proses.
• Pengalihan dan lisensi. Perjanjian pengalihan dan lisensi dapat dicatat, yang memberi akibat hukum terhadap pihak ketiga.
• Dokumen pendukung kekayaan intelektual. Beberapa lembaga pembiayaan memandang kekayaan intelektual tercatat sebagai aset.

Tetapi ada batasnya. Surat pencatatan bukan pengesahan atas isi, arti, maksud, atau bentuk ciptaan. Ia juga bukan bukti mutlak. Bila ada pihak lain yang dapat membuktikan bahwa ia pencipta sebenarnya, misalnya dengan berkas kerja bertanggal, pencatatan dapat dibatalkan atau tidak dianggap. Artinya, jangan menyalahgunakan pencatatan untuk mengklaim karya orang lain. Mencatatkan karya yang bukan milik sendiri dapat berujung gugatan dan masalah pidana.

Aturan yang berlaku dalam bahasa sehari-hari

Ringkasan aturan penting:

• Hak cipta terdiri dari hak moral dan hak ekonomi. Penjelasannya ada pada hak moral dan hak ekonomi pencipta.
• Pencatatan dilakukan oleh Menteri hukum melalui DJKI dan dapat diajukan oleh pencipta, pemegang hak cipta, atau kuasanya.
• Ciptaan yang dicatat dapat berupa ciptaan yang sudah diumumkan atau belum diumumkan. Isian permohonan biasanya menanyakan tanggal dan tempat pengumuman pertama bila sudah diumumkan.
• Pemohon bertanggung jawab atas kebenaran data. Pernyataan palsu dapat berakibat pembatalan pencatatan dan konsekuensi hukum lain.
• Pencatatan tidak mengubah jangka waktu perlindungan. Masa perlindungan dihitung berdasarkan jenis ciptaan, bukan tanggal pencatatan.
• Pencatatan dapat dihapus atau dinyatakan batal, misalnya karena putusan pengadilan atau permohonan pencipta.
• Pelanggaran hak cipta pada umumnya merupakan delik aduan, yaitu diproses bila ada pengaduan dari pihak yang dirugikan.

Langkah praktis mencatatkan ciptaan

1. Pastikan Anda pencipta atau pemegang hak. Jika karya dibuat bersama, tentukan siapa saja penciptanya. Jika dibuat dalam hubungan kerja atau pesanan, periksa kontraknya. Lihat hak cipta karya karyawan dan hubungan dinas.
2. Siapkan contoh ciptaan. Untuk tulisan, berkas dokumen atau cuplikan. Untuk lagu, rekaman atau notasi. Untuk gambar, berkas gambar. Untuk perangkat lunak, uraian program atau tangkapan layar sesuai persyaratan.
3. Siapkan identitas. KTP pencipta atau pemegang hak, dan surat pernyataan kepemilikan bila diminta. Untuk badan hukum, akta pendirian dan dokumen pendukung.
4. Isi permohonan melalui sistem daring DJKI. Uraikan judul, jenis ciptaan, tanggal pengumuman, serta data pencipta.
5. Bayar biaya. Tarif resmi dibayar melalui kode billing. Pelaku usaha mikro dan kecil, serta pencipta tertentu, dapat mengajukan dengan tarif keringanan. Periksa ketentuan terbaru.
6. Tunggu pemeriksaan administrasi. Pemeriksa meninjau kelengkapan data dan dokumen. Hasil substantif tentang orisinalitas tidak diuji secara mendalam, sehingga tanggung jawab kebenaran tetap pada pemohon.
7. Terima surat pencatatan. Simpan berkas aslinya, dan buat salinan digital.
8. Arsipkan bukti proses kreatif. Draf, berkas mentah, tangkapan layar, sketsa bertanggal, dan korespondensi. Bukti ini sering lebih menentukan daripada surat itu sendiri.

Apa saja yang lebih penting daripada surat pencatatan

Pada sengketa nyata, hakim dan pihak penyelidik mencari tahu siapa yang pertama menciptakan dan bagaimana prosesnya. Beberapa bukti yang sangat membantu:

• berkas digital asli beserta metadata (tanggal pembuatan dan perangkat);
• draf dan versi sebelumnya;
• unggahan pertama di platform dengan tanggal terlihat;
• surat atau pesan kepada pihak ketiga yang menyebut karya Anda;
• kontrak dengan penerbit, klien, atau kolaborator;
• saksi yang melihat proses pembuatan.

Surat pencatatan melengkapi, bukan menggantikan, bukti-bukti ini. Kasus pencurian karya konten kreator dibahas pada hak cipta konten kreator dicuri akun lain, cara menindak, dan penyelesaian sengketa pada sengketa hak cipta, mediasi, gugatan, dan pidana.

Perubahan aturan yang perlu Anda ketahui

UU 28/2014 menggantikan UU 19/2002 dan mempertahankan prinsip deklaratif, tetapi menambahkan hal-hal baru seperti pencatatan perjanjian lisensi dengan akibat hukum terhadap pihak ketiga, pengaturan lembaga manajemen kolektif, dan penguatan mekanisme penyelesaian sengketa. Sistem pencatatan kini sepenuhnya daring. Pencipta dapat mengajukan dan memantau status sendiri.

Perkembangan teknologi, seperti kecerdasan buatan, menimbulkan pertanyaan baru tentang siapa pencipta. Hal itu dibahas pada hak cipta konten AI dan karya turunan. Pembaca perlu mengikuti perkembangan peraturan, termasuk wacana revisi undang-undang hak cipta, dan memeriksa teks terbaru sebelum bertindak.

Kesalahan umum

Contoh: ilustrator dan cetakan stiker

Contoh: Nadia (fiktif) menggambar karakter kucing dan mengunggahnya di media sosial. Beberapa bulan kemudian ia melihat penjual stiker memakai gambar yang sama. Nadia belum mencatatkan karyanya. Ia mengumpulkan berkas gambar mentah, unggahan pertama bertanggal, dan percakapan dengan pelanggan. Ia kemudian mencatatkan ciptaan dan memakai surat pencatatan beserta bukti proses untuk melapor ke marketplace. Platform menurunkan produk setelah memeriksa bukti. Perlu dicatat bahwa haknya sudah ada sejak gambar dibuat; surat pencatatan memperkuat bukti. Cerita ini fiktif.

Karya yang tidak dilindungi hak cipta

Tidak semua hal dapat dicatatkan. Hasil rapat terbuka lembaga negara, peraturan perundang-undangan, pidato kenegaraan, putusan pengadilan, dan kitab suci pada umumnya tidak dilindungi sebagai hak cipta, dan ide, prosedur, metode, atau konsep semata tidak dilindungi. Nama, judul pendek, dan slogan yang sangat singkat juga umumnya tidak dilindungi oleh hak cipta, walau dapat dilindungi sebagai merek. Bila ragu apakah karya Anda dapat dicatatkan, pelajari hak cipta karya digital dan hak cipta desain, logo, dan kekayaan intelektual usaha. Logo yang akan dipakai sebagai tanda dagang lebih tepat dilindungi sebagai merek. Karya yang kebaruan teknisnya tinggi mungkin lebih cocok sebagai paten atau desain industri. Lihat paten sederhana dan desain industri untuk produk UMKM.

Mencatatkan ciptaan yang dibuat bersama atau atas nama badan usaha

Ada tiga situasi yang sering membingungkan saat mengisi formulir.

Ciptaan bersama. Bila beberapa orang membuat karya, semuanya tercatat sebagai pencipta, kecuali ada kesepakatan lain. Sebaiknya disepakati siapa yang menjadi pemohon dan bagaimana hak ekonomi dibagi. Tanpa kesepakatan, penerbitan dan lisensi menjadi rumit karena memerlukan persetujuan semua pihak.

Ciptaan perusahaan. Pencipta tetap manusia, bukan badan hukum. Namun pemegang hak cipta dapat berupa perusahaan bila ada perjanjian atau hubungan kerja yang menetapkannya. Dalam formulir, pisahkan nama pencipta dan nama pemegang hak cipta bila berbeda, dan lampirkan dokumen dasar peralihan atau hubungan kerja.

Ciptaan pesanan. Karya yang dibuat berdasarkan pesanan, misalnya logo atau ilustrasi, bergantung pada isi kontrak. Bila kontrak tidak mengatur, tanya siapa yang sebenarnya membuat karya dan periksa pasal tentang karya pesanan. Perjanjian pengalihan sebaiknya ditandatangani sebelum pemesan mencatatkan karya atas namanya. Kasus serupa dibahas pada hak cipta karya freelancer dan pesanan desain.

Menyimpan dan memeriksa surat pencatatan

Setelah surat terbit, periksa kembali: ejaan nama, judul, jenis ciptaan, tanggal pengumuman, dan nama pemegang hak. Kesalahan kecil lebih mudah diperbaiki segera dibanding saat sengketa. Simpan salinan digital di lebih dari satu tempat dan catat nomor pencatatan dalam arsip usaha. Bila hak cipta kemudian dialihkan atau dilisensikan, ajukan pencatatan perubahan agar data tetap sesuai. Surat yang masih mencantumkan pemegang lama dapat membingungkan platform dan pihak ketiga yang memeriksa kepemilikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya wajib mencatatkan karya agar dilindungi? Tidak. Hak cipta lahir otomatis. Pencatatan tidak menjadi syarat, tetapi berguna sebagai bukti.

Berapa lama proses pencatatan? Bervariasi menurut kelengkapan dan antrean. Periksa estimasi pada sistem DJKI.

Apakah surat pencatatan melindungi di luar negeri? Tidak otomatis. Perlindungan lintas negara mengikuti perjanjian internasional dan hukum masing-masing negara. Simpan bukti dan tanyakan penasihat hukum untuk negara tujuan.

Bisakah mencatatkan karya setelah ada sengketa? Bisa, tetapi pencatatan setelah sengketa tidak menggantikan bukti proses pembuatan. Pihak lawan dapat membantah.

Ringkasan

• Hak cipta lahir otomatis; pencatatan bukan syarat.
• Surat pencatatan berfungsi sebagai bukti awal dan mempermudah urusan bisnis.
• Surat itu bukan bukti mutlak dan bukan pengesahan isi.
• Simpan bukti proses kreatif sebagai pelengkap.
• Catatkan juga pengalihan dan lisensi agar berakibat pada pihak ketiga.

Dasar hukum

• UU No. 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta

Baca juga

• Hak Cipta untuk Karya Digital: Foto, Desain, dan Konten
• Sengketa Hak Cipta: Memilih Jalur Mediasi, Gugatan Perdata, atau Laporan Pidana
• Hak Moral dan Hak Ekonomi Pencipta: Perbedaan dan Jangka Waktunya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.