Contoh Tata Tertib Kerja Karyawan dan Cara Mengisinya

Apa itu tata tertib kerja dan kapan dipakai

Tata tertib kerja adalah aturan praktis tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pekerja di tempat kerja. Bentuknya lebih ringkas daripada Peraturan Perusahaan, sehingga mudah ditempel di ruang kerja atau dibagikan saat orientasi pekerja baru.

Ada dua cara memakai tata tertib. Pertama, sebagai lampiran Peraturan Perusahaan (PP), sehingga ikut disahkan dan sanksinya punya dasar kuat. Kedua, bagi usaha kecil yang belum wajib memiliki PP, tata tertib dirujuk dalam perjanjian kerja masing-masing pekerja.

Tata tertib juga berguna ketika ada perubahan cara kerja, misalnya mulai menerapkan kerja hibrida, memberi laptop kantor, atau membuka akun media sosial perusahaan. Aturan yang tertulis mencegah salah paham dan memudahkan atasan bersikap konsisten.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Tata tertib adalah muatan PP. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023) menyebut tata tertib perusahaan sebagai salah satu muatan minimal Peraturan Perusahaan.
• Sanksi berjenjang. PP 35/2021 memungkinkan PHK bila pekerja melanggar ketentuan perjanjian kerja, PP, atau PKB setelah diberi surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, yang masing-masing pada umumnya berlaku paling lama 6 bulan.
• Pelanggaran bersifat mendesak. PP 35/2021 juga mengenal PHK karena pelanggaran bersifat mendesak yang diatur dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB. Karena itu daftar pelanggaran berat perlu ditulis dengan jelas.
• Pemotongan upah dan denda dibatasi. PP 36/2021 tentang Pengupahan membatasi pemotongan upah dan mensyaratkan dasar yang jelas untuk denda.
• Pemantauan perangkat dan data pribadi. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menuntut pemrosesan data pekerja yang sah, proporsional, dan transparan, termasuk saat memeriksa perangkat kantor.
• Keselamatan kerja. UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja mewajibkan pekerja memakai alat pelindung diri yang diwajibkan.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Karena itu, periksa selalu apakah sudah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Kehadiran dan jam kerja: cara mencatat kehadiran, aturan terlambat, pemberitahuan sakit, izin keluar.
• Pakaian dan penampilan, termasuk alat pelindung diri dan penghormatan terhadap keyakinan agama.
• Penggunaan aset dan sistem: laptop, akun, kata sandi, perangkat lunak berlisensi, pemeriksaan perangkat.
• Media sosial: larangan membocorkan rahasia, berbicara atas nama perusahaan, dan perundungan daring.
• Kerahasiaan dan konflik kepentingan, termasuk batas nilai hadiah dari mitra.
• Daftar larangan.
• Sanksi bertingkat dan tabel klasifikasi pelanggaran.
• Lembar pernyataan pekerja.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Pilih statusnya. Tentukan apakah tata tertib menjadi lampiran PP atau bagian perjanjian kerja, lalu hapus pilihan lain di paragraf pembuka.
2. Isi jam kerja dan cara absen. Sesuaikan dengan jam kerja di perjanjian kerja atau PP agar tidak bertentangan.
3. Tetapkan batas keterlambatan. Tulis berapa menit dianggap terlambat dan berapa kali dalam sebulan sebelum diberi teguran tertulis.
4. Tulis aturan pakaian yang realistis. Sebut hari seragam dan alat pelindung diri per area kerja.
5. Isi batas nilai hadiah. Misalnya hadiah di atas nilai tertentu wajib dilaporkan.
6. Sesuaikan tabel klasifikasi pelanggaran. Kelompokkan pelanggaran menjadi ringan, sedang, berat, dan bersifat mendesak. Pastikan daftar pelanggaran mendesak sama dengan yang ada di PP/PKB atau perjanjian kerja.
7. Tanda tangan dan bagikan. Setiap pekerja menandatangani lembar pernyataan. Simpan di berkas personalia.

Kesalahan yang sering terjadi

• Aturan yang tidak pernah ditegakkan. Bila keterlambatan dibiarkan bertahun-tahun lalu tiba-tiba dijadikan alasan SP, pekerja dapat mempersoalkan perlakuan yang tidak konsisten.
• Denda uang tanpa dasar. Memotong upah karena terlambat tanpa dasar di perjanjian kerja atau PP/PKB rawan dianggap pemotongan upah yang tidak sah.
• Larangan media sosial yang terlalu luas. Melarang pekerja mengeluh kepada instansi berwenang atau melarang kegiatan serikat pekerja yang sah tidak dibenarkan.
• Memeriksa ponsel pribadi. Pemeriksaan sebaiknya terbatas pada perangkat dan akun milik perusahaan, dengan pemberitahuan sebelumnya.
• Langsung PHK untuk pelanggaran ringan. Sanksi harus sebanding. PHK tanpa SP hanya untuk pelanggaran bersifat mendesak yang diatur dengan jelas.

Contoh singkat

Kerangka ilustrasi berikut tidak menggantikan template lengkap.

• TATA TERTIB KERJA [nama perusahaan]
• Pasal 1 Kehadiran: jam kerja [....]–[....]; terlambat lebih dari [....] menit wajib lapor atasan
• Pasal 3 Aset: dilarang membagikan kata sandi atau menyalin data ke akun pribadi
• Pasal 4 Media sosial: dilarang mengunggah dokumen internal dan data pelanggan
• Pasal 7 Sanksi: teguran lisan → SP I → SP II → SP III, masing-masing berlaku paling lama 6 bulan
• Pernyataan pekerja: saya telah menerima dan memahami Tata Tertib Kerja ini

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya tata tertib dengan Peraturan Perusahaan?

Peraturan Perusahaan mengatur syarat kerja secara menyeluruh (upah, cuti, PHK) dan wajib disahkan. Tata tertib fokus pada perilaku sehari-hari dan dapat menjadi lampiran PP.

Bolehkah usaha dengan 5 pekerja memakai tata tertib ini?

Boleh. Rujuk tata tertib dalam perjanjian kerja dan minta pekerja menandatangani lembar pernyataan, sehingga aturannya mengikat sebagai bagian dari perjanjian kerja.

Berapa lama surat peringatan berlaku?

Pada umumnya masing-masing surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB sesuai PP 35/2021.

Bolehkah melarang pekerja berjilbab atau memakai atribut agama?

Aturan pakaian sebaiknya menghormati keyakinan agama pekerja. Larangan hanya dapat dibenarkan bila benar-benar diperlukan untuk keselamatan kerja, dan itu pun sebaiknya dicari alternatif yang aman.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Penolakan PHK oleh Pekerja dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Skorsing Pekerja Selama Proses PHK dan Cara Mengisinya
• Contoh Jawaban Tertulis atas Anjuran Mediator dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.