Contoh Surat Pernyataan Direksi untuk Tender dan Perizinan dan Cara Mengisinya

Apa itu surat pernyataan direksi dan kapan dipakai

Dalam tender pengadaan, pengajuan izin, pendaftaran sebagai vendor, atau pengajuan kredit, badan usaha sering diminta menyerahkan surat pernyataan yang ditandatangani direksi. Isinya serangkaian penegasan: perusahaan berdiri sah, tidak sedang pailit, kegiatan usahanya tidak dihentikan, pengurusnya tidak sedang menjalani hukuman, datanya benar, dan seterusnya.

Pihak yang meminta (panitia, instansi, atau bank) tidak selalu sempat memeriksa semua hal itu sendiri. Dengan pernyataan tertulis, risiko ketidakbenaran dialihkan kepada badan usaha dan penanda tangannya. Karena itu, surat pernyataan ini tampak sederhana tetapi konsekuensinya serius.

Template ini menyusun butir-butir yang paling sering diminta dalam bentuk pilihan. Anda tinggal mempertahankan butir yang relevan dan menghapus yang tidak diminta. Pakta integritas disediakan sebagai bagian tersendiri karena tidak semua keperluan memintanya.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Siapa yang berwenang menandatangani. Menurut UU Perseroan Terbatas, Direksi mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan. Anggaran dasar dapat mengatur bahwa hanya direktur tertentu, atau dua direktur bersama-sama, yang berwenang. Untuk CV, koperasi, atau yayasan, lihat akta pendirian dan anggaran dasarnya.
• Pailit dan PKPU. UU 37/2004 tentang Kepailitan dan PKPU mengatur keadaan ketika debitur dinyatakan pailit atau sedang dalam penundaan kewajiban pembayaran utang. Perusahaan dalam keadaan itu tidak bebas mengurus hartanya sendiri, sehingga lazim tidak memenuhi syarat ikut tender.
• Pengadaan pemerintah. Perpres 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya, dan peraturan LKPP, memuat persyaratan kualifikasi penyedia, sanksi daftar hitam, serta pakta integritas. Rinciannya dapat berubah, jadi selalu baca dokumen pemilihan tender yang Anda ikuti.
• Kekuatan bukti. Surat pernyataan adalah tulisan di bawah tangan menurut KUHPerdata. Ia mengikat yang membuatnya.
• Akibat pidana. KUHP baru (UU 1/2023) yang berlaku sejak 2 Januari 2026 tetap memuat ancaman pidana untuk pemalsuan surat dan penggunaan keterangan palsu. Dalam pengadaan, keterangan palsu juga dapat dikaitkan dengan tindak pidana korupsi bila menimbulkan kerugian negara.
• Meterai. Surat pernyataan yang dipakai sebagai alat bukti lazim dibubuhi meterai Rp10.000 sesuai UU 10/2020 tentang Bea Meterai.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas penanda tangan dan jabatannya.
• Identitas badan usaha: nama, bentuk, NIB, NPWP, akta terakhir, alamat, dan dasar kewenangan penanda tangan.
• Keperluan pernyataan: nama paket tender, jenis izin, atau fasilitas bank.
• Status hukum: berdiri sah, tidak pailit, tidak PKPU, tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dibubarkan, kegiatan usaha tidak dihentikan.
• Pernyataan tentang direksi: tidak sedang menjalani pidana, bukan ASN/TNI/Polri atau pegawai pengguna jasa, tidak merangkap di peserta lain.
• Kebenaran data, kepatuhan pajak, jaminan sosial, status daftar hitam, dan pemilik manfaat.
• Pakta integritas bila diminta.
• Kesediaan menanggung akibat bila pernyataan tidak benar, tanda tangan bermeterai, dan stempel.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Baca dokumen pemilihan atau daftar persyaratan. Tandai butir pernyataan yang diminta dan format yang diwajibkan.
2. Periksa kewenangan. Buka anggaran dasar terakhir. Pastikan penanda tangan berwenang sendiri, atau siapkan kuasa dan persetujuan yang diperlukan.
3. Verifikasi fakta. Cek status daftar hitam, perkara di sistem informasi penelusuran perkara pengadilan, status wajib pajak, keaktifan perizinan di OSS, dan kepesertaan BPJS.
4. Isi identitas. Salin data dari akta dan NIB apa adanya. Perbedaan kecil (misalnya nama tanpa "PT") dapat dipersoalkan panitia.
5. Pilih butir. Hapus butir yang tidak diminta. Untuk butir yang tidak sepenuhnya benar, misalnya ada perkara berjalan, gunakan pilihan yang menjelaskan keadaan sebenarnya.
6. Tanda tangan. Bubuhkan meterai, tanda tangan direktur, dan stempel. Untuk pengadaan elektronik, ikuti cara unggah atau tanda tangan elektronik di sistem.

Kesalahan yang sering terjadi

• Ditandatangani orang yang tidak berwenang. Misalnya manajer cabang tanpa kuasa, atau satu direktur padahal AD mensyaratkan dua.
• Menyalin pernyataan dari tender lain tanpa membaca. Nama paket, instansi, atau tanggal yang keliru membuat dokumen dianggap tidak memenuhi syarat.
• Menyatakan "tidak sedang berperkara" padahal ada perkara. Lebih aman menyebut perkaranya dan menjelaskan bahwa perkara itu tidak mengganggu pekerjaan, bila memang demikian.
• Lupa memperbarui data setelah perubahan pengurus. Direktur baru belum tercatat di sistem AHU, sehingga kewenangannya dipertanyakan.
• Menganggap pernyataan sekadar formalitas. Pernyataan palsu sering baru terungkap saat audit atau pemeriksaan, bertahun-tahun kemudian.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat empat kelompok butir pilihan, pakta integritas, dan petunjuk.

• Surat Pernyataan Direksi
• Yang bertanda tangan: [nama], Direktur Utama, bertindak untuk PT [....], NIB [....].
• Sehubungan dengan tender [nama paket] pada [instansi], menyatakan:
• 1. Tidak pailit, tidak PKPU, tidak dalam pengawasan pengadilan; kegiatan usaha tidak dihentikan.
• 2. Direksi tidak sedang menjalani sanksi pidana.
• 3. Data dan dokumen yang disampaikan benar; tidak masuk daftar hitam.
• 4. (Bila diminta) pakta integritas: tidak melakukan KKN dan persekongkolan.
• [Kota, tanggal] — tanda tangan bermeterai dan stempel.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah komisaris juga harus menandatangani?

Biasanya tidak. Yang mewakili perseroan adalah Direksi. Namun bila anggaran dasar mensyaratkan persetujuan Dewan Komisaris untuk tindakan tertentu, atau pengguna jasa memintanya, lampirkan persetujuan tersebut.

Bagaimana bila salah satu direktur pernah dipidana?

Persyaratan yang lazim adalah "tidak sedang menjalani sanksi pidana". Bila hukumannya sudah selesai dijalani, rumusan itu dapat dipenuhi, tetapi periksa apakah dokumen pemilihan memuat syarat lain yang lebih ketat. Jangan menyembunyikan fakta.

Bolehkah satu surat pernyataan dipakai untuk beberapa tender?

Sebaiknya tidak. Sebut nama paket dan pengguna jasa secara spesifik agar pernyataan jelas berlaku untuk keperluan apa.

Apa beda surat pernyataan ini dengan pakta integritas?

Surat pernyataan berisi fakta tentang keadaan badan usaha. Pakta integritas berisi janji perilaku: tidak menyuap, tidak berkolusi, dan bersedia dikenai sanksi bila melanggar. Keduanya bisa digabung atau dipisah sesuai permintaan.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 37/2004 tentang Kepailitan dan PKPU
• Perpres 16/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya
• UU 1/2023 tentang KUHP
• KUHPerdata tentang alat bukti tulisan
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Pengunduran Diri Direktur atau Komisaris PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Pernyataan Pemilik Manfaat (Beneficial Owner) dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Sanggup (Promes) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.