Contoh Surat Sanggup (Promes) dan Cara Mengisinya

Apa itu surat sanggup (promes) dan kapan dipakai

Surat sanggup, yang di dunia usaha sering disebut promes atau promissory note, adalah surat berharga yang diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD). Isinya sederhana: penerbit berjanji tanpa syarat membayar sejumlah uang kepada orang yang disebut dalam surat, atau kepada penggantinya, pada hari bayar yang ditentukan.

Berbeda dengan surat pengakuan utang biasa, surat sanggup bisa dialihkan dengan endosemen. Pemegang baru dapat menagih penerbit tanpa harus membuktikan hubungan dasar antara penerbit dan penerima pertama. Karena itu surat sanggup dipakai dalam perdagangan (pembayaran tertunda kepada pemasok), pembiayaan, dan sebagai dokumen pendukung kredit.

Sifat inilah yang membuat surat sanggup perlu ditulis hati-hati. Kesalahan bentuk dapat membuat surat itu hanya berlaku sebagai pengakuan utang biasa. Sebaliknya, penerbit yang menandatangani surat sanggup terikat kuat, bahkan kepada pemegang yang tidak ia kenal.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Syarat formal (KUHD Pasal 174). Surat sanggup memuat: sebutan "surat sanggup" (atau promes) dalam teksnya sendiri dan dalam bahasa surat itu; janji tanpa syarat membayar sejumlah uang tertentu; hari bayar; tempat pembayaran; nama penerima atau penggantinya; tanggal dan tempat penandatanganan; dan tanda tangan penerbit.
• Bila ada unsur yang kosong (KUHD Pasal 175). Pada prinsipnya surat tidak berlaku sebagai surat sanggup, kecuali beberapa hal: tanpa hari bayar dianggap dibayar saat diperlihatkan; tanpa tempat pembayaran, tempat penandatanganan dianggap tempat pembayaran; tanpa tempat penandatanganan, dianggap ditandatangani di tempat yang tertulis di samping nama penerbit.
• Berlakunya aturan wesel (KUHD Pasal 176). Banyak ketentuan wesel berlaku untuk surat sanggup, antara lain endosemen, aval, pembayaran, protes, dan daluwarsa.
• Kedudukan penerbit (KUHD Pasal 177). Penerbit surat sanggup terikat dengan cara yang sama seperti akseptan wesel.
• Bea meterai. UU 10/2020 menetapkan surat berharga sebagai dokumen yang dikenai bea meterai.

Isi penting yang wajib ada

• Judul dan kalimat inti yang memuat kata "SURAT SANGGUP".
• Kalimat janji tanpa syarat: "berjanji tanpa syarat untuk membayar".
• Jumlah uang dalam angka dan huruf yang sama.
• Hari bayar: tanggal tertentu, atas tunjuk, sekian hari setelah tunjuk, atau sekian hari setelah tanggal surat.
• Tempat pembayaran.
• Nama penerima, dengan atau tanpa kata "atau penggantinya".
• Tempat dan tanggal penandatanganan.
• Tanda tangan penerbit (dan wakil yang berwenang bila penerbit badan usaha).
• Bagian pilihan: aval, halaman endosemen, dan tanda terima pembayaran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Beri nomor surat. Nomor memudahkan pencocokan dengan surat pengantar dan pembukuan.
2. Tulis jumlah. Angka dan huruf harus sama. Bila ada bunga, hitung dan masukkan ke dalam jumlah. Jangan menambah klausul bunga terpisah untuk surat sanggup dengan hari bayar tertentu.
3. Pilih satu bentuk hari bayar. Hapus pilihan lain. Tanggal tertentu paling mudah dipahami.
4. Tulis nama penerima. Gunakan nama lengkap orang atau badan usaha. Pilih "atau penggantinya" bila surat boleh dialihkan, atau "tidak kepada order" bila tidak.
5. Tulis tempat pembayaran. Alamat lengkap. Pembayaran lewat transfer dapat ditambahkan sebagai cara, bukan pengganti tempat.
6. Isi identitas penerbit dan tanda tangani. Tulis tempat dan tanggal penandatanganan. Bila penerbit PT, pastikan penanda tangan berwenang menurut anggaran dasar.
7. Aval bila ada penjamin. Pemberi aval menulis "baik untuk aval bagi [nama penerbit]" dan menandatangani.
8. Isi surat pengantar terpisah. Catat hubungan dasar dan aturan agar tidak terjadi pembayaran ganda.
9. Simpan aslinya. Pemegang harus menunjukkan surat asli untuk menagih. Setelah dibayar, penerbit meminta surat asli dikembalikan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memasukkan syarat. "Akan dibayar setelah proyek selesai" membuat janji tidak lagi tanpa syarat.
• Tidak memakai sebutan "surat sanggup". Judul "Surat Pernyataan Utang" dengan isi mirip promes tidak otomatis menjadi surat sanggup.
• Jumlah angka dan huruf berbeda. Menimbulkan sengketa tentang jumlah yang benar.
• Menandatangani promes kosong. Jangan pernah menyerahkan surat sanggup dengan jumlah atau tanggal kosong.
• Tidak menarik kembali surat asli setelah bayar. Surat yang masih beredar dapat dialihkan dan ditagih oleh pemegang lain.
• Mengira promes bisa langsung dieksekusi. Pemegang tetap harus menagih dan, bila perlu, menggugat ke pengadilan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat pilihan hari bayar, aval, endosemen, tanda terima, dan surat pengantar.

• SURAT SANGGUP Nomor [....] · Rp[....]
• Pada tanggal [....] saya berjanji tanpa syarat untuk membayar dengan SURAT SANGGUP ini kepada [nama penerima] atau penggantinya uang sejumlah Rp[....] ([terbilang] rupiah).
• Tempat pembayaran: [alamat], [kota].
• Ditandatangani di [kota] pada tanggal [....].
• [Tanda tangan penerbit, meterai] — [nama penerbit].
• Baik untuk aval bagi [nama penerbit] — [tanda tangan pemberi aval].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa beda surat sanggup dengan surat pengakuan utang?

Surat pengakuan utang adalah bukti adanya utang dan tunduk pada KUHPerdata. Surat sanggup adalah surat berharga menurut KUHD yang dapat dialihkan dengan endosemen dan tunduk pada sebagian aturan wesel. Penerbit surat sanggup tidak mudah membantah tagihan pemegang beritikad baik dengan alasan dari hubungan dasarnya.

Apakah surat sanggup wajib bermeterai?

Surat berharga termasuk dokumen yang dikenai bea meterai menurut UU 10/2020. Bubuhkan meterai pada tanda tangan penerbit.

Berapa lama surat sanggup dapat ditagih?

KUHD mengatur daluwarsa tuntutan berdasarkan wesel yang diberlakukan juga untuk surat sanggup. Jangka waktunya relatif pendek dibanding utang biasa, jadi tagihlah segera setelah hari bayar. Periksa ketentuan daluwarsa dengan advokat bila tagihan sudah lama.

Bolehkah promes dipakai sebagai jaminan kredit?

Boleh sebagai dokumen pendukung. Namun promes bukan jaminan kebendaan seperti hak tanggungan atau fidusia. Ia hanya memperkuat hak menagih terhadap penerbit dan pemberi aval.

Dasar hukum

• KUHD Pasal 174–177 tentang surat sanggup
• KUHD Buku I Bab VI tentang wesel (sepanjang berlaku untuk surat sanggup)
• KUHPerdata Pasal 1754–1769 dan 1874–1880
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Pernyataan Pemilik Manfaat (Beneficial Owner) dan Cara Mengisinya
• Contoh SOP Kas Kecil (Petty Cash) dan Formulir Pertanggungjawaban serta Cara Mengisinya
• Contoh Surat Kuasa Direksi Mendirikan Kantor Cabang dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.