Contoh Surat Pengunduran Diri Direktur atau Komisaris PT dan Cara Mengisinya

Apa itu surat pengunduran diri direktur atau komisaris dan kapan dipakai

Surat ini adalah pemberitahuan resmi dari seorang anggota Direksi (direktur) atau anggota Dewan Komisaris (komisaris) kepada PT bahwa ia ingin berhenti dari jabatannya. Surat dipakai ketika Anda ingin keluar sebelum masa jabatan selesai, misalnya karena alasan pribadi, kesehatan, berbeda pendapat dengan pemegang saham, atau mendapat penugasan lain.

Berbeda dengan karyawan, direktur dan komisaris diangkat dan diberhentikan oleh RUPS. Karena itu pengunduran diri tidak cukup dengan pamit kepada atasan. Surat harus ditujukan kepada Perseroan dan pada akhirnya diputus atau dicatat melalui keputusan pemegang saham, lalu diberitahukan kepada Menteri Hukum agar data pengurus di Sistem AHU berubah.

Surat yang tertata juga melindungi Anda. Tanggal pemberitahuan, tanggal efektif, dan bukti serah terima menjadi pegangan bila kelak ada pertanyaan tentang tindakan Perseroan setelah Anda berhenti.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Diangkat dan diberhentikan RUPS. UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (sebagaimana diubah UU 6/2023) menetapkan anggota Direksi dan Dewan Komisaris diangkat oleh RUPS untuk jangka waktu tertentu.
• Pengunduran diri tertulis. UU PT dan anggaran dasar pada umumnya mengatur bahwa anggota Direksi atau Dewan Komisaris dapat mengundurkan diri dengan pemberitahuan tertulis kepada Perseroan, lazimnya paling lambat 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri.
• RUPS untuk memutuskan. Perseroan wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri dalam jangka waktu tertentu setelah menerima permohonan (dalam banyak anggaran dasar 60 hari). Bila RUPS tidak diadakan dalam jangka waktu itu, pengunduran diri dapat menjadi sah tanpa persetujuan RUPS. Rumusan persisnya perlu dicek pada AD dan UU PT terbaru.
• Jumlah minimum pengurus. Bila pengunduran diri menyebabkan jumlah Direksi atau Dewan Komisaris di bawah jumlah minimum, pengunduran diri biasanya baru sah setelah pengganti diangkat.
• Tanggung jawab tetap melekat. Direksi bertanggung jawab atas pengurusan Perseroan dan dapat dimintai tanggung jawab pribadi bila lalai atau beriktikad buruk. Komisaris bertanggung jawab atas pengawasan. Mundur tidak menghapus tanggung jawab atas masa jabatan.
• Pemberitahuan ke Menteri. Setiap perubahan anggota Direksi dan Dewan Komisaris wajib diberitahukan kepada Menteri paling lambat 30 hari sejak tanggal keputusan RUPS.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas, jabatan, dasar pengangkatan (akta dan keputusan RUPS), dan masa jabatan.
• Pernyataan tegas mengundurkan diri dan tanggal efektif yang memenuhi jangka waktu pemberitahuan.
• Alasan (boleh singkat atau tidak disebut).
• Permohonan agar Perseroan menyelenggarakan RUPS dan mengangkat pengganti bila diperlukan.
• Permohonan pemberitahuan ke Menteri dan pencabutan spesimen tanda tangan serta kuasa di bank.
• Kesediaan serah terima dan menjaga kerahasiaan.
• Pengakuan bahwa tanggung jawab atas masa jabatan tetap ada.
• Daftar serah terima dan tanda terima surat.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Cek anggaran dasar. Cari pasal tentang pengunduran diri: jangka waktu pemberitahuan, kepada siapa surat ditujukan, dan batas waktu RUPS.
2. Isi data jabatan. Ambil nomor akta dan tanggal keputusan RUPS pengangkatan dari arsip Perseroan atau profil di Sistem AHU.
3. Tentukan tanggal efektif. Hitung sedikitnya 30 hari sejak surat diterima Perseroan, atau sesuai AD.
4. Tulis alasan seperlunya. Alasan tidak wajib rinci. Hindari tuduhan yang belum dapat dibuktikan.
5. Siapkan daftar serah terima. Dokumen, stempel, token bank, akses OSS dan AHU, aset, dan pekerjaan berjalan.
6. Tanda tangani dan kirim. Bubuhkan meterai, kirim ke kantor Perseroan dengan tembusan kepada Dewan Komisaris (bila Anda direktur) atau Direksi (bila Anda komisaris) dan para pemegang saham.
7. Minta tanda terima. Gunakan lembar tanda terima di bagian akhir template atau bukti pengiriman pos tercatat.
8. Pantau tindak lanjut. Pastikan RUPS diselenggarakan, keputusan dinyatakan dalam akta notaris, dan data AHU serta bank diperbarui.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mundur lewat pesan singkat. Tidak memenuhi syarat pemberitahuan tertulis dan sulit dibuktikan.
• Langsung berhenti bekerja. Sampai tanggal efektif, Anda masih anggota Direksi atau Dewan Komisaris dengan segala tanggung jawabnya.
• Tidak mencabut spesimen tanda tangan di bank. Nama Anda masih dipakai untuk transaksi setelah Anda berhenti.
• Membiarkan data AHU tidak berubah. Anda tetap tercatat sebagai pengurus dan dapat ikut dipanggil dalam perkara Perseroan.
• Mengira mundur menghapus tanggung jawab. Pembebasan tanggung jawab (acquit et de charge) diberikan RUPS, biasanya saat pengesahan laporan tahunan.
• Mencampur dengan pengunduran diri sebagai karyawan. Bila Anda juga pekerja Perseroan, hubungan kerja diatur terpisah.

Contoh singkat

Kerangka di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat permohonan kepada Perseroan, pernyataan, daftar serah terima, dan tanda terima.

• Perihal: Pengunduran Diri sebagai Anggota Direksi
• Kepada Yth. PT [....] u.p. Dewan Komisaris dan Para Pemegang Saham
• Saya, [nama], Direktur PT [....] berdasarkan Akta Nomor [....], dengan ini mengundurkan diri terhitung efektif [tanggal].
• Mohon diselenggarakan RUPS dan diangkat pengganti bila jumlah Direksi kurang dari minimum.
• Mohon perubahan diberitahukan ke Menteri Hukum dan spesimen tanda tangan saya di bank dicabut.
• Saya bersedia serah terima sesuai daftar terlampir paling lambat [tanggal].
• [Kota, tanggal] — tanda tangan di atas meterai.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah Perseroan menolak pengunduran diri?

Mundur adalah hak anggota Direksi atau Dewan Komisaris. Perseroan dapat mengatur waktunya, misalnya menunggu pengganti bila jumlah pengurus di bawah minimum, tetapi pada umumnya tidak dapat memaksa seseorang terus menjabat.

Apa yang terjadi bila RUPS tidak pernah diadakan?

Banyak anggaran dasar mengatur bahwa bila RUPS tidak diadakan dalam jangka waktu tertentu setelah permohonan diterima, pengunduran diri menjadi sah dengan sendirinya. Simpan bukti tanggal penerimaan surat.

Apakah saya masih bisa digugat setelah mundur?

Bisa, atas tindakan selama Anda menjabat. Karena itu dokumentasikan keputusan penting dan simpan salinan laporan yang pernah Anda tanda tangani.

Siapa yang mengurus perubahan di Sistem AHU?

Direksi Perseroan, biasanya melalui notaris, setelah keputusan pemegang saham diambil dan dinyatakan dalam akta.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• Anggaran dasar Perseroan
• Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Kuasa Pengurusan Pendirian PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Panggilan RUPS dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penawaran Saham kepada Pemegang Saham Lain dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.