Contoh Surat Panggilan RUPS dan Cara Mengisinya

Apa itu surat panggilan RUPS dan kapan dipakai

Surat panggilan RUPS adalah undangan resmi dari Direksi kepada seluruh pemegang saham untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham. Surat ini bukan sekadar formalitas. Panggilan yang benar adalah syarat pertama agar RUPS sah dan keputusannya mengikat.

Ada dua jenis RUPS. RUPS Tahunan wajib diadakan setiap tahun, paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir, untuk membahas laporan tahunan dan laporan keuangan. RUPS Luar Biasa (RUPSLB) dapat diadakan kapan saja bila ada kebutuhan, misalnya mengganti direktur, mengubah anggaran dasar, atau menambah modal.

Surat panggilan dipakai untuk kedua jenis RUPS tersebut. Bila semua pemegang saham sepakat dan mau menandatangani, Anda juga bisa memakai keputusan sirkuler tanpa rapat. Namun bila ada satu saja pemegang saham yang sulit dihubungi atau berbeda pendapat, RUPS dengan panggilan resmi adalah jalan yang aman.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Pengaturan RUPS ada dalam UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT) sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja, terutama Pasal 75 sampai 91. Berikut pokok yang berkaitan dengan panggilan.

• Siapa yang memanggil. Direksi. Dalam keadaan tertentu, misalnya Direksi tidak melakukan pemanggilan atas permintaan pemegang saham, Dewan Komisaris dapat memanggil, dan dalam keadaan lebih lanjut pemegang saham dapat meminta penetapan pengadilan.
• Kapan. Paling lambat 14 hari sebelum tanggal RUPS. Tanggal panggilan dan tanggal RUPS tidak ikut dihitung. Artinya harus ada 14 hari penuh di antara keduanya.
• Caranya. Dengan surat tercatat dan/atau iklan dalam surat kabar. Anggaran dasar biasanya menentukan cara mana yang dipakai.
• Isinya. Tanggal, waktu, tempat, mata acara, dan pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibahas tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal panggilan sampai tanggal RUPS. Pemegang saham berhak meminta salinan bahan secara cuma-cuma.
• Tempatnya. Di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utamanya sesuai anggaran dasar, dan harus di wilayah Indonesia.
• RUPS elektronik. RUPS dapat dilakukan melalui telekonferensi, video konferensi, atau sarana elektronik lain yang memungkinkan semua peserta saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi. Risalahnya harus disetujui dan ditandatangani semua peserta.

Bila panggilan tidak memenuhi syarat, keputusan RUPS tetap sah hanya bila semua pemegang saham dengan hak suara hadir atau diwakili dan menyetujui dengan suara bulat. Pengecualian ini jarang bisa diandalkan dalam perusahaan yang pemegang sahamnya sedang berselisih.

Untuk perusahaan terbuka (Tbk), aturan OJK menambahkan kewajiban pengumuman dan tenggat yang berbeda. Template dan artikel ini ditujukan untuk perseroan tertutup.

Isi penting yang wajib ada

• Kop surat, nomor, dan perihal yang menyebut jenis RUPS (tahunan atau luar biasa).
• Nama dan alamat pemegang saham sesuai Daftar Pemegang Saham.
• Hari, tanggal, waktu, dan tempat RUPS, atau keterangan sarana elektronik bila RUPS daring.
• Mata acara yang jelas dan spesifik untuk setiap keputusan yang akan diambil.
• Pemberitahuan bahwa bahan rapat tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal panggilan dan dapat diminta salinannya.
• Ketentuan kuasa, termasuk larangan anggota Direksi, Dewan Komisaris, dan karyawan bertindak sebagai kuasa dalam pemungutan suara.
• Tanda tangan Direksi yang berwenang dan tanda terima panggilan sebagai bukti pengiriman.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tentukan tanggal RUPS lebih dulu. Hitung mundur minimal 14 hari penuh, lalu tambahkan cadangan waktu pengiriman. Misalnya RUPS tanggal 30, panggilan paling lambat tanggal 15 (hari 16 sampai 29 adalah 14 hari penuh).
2. Baca anggaran dasar. Cek cara panggilan yang diwajibkan, siapa ketua rapat, dan kuorum. Anggaran dasar boleh lebih ketat daripada undang-undang.
3. Pilih jenis RUPS. Hapus pilihan yang tidak dipakai pada perihal dan paragraf pembuka.
4. Isi tempat. Tulis alamat lengkap, atau nama aplikasi video konferensi dan cara mendapatkan tautan. Untuk rapat hibrida, tulis keduanya.
5. Rumuskan mata acara. Untuk RUPS Tahunan, pakai empat mata acara baku dalam template. Untuk RUPSLB, sebut pasal anggaran dasar yang akan diubah, jabatan yang akan diganti, atau jumlah modal yang akan ditambah.
6. Siapkan bahan. Laporan tahunan, laporan keuangan, usulan perubahan anggaran dasar, atau riwayat hidup calon pengurus. Bahan harus siap pada hari panggilan dikirim.
7. Kirim dan dokumentasikan. Kirim surat tercatat ke alamat dalam Daftar Pemegang Saham. Simpan resi, bukti terima, dan potongan iklan bila ada. Isi tabel tanda terima di halaman terakhir template.

Kesalahan yang sering terjadi

• Salah hitung 14 hari. Banyak yang ikut menghitung tanggal panggilan atau tanggal RUPS. Akibatnya panggilan kurang satu atau dua hari dan sah tidaknya RUPS bisa dipersoalkan.
• Mata acara terlalu umum. "Lain-lain" atau "perubahan anggaran dasar" tanpa rincian tidak cukup untuk keputusan penting. Pemegang saham berhak tahu apa yang akan diputuskan.
• Bahan rapat tidak tersedia. Panggilan menyebut bahan tersedia, tetapi saat pemegang saham datang ke kantor bahan belum siap.
• Alamat tidak mutakhir. Panggilan dikirim ke alamat lama. Pastikan Daftar Pemegang Saham diperbarui.
• RUPS daring tanpa video. Rapat lewat telepon atau pesan tertulis saja tidak memenuhi syarat saling melihat dan mendengar.
• Menunjuk karyawan sebagai kuasa. Karyawan, direktur, dan komisaris boleh hadir, tetapi tidak boleh menjadi kuasa pemegang saham dalam pemungutan suara.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Nomor: [....] · Perihal: Panggilan RUPS Luar Biasa PT [....]
• Kepada Yth. Para Pemegang Saham PT [....]
• Direksi mengundang Bapak/Ibu menghadiri RUPSLB pada [hari, tanggal], pukul [....] WIB, di [alamat / aplikasi video konferensi].
• Mata acara: 1. Perubahan Pasal [....] anggaran dasar tentang [....]; 2. Perubahan susunan Direksi.
• Bahan rapat tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal surat ini sampai tanggal Rapat.
• Pemegang saham dapat diwakili kuasa; anggota Direksi, Dewan Komisaris, dan karyawan tidak dapat menjadi kuasa dalam pemungutan suara.
• [Kota, tanggal] — Direksi PT [....]

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah panggilan dikirim lewat surel atau aplikasi pesan?

UU PT menyebut surat tercatat dan/atau iklan surat kabar. Surel atau pesan dapat dipakai sebagai tambahan, tetapi jangan menggantikan cara yang diwajibkan undang-undang dan anggaran dasar kecuali Anda yakin anggaran dasar mengaturnya. Bila semua pemegang saham hadir dan setuju dengan suara bulat, cacat panggilan tidak menggugurkan keputusan.

Apa yang terjadi bila kuorum tidak tercapai?

RUPS tidak dapat mengambil keputusan. Direksi dapat memanggil RUPS kedua, dengan kuorum yang lebih ringan dan tenggat panggilan yang lebih pendek sebagaimana diatur UU PT dan anggaran dasar. Bila RUPS kedua juga tidak kuorum, Perseroan dapat meminta penetapan kuorum kepada ketua pengadilan negeri.

Bolehkah RUPS diadakan di luar kota tempat kedudukan?

Pada dasarnya RUPS diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utamanya sesuai anggaran dasar, dan selalu di wilayah Indonesia. Bila semua pemegang saham hadir dan setuju, RUPS dapat diadakan di tempat lain di Indonesia. Pilihan lain adalah RUPS elektronik.

Siapa yang menandatangani panggilan?

Anggota Direksi yang berwenang mewakili Perseroan menurut anggaran dasar. Bila anggaran dasar mensyaratkan dua direktur, keduanya menandatangani.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• Anggaran dasar Perseroan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Pernyataan Pemilik Manfaat (Beneficial Owner) dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Sanggup (Promes) dan Cara Mengisinya
• Contoh SOP Kas Kecil (Petty Cash) dan Formulir Pertanggungjawaban serta Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.