Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) dan Cara Mengisinya

Apa itu surat penawaran kerja dan kapan dipakai

Surat penawaran kerja adalah surat yang dikirim perusahaan kepada calon pekerja setelah proses seleksi selesai. Isinya tawaran posisi, upah, fasilitas, status hubungan kerja, dan tanggal mulai bekerja. Dalam praktik HRD, surat ini sering disebut offering letter.

Fungsinya sederhana: memastikan calon pekerja dan perusahaan sepakat soal hal-hal pokok sebelum perjanjian kerja ditandatangani. Dengan begitu, tidak ada kejutan di hari pertama kerja, misalnya soal besaran upah atau status kontrak.

Surat penawaran dipakai oleh perusahaan besar maupun usaha kecil. Untuk usaha kecil, surat ini sangat membantu karena sering kali kesepakatan kerja hanya dibuat lisan dan baru menimbulkan masalah ketika terjadi perselisihan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada pasal khusus yang mengatur surat penawaran kerja. Namun isi surat ini bersinggungan langsung dengan aturan tentang perjanjian kerja, upah, dan waktu kerja. Berikut pokok-pokoknya.

• Perjanjian kerja tetap diperlukan. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja) mengatur isi minimal perjanjian kerja tertulis, antara lain identitas para pihak, jabatan, tempat kerja, besaran dan cara pembayaran upah, serta syarat kerja.
• Masa percobaan hanya untuk karyawan tetap. Perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) boleh memuat masa percobaan paling lama tiga bulan. Perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) tidak boleh memuat masa percobaan.
• Upah selama masa percobaan. Upah pada masa percobaan tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku.
• Struktur upah. Bila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah keduanya.
• Waktu kerja. Pilihan umum adalah 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja, dengan batas 40 jam seminggu.
• Data pribadi. Data calon pekerja dilindungi UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pakai data hanya untuk keperluan rekrutmen.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir beberapa ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Karena itu, periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas perusahaan, nomor surat, dan tanggal.
• Jabatan, unit kerja, atasan langsung, dan lokasi kerja (termasuk bila kerja hibrida atau jarak jauh).
• Status hubungan kerja: PKWTT dengan masa percobaan, atau PKWT dengan jangka waktu tertentu.
• Rincian upah: upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan tanggal pembayaran.
• Jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan), pemotongan pajak, dan THR.
• Waktu kerja dan aturan lembur.
• Syarat berlakunya tawaran, dokumen yang harus diserahkan, dan batas waktu menjawab.
• Pernyataan bahwa perjanjian kerja tertulis yang mengikat bila ada perbedaan.
• Kolom jawaban calon pekerja: menerima atau menolak.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Nomor dan tanggal surat. Pakai sistem penomoran surat perusahaan agar mudah dilacak.
2. Data calon pekerja. Tulis nama lengkap sesuai KTP dan alamat surat-menyurat.
3. Posisi dan lokasi. Sebut jabatan secara spesifik. Bila kerja hibrida, tulis berapa hari di kantor.
4. Status hubungan kerja. Pilih salah satu: PKWTT dengan masa percobaan (maksimal tiga bulan) atau PKWT tanpa masa percobaan. Hapus pilihan yang tidak dipakai.
5. Tabel upah. Pisahkan upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Pastikan upah pokok minimal 75% dari upah pokok ditambah tunjangan tetap, dan jumlahnya tidak di bawah upah minimum.
6. Fasilitas. Tulis apa adanya. Jangan menjanjikan fasilitas yang belum pasti.
7. Syarat dan dokumen. Daftar dokumen yang wajib diserahkan beserta batas waktunya.
8. Batas waktu menjawab. Lazimnya 3 sampai 7 hari kerja.
9. Tanda tangan. Ditandatangani pejabat yang berwenang, misalnya manajer HRD atau direktur.

Kesalahan yang sering terjadi

• Masa percobaan pada kontrak PKWT. Ini tidak dibolehkan. Bila tetap dicantumkan, masa percobaan tersebut batal demi hukum dan masa kerjanya tetap dihitung.
• Hanya menulis "gaji Rp... take home pay". Tanpa rincian komponen, sulit menghitung lembur, pesangon, atau THR di kemudian hari.
• Menahan ijazah asli. Penahanan ijazah sebagai jaminan sering memicu sengketa dan, di beberapa daerah, dilarang peraturan daerah. Hindari bila tidak ada dasar yang jelas.
• Menganggap surat penawaran sudah cukup. Tetap buat perjanjian kerja tertulis, terutama untuk PKWT yang wajib tertulis.
• Tidak ada batas waktu jawaban. Tawaran yang menggantung menyulitkan rencana rekrutmen.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel upah, pernyataan calon pekerja, dan petunjuk pengisian.

• Nomor: [....] · Perihal: Penawaran Kerja
• Kepada Yth. Saudara/i [nama calon pekerja]
• Berdasarkan hasil seleksi, kami menawarkan posisi [jabatan] di [unit kerja], lokasi [alamat].
• Status: PKWTT dengan masa percobaan [....] bulan / PKWT selama [....] tanpa masa percobaan.
• Upah pokok Rp[....], tunjangan tetap Rp[....], mulai bekerja [tanggal].
• Mohon jawaban paling lambat [tanggal].
• [Kota, tanggal] — [Nama perusahaan], [jabatan penanda tangan].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah surat penawaran kerja mengikat secara hukum?

Surat penawaran yang diterima dapat menjadi bukti kesepakatan awal. Namun hubungan kerja dan hak-kewajiban yang rinci tetap mengacu pada perjanjian kerja. Karena itu, cantumkan bahwa perjanjian kerja yang mengikat bila ada perbedaan.

Bolehkah perusahaan menarik tawaran setelah diterima?

Tawaran dapat ditarik bila syarat yang disebut dalam surat tidak terpenuhi, misalnya dokumen palsu. Menarik tawaran tanpa alasan setelah calon pekerja menerima dan, misalnya, sudah mengundurkan diri dari tempat kerja lama dapat menimbulkan tuntutan ganti rugi. Tulis syarat berlakunya tawaran dengan jelas.

Berapa lama masa percobaan yang boleh?

Paling lama tiga bulan dan hanya untuk PKWTT. Selama masa percobaan, upah tidak boleh di bawah upah minimum yang berlaku.

Perlukah meterai?

Surat penawaran tidak wajib bermeterai. Meterai berfungsi sebagai pajak dokumen bila dokumen dipakai sebagai alat bukti. Perjanjian kerja yang ditandatangani lazimnya dibubuhi meterai.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Uraian Jabatan (Job Description) dan Cara Mengisinya
• Contoh SK Mutasi dan Promosi Jabatan dan Cara Mengisinya
• Contoh SK Pengangkatan Karyawan Tetap dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.