Contoh Uraian Jabatan (Job Description) dan Cara Mengisinya

Apa itu uraian jabatan dan kapan dipakai

Uraian jabatan adalah dokumen yang menggambarkan suatu jabatan secara utuh: identitas jabatan, tujuan, tanggung jawab, wewenang, indikator kinerja, kualifikasi, hubungan kerja, dan kondisi kerja. Dalam praktik HRD, dokumen ini dikenal sebagai job description atau disingkat JD.

Uraian jabatan dipakai di banyak tahap. Saat rekrutmen, ia menjadi dasar iklan lowongan dan kriteria seleksi. Saat perjanjian kerja ditandatangani, ia menjelaskan apa yang dimaksud dengan "jabatan" dalam perjanjian. Saat penilaian kinerja, indikatornya menjadi KPI. Saat menyusun struktur dan skala upah, ia menjadi bahan evaluasi bobot jabatan.

Uraian jabatan juga penting saat terjadi perselisihan. Bila pekerja dianggap tidak melaksanakan tugas, pertanyaan pertama yang biasanya muncul adalah: tugas apa yang sebenarnya diberikan kepadanya? Uraian jabatan yang ditandatangani menjawab pertanyaan itu.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Jabatan dalam perjanjian kerja. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023) mewajibkan perjanjian kerja tertulis memuat jabatan atau jenis pekerjaan. Uraian jabatan memperjelas isi jabatan itu.
• Struktur dan skala upah. PP 36/2021 tentang Pengupahan (diubah PP 51/2023) mewajibkan pengusaha menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan antara lain golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Uraian jabatan adalah bahan dasar evaluasi jabatan.
• Tanpa diskriminasi. UU Ketenagakerjaan menjamin kesempatan dan perlakuan yang sama tanpa diskriminasi. UU 8/2016 tentang Penyandang Disabilitas juga mendorong akomodasi yang layak.
• Keselamatan kerja. UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja mendasari pencantuman risiko dan alat pelindung diri dalam kondisi kerja.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Karena itu, periksa selalu apakah sudah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas jabatan: nama, kode, unit, golongan, atasan, bawahan, lokasi, status jabatan, versi.
• Tujuan jabatan: satu atau dua kalimat tentang alasan jabatan itu ada.
• Tanggung jawab utama: 5–8 butir dengan kegiatan pokok dan perkiraan porsi waktu.
• Wewenang: batas persetujuan biaya, penandatanganan dokumen, pengelolaan bawahan, akses sistem.
• Indikator kinerja utama: KPI, cara ukur, target, dan periode.
• Kualifikasi: pendidikan, pengalaman, pengetahuan, keterampilan, kompetensi perilaku, sertifikasi, bahasa.
• Hubungan kerja: dengan siapa saja jabatan ini berinteraksi, di dalam dan di luar perusahaan.
• Kondisi kerja: lingkungan, waktu kerja, perjalanan dinas, tuntutan fisik, risiko K3, peralatan.
• Pengesahan: tanda tangan pemangku jabatan, atasan, dan bagian SDM.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Kumpulkan informasi. Wawancarai pemangku jabatan dan atasannya, lihat laporan kerja, dan cek struktur organisasi.
2. Isi identitas jabatan. Pastikan nama jabatan sama dengan di SK struktur organisasi dan perjanjian kerja.
3. Rumuskan tujuan jabatan. Gunakan pola: "Memastikan [hasil] melalui [kegiatan utama] agar [manfaat]".
4. Tulis tanggung jawab utama. Mulai dengan kata kerja: menyusun, memeriksa, memastikan, melaporkan. Isi porsi waktu agar jumlahnya 100%.
5. Tetapkan wewenang. Tulis batas nilai persetujuan dengan angka, bukan "sesuai kebutuhan".
6. Tentukan KPI. Pilih 3–5 indikator yang dapat diukur dan dapat dipengaruhi oleh pemangku jabatan. Gunakan KPI yang sama di formulir penilaian kinerja.
7. Isi kualifikasi. Bedakan syarat minimal (wajib) dan yang diutamakan.
8. Isi hubungan dan kondisi kerja. Termasuk risiko K3 dan alat pelindung diri.
9. Sahkan. Minta tanda tangan pemangku jabatan, atasan, dan bagian SDM. Simpan versinya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Terlalu umum. "Membantu atasan" tidak menjelaskan apa pun. Tulis hasil yang diharapkan.
• Terlalu panjang. Daftar 30 tugas kecil membuat dokumen sulit dipakai. Fokus pada tanggung jawab utama.
• Klausul "tugas lain" tanpa batas. Klausul ini wajar, tetapi bila dipakai untuk memberi pekerjaan di luar jabatan secara terus-menerus, dapat dianggap perubahan syarat kerja.
• KPI tidak sinkron. KPI di uraian jabatan berbeda dengan yang dinilai di akhir tahun.
• Kualifikasi diskriminatif. Syarat jenis kelamin, agama, status perkawinan, atau "berpenampilan menarik" yang tidak berkaitan dengan pekerjaan berisiko dianggap diskriminatif.
• Tidak diperbarui. Setelah reorganisasi, uraian jabatan lama tidak lagi menggambarkan pekerjaan sebenarnya.

Contoh singkat

Kerangka ilustrasi berikut tidak menggantikan formulir lengkap.

• Nama jabatan: Staf Penggajian · Unit: SDM · Atasan: Kepala Bagian SDM
• Tujuan: memastikan upah seluruh pekerja dibayar tepat waktu, akurat, dan sesuai aturan
• Tanggung jawab: mengolah data kehadiran; menghitung upah, lembur, potongan; menyiapkan laporan pajak dan iuran
• Wewenang: mengakses sistem penggajian; tidak berwenang menyetujui pembayaran
• KPI: ketepatan waktu pembayaran upah [....]%; jumlah koreksi slip upah ≤ [....] per bulan
• Kualifikasi: [jenjang pendidikan], memahami pengupahan dan pajak penghasilan

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah uraian jabatan wajib menurut hukum?

Tidak ada pasal yang mewajibkan dokumen bernama uraian jabatan. Namun perjanjian kerja wajib memuat jabatan, dan struktur dan skala upah wajib memperhatikan jabatan. Uraian jabatan adalah cara paling praktis memenuhi keduanya.

Apakah uraian jabatan harus ditandatangani pekerja?

Sangat disarankan. Tanda tangan menunjukkan pekerja telah menerima dan memahami tugasnya, sehingga memudahkan penilaian kinerja dan pembinaan.

Bolehkah perusahaan mengubah uraian jabatan?

Boleh menyesuaikan sesuai perubahan organisasi. Perubahan besar yang mengubah sifat pekerjaan, upah, atau lokasi sebaiknya dibicarakan dengan pekerja dan dituangkan dalam SK atau perubahan perjanjian kerja.

Berapa KPI yang ideal?

Umumnya 3–5 indikator sudah cukup. Terlalu banyak KPI membuat fokus kerja kabur dan penilaian menjadi rumit.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 8/2016 tentang Penyandang Disabilitas
• UU 1/1970 tentang Keselamatan Kerja
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Skorsing Pekerja Selama Proses PHK dan Cara Mengisinya
• Contoh Jawaban Tertulis atas Anjuran Mediator dan Cara Mengisinya
• Contoh Tata Tertib Kerja Karyawan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.