Contoh Surat Kuasa Menghadiri RUPS dan Daftar Hadir RUPS dan Cara Mengisinya

Apa itu surat kuasa menghadiri RUPS dan kapan dipakai

Surat kuasa menghadiri RUPS adalah surat dari pemegang saham yang memberi wewenang kepada orang lain untuk hadir, berbicara, dan memberikan suara atas nama pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Surat ini dipakai bila pemegang saham berhalangan, tinggal di luar kota atau luar negeri, atau merupakan badan hukum yang ingin diwakili orang tertentu.

Daftar hadir RUPS adalah lembar registrasi yang mencatat siapa yang hadir, berapa saham yang diwakili, dan apakah hadir sendiri atau melalui kuasa. Dari daftar inilah Ketua Rapat menghitung kuorum. Karena itu, template ini menggabungkan surat kuasa dan daftar hadir dalam satu berkas.

Surat kuasa dan daftar hadir menjadi lampiran risalah RUPS dan biasanya diminta notaris saat membuat akta Pernyataan Keputusan Rapat.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Pengaturan pokoknya ada dalam UU PT (bagian RUPS, Pasal 75 sampai 91) dan KUHPerdata tentang pemberian kuasa.

• Hak suara. Setiap saham yang dikeluarkan mempunyai satu hak suara, kecuali anggaran dasar menentukan lain. Saham yang dikuasai Perseroan sendiri atau anak perusahaannya tidak mempunyai hak suara.
• Kuasa tertulis. Pemegang saham, baik sendiri maupun diwakili berdasarkan surat kuasa, berhak menghadiri RUPS dan menggunakan hak suaranya sesuai jumlah saham yang dimiliki.
• Larangan kuasa tertentu. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, dan karyawan Perseroan yang bersangkutan dilarang bertindak sebagai kuasa pemegang saham dalam pemungutan suara. Tujuannya mencegah pengurus "mengendalikan" suara pemegang saham.
• Tidak memecah suara. Suara pemegang saham berlaku untuk seluruh saham yang dimilikinya; pemegang saham tidak berhak memberi kuasa kepada lebih dari satu kuasa untuk sebagian sahamnya dengan suara yang berbeda, kecuali dalam keadaan khusus yang diatur undang-undang.
• Pemberian kuasa umum. KUHPerdata mengatur kuasa sebagai perjanjian. Kuasa khusus menyebut urusan yang dikuasakan dengan jelas, dalam hal ini RUPS tertentu.

Kuasa sebaiknya dibubuhi meterai karena akan dipakai sebagai bukti dalam rapat dan lampiran akta.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas pemberi kuasa dan dasar bertindaknya (pribadi atau mewakili badan hukum).
• Jumlah saham yang dimiliki dalam Perseroan.
• Identitas penerima kuasa, dengan pernyataan bukan anggota Direksi, Dewan Komisaris, atau karyawan Perseroan.
• RUPS yang dimaksud: jenis, tanggal, tempat atau sarana elektronik, dan surat panggilan.
• Wewenang penerima kuasa dan instruksi suara per mata acara.
• Keterangan berlaku untuk penundaan dan RUPS kedua, serta tidak berlaku bila pemberi kuasa hadir sendiri.
• Tanda tangan dan meterai pemberi kuasa, tanda tangan penerima kuasa.
• Lampiran daftar hadir: nama, jumlah saham, hadir sendiri atau kuasa, tanda tangan, serta penghitungan kuorum.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Baca surat panggilan. Salin jenis RUPS, tanggal, tempat, dan mata acara.
2. Isi pemberi kuasa. Untuk badan hukum, tulis jabatan penanda tangan dan dasar kewenangannya.
3. Pilih penerima kuasa yang tepat. Bukan direktur, komisaris, atau karyawan Perseroan. Misalnya keluarga, konsultan hukum, atau karyawan perusahaan pemegang saham itu sendiri.
4. Isi instruksi suara. Beri tanda pada kolom setuju, tidak setuju, abstain, atau bebas untuk setiap mata acara.
5. Tanda tangani dengan meterai. Serahkan kepada Direksi sebelum batas waktu dalam panggilan.
6. Siapkan daftar hadir. Direksi mengisi nama pemegang saham dan jumlah sahamnya sebelum rapat.
7. Registrasi. Peserta menandatangani, petugas mencatat kuasa, lalu daftar ditutup dan kuorum dihitung.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menunjuk direktur atau karyawan sebagai kuasa. Suaranya berisiko tidak dihitung, dan kuorum bisa gagal.
• Kuasa terlalu umum. "Mewakili dalam semua rapat" tanpa menyebut RUPS tertentu dapat dipersoalkan.
• Memecah saham ke beberapa kuasa. Misalnya 60% saham dikuasakan ke A untuk setuju dan 40% ke B untuk menolak.
• Wakil badan hukum tidak berwenang. Kuasa ditandatangani manajer yang tidak berwenang menurut anggaran dasar badan hukum pemegang saham.
• Daftar hadir tidak ditutup. Peserta yang datang terlambat ikut dihitung di tengah rapat tanpa catatan.
• Kuorum dihitung dengan saham treasuri. Saham tanpa hak suara harus dikeluarkan dari perhitungan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Surat Kuasa Khusus Menghadiri dan Memberikan Suara dalam RUPS
• Yang bertanda tangan: [nama], pemilik [....] lembar saham PT [....].
• Memberi kuasa kepada: [nama], [pekerjaan], bukan anggota Direksi, Dewan Komisaris, atau karyawan Perseroan.
• Untuk menghadiri RUPS Luar Biasa tanggal [....] dan memberikan suara atas seluruh saham.
• Instruksi: mata acara 1 setuju; mata acara 2 bebas.
• Lampiran daftar hadir: No. – Nama – Jumlah saham – Hadir sendiri/kuasa – Tanda tangan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah direktur yang juga pemegang saham hadir dan memberikan suara?

Boleh untuk sahamnya sendiri. Yang dilarang adalah direktur, komisaris, atau karyawan bertindak sebagai kuasa pemegang saham lain dalam pemungutan suara.

Apakah kuasa harus dilegalisasi notaris?

UU PT tidak mensyaratkan legalisasi. Anggaran dasar atau notaris yang membuat akta mungkin meminta legalisasi, terutama untuk pemberi kuasa di luar negeri. Tanyakan lebih dulu agar kuasa tidak ditolak.

Bagaimana kuasa dalam RUPS elektronik?

Sama seperti rapat fisik. Kirim salinan kuasa sebelum rapat, dan pastikan penerima kuasa terhubung dengan kamera dan mikrofon aktif. Asli kuasa diserahkan kemudian untuk lampiran risalah.

Bila pemberi kuasa ternyata datang sendiri?

Kuasa tidak berlaku untuk RUPS tersebut. Pemberi kuasa menandatangani daftar hadir atas namanya sendiri.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• KUHPerdata Pasal 1792–1819 tentang pemberian kuasa
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Kuasa Pengurusan Pendirian PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Panggilan RUPS dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penawaran Saham kepada Pemegang Saham Lain dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.