Contoh Surat Kuasa Menandatangani Perjanjian dan Cara Mengisinya

Apa itu surat kuasa menandatangani perjanjian dan kapan dipakai

Surat kuasa menandatangani perjanjian adalah kuasa khusus agar seseorang menandatangani satu perjanjian tertentu atas nama pemberi kuasa. Di perusahaan, kuasa ini lazim diberikan Direksi kepada manajer, kepala cabang, atau staf hukum ketika direktur berhalangan hadir, sedang dinas, atau ketika volume kontrak terlalu banyak untuk ditandatangani sendiri.

Untuk perorangan, kuasa ini dipakai misalnya ketika seseorang sedang di luar kota tetapi harus menandatangani perjanjian sewa, perjanjian kerja sama usaha, atau perjanjian pembelian barang. Ia sudah menyetujui isi perjanjian, tetapi tidak bisa hadir.

Prinsipnya sederhana: keputusan bisnis tetap diambil pemberi kuasa, sedangkan penerima kuasa hanya "tangan" yang menandatangani. Karena itu, surat kuasa yang baik mengikat penerima kuasa pada draf yang sudah disetujui dan membatasi nilai transaksinya.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kuasa adalah persetujuan. Pasal 1792 KUHPerdata menyebut pemberian kuasa sebagai persetujuan: seseorang memberikan kekuasaan kepada orang lain untuk menyelenggarakan suatu urusan atas namanya. Kuasa boleh dibuat dengan akta notaris, tulisan di bawah tangan, atau surat biasa.
• Kuasa umum hanya untuk pengurusan. Pasal 1796 KUHPerdata menegaskan kuasa yang dirumuskan secara umum hanya meliputi tindakan pengurusan. Untuk memindahtangankan barang, membebaninya, atau tindakan lain yang hanya boleh dilakukan pemilik, kuasa harus menyebutnya dengan kata-kata tegas.
• Tidak boleh melampaui kuasa. Penerima kuasa tidak boleh berbuat melebihi isi kuasanya (Pasal 1797). Pemberi kuasa terikat pada apa yang dilakukan dalam batas kuasa, tetapi tidak terikat pada yang di luar batas kecuali menyetujuinya (Pasal 1807).
• Direksi mewakili perseroan. UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (sebagaimana diubah UU 6/2023) menentukan Direksi mewakili Perseroan di dalam dan di luar pengadilan (Pasal 98). Direksi dapat memberi kuasa tertulis kepada satu orang karyawan atau lebih, atau kepada orang lain, untuk melakukan perbuatan hukum tertentu yang diuraikan dalam surat kuasa (Pasal 103).
• Persetujuan organ lain tetap berlaku. Anggaran dasar sering mewajibkan persetujuan Dewan Komisaris untuk transaksi tertentu. Untuk mengalihkan atau menjaminkan lebih dari 50% kekayaan bersih Perseroan, UU PT mensyaratkan persetujuan RUPS (Pasal 102). Surat kuasa tidak dapat menggantikan persetujuan itu.
• Syarat sah perjanjian. Perjanjian yang ditandatangani penerima kuasa tetap harus memenuhi syarat sah Pasal 1320 KUHPerdata, termasuk kewenangan (kecakapan) pihak yang menandatangani.
• Tanda tangan elektronik. UU ITE (UU 11/2008 sebagaimana diubah terakhir dengan UU 1/2024) mengakui tanda tangan elektronik. Bila penerima kuasa menandatangani secara elektronik, sebut sarananya dalam kuasa.
• Meterai. Surat kuasa dan dokumen yang akan dipakai sebagai alat bukti lazim dibubuhi meterai menurut UU 10/2020 tentang Bea Meterai. Meterai bukan syarat sah kuasa, tetapi pajak atas dokumen.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Pemberi Kuasa. Untuk badan usaha: nama, NIB, akta, dan anggota Direksi yang menandatangani beserta dasar kewenangannya.
• Identitas Penerima Kuasa, termasuk jabatan dan nomor pegawai bila karyawan.
• Judul perjanjian, pihak lawan, dan pokok perjanjian.
• Nilai paling tinggi dan jangka waktu paling lama.
• Rujukan pada draf yang disetujui: tanggal versi, jumlah halaman, dan paraf.
• Kewenangan yang diberikan (menandatangani, memaraf, perbaikan redaksional) dan yang tidak diberikan (mengubah ketentuan pokok, menerima pembayaran, menjaminkan).
• Kewajiban menyerahkan dokumen asli dan melapor setelah penandatanganan.
• Pernyataan bahwa persetujuan internal yang disyaratkan anggaran dasar sudah diperoleh (versi badan usaha).
• Masa berlaku kuasa.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Pilih versi. Versi A untuk badan usaha, Versi B untuk perorangan. Hapus yang tidak dipakai.
2. Cek kewenangan penanda tangan. Baca anggaran dasar: apakah satu direktur cukup, atau harus Direktur Utama atau dua direktur bersama-sama. Untuk CV, periksa sekutu komplementer yang berwenang.
3. Cek persetujuan internal. Bila anggaran dasar mensyaratkan persetujuan Dewan Komisaris atau RUPS, peroleh lebih dahulu dan sebut tanggalnya.
4. Isi data perjanjian. Tulis judul persis seperti di draf, nama pihak lawan, dan pokok perjanjian dalam satu kalimat.
5. Tetapkan batas nilai. Tulis nilai paling tinggi dan apakah sudah termasuk pajak.
6. Paraf draf final. Paraf setiap halaman draf yang disetujui dan lampirkan pada surat kuasa.
7. Tanda tangan. Pemberi Kuasa menandatangani di atas meterai (dengan cap perusahaan untuk badan usaha); Penerima Kuasa ikut menandatangani.
8. Serahkan asli kepada penerima kuasa. Pihak lawan berhak melihat surat kuasa asli dan biasanya meminta salinannya untuk dilampirkan pada perjanjian.

Kesalahan yang sering terjadi

• Kuasa terlalu luas. "Menandatangani segala perjanjian yang berkaitan dengan usaha" sulit dikendalikan dan bisa ditolak pihak lawan.
• Penanda tangan kuasa tidak berwenang. Misalnya direktur yang menurut anggaran dasar harus bertindak bersama direktur lain. Kuasanya dapat dipersoalkan dan perjanjian ikut terancam.
• Tidak ada rujukan draf. Bila penerima kuasa menandatangani versi berbeda, sulit membuktikan bahwa ia melampaui kuasa.
• Mengira kuasa menggantikan persetujuan komisaris atau RUPS. Tidak demikian. Persetujuan organ tetap diperlukan.
• Kuasa kedaluwarsa. Penandatanganan mundur dari jadwal dan kuasa sudah lewat masa berlakunya.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat dua versi (badan usaha dan perorangan) beserta batas kewenangan.

• PT [....], diwakili [nama], Direktur Utama — Pemberi Kuasa.
• Memberi kuasa kepada [nama], [jabatan], NIP [....] — Penerima Kuasa.
• KHUSUS menandatangani "Perjanjian [judul]" dengan [pihak lawan].
• Nilai paling tinggi Rp[....]; sesuai draf versi [tanggal], [....] halaman, diparaf Direksi.
• Tidak berwenang mengubah objek, harga, jangka waktu, denda, dan penyelesaian sengketa.
• Wajib menyerahkan asli perjanjian dalam [....] hari kerja.
• [Kota, tanggal] — Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa (cap dan meterai).

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana bila penerima kuasa menandatangani di luar batas kuasa?

Menurut Pasal 1807 KUHPerdata, pemberi kuasa tidak terikat pada apa yang dilakukan di luar batas kuasa kecuali ia menyetujuinya. Namun, pihak lawan bisa menuntut penerima kuasa. Bila pihak lawan tidak diberi tahu batasnya, sengketa bisa rumit. Itulah sebabnya pihak lawan sebaiknya diperlihatkan surat kuasa beserta batasnya.

Apakah karyawan boleh menerima kuasa dari Direksi?

Boleh. Pasal 103 UU PT secara tegas memungkinkan Direksi memberi kuasa tertulis kepada karyawan atau orang lain untuk perbuatan hukum tertentu.

Perlukah kuasa notarial?

Untuk perjanjian biasa, kuasa di bawah tangan cukup. Bila perjanjiannya harus dibuat dalam akta notaris atau PPAT, notaris/PPAT dapat mensyaratkan bentuk kuasa tertentu. Tanyakan lebih dahulu.

Bolehkah satu kuasa untuk beberapa perjanjian?

Boleh, asalkan setiap perjanjian disebut satu per satu beserta batasnya. Hindari kuasa terbuka untuk perjanjian yang belum jelas.

Dasar hukum

• Pasal 1792–1819 KUHPerdata (pemberian kuasa)
• Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 11/2008 tentang ITE sebagaimana diubah terakhir dengan UU 1/2024
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Kuasa Manajemen Artis dan Talenta dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Kuasa Menghadiri RUPS dan Daftar Hadir RUPS dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Kuasa Pengurusan Pendirian PT dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.