Contoh SOP Rekrutmen dan Seleksi dan Cara Mengisinya

Apa itu SOP rekrutmen dan seleksi dan kapan dipakai

SOP rekrutmen dan seleksi adalah dokumen internal yang menjelaskan siapa melakukan apa, kapan, dan dengan dokumen apa, setiap kali perusahaan mencari pekerja baru. Isinya mencakup permintaan tenaga kerja, pemasangan iklan, penyaringan lamaran, tes dan wawancara, pemeriksaan latar belakang, keputusan, penawaran kerja, sampai orientasi.

SOP ini berguna untuk perusahaan dari berbagai ukuran. Di perusahaan besar, SOP menyeragamkan cara kerja antarcabang. Di usaha kecil, SOP mencegah rekrutmen "asal comot" yang belakangan menimbulkan masalah: kontrak yang salah status, gaji di luar anggaran, atau keluhan pelamar karena datanya disebar.

Pakai SOP ini saat perusahaan pertama kali menata fungsi HRD, saat ada audit atau pemeriksaan, atau saat rekrutmen mulai melibatkan banyak orang (atasan, HRD, keuangan, penyedia platform) sehingga perlu pembagian peran yang jelas.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kesempatan yang sama. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja) menjamin setiap tenaga kerja memperoleh kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Penempatan tenaga kerja dilakukan secara terbuka, objektif, adil, dan setara.
• Penyandang disabilitas. UU 8/2016 tentang Penyandang Disabilitas mewajibkan perusahaan swasta mempekerjakan paling sedikit 1% penyandang disabilitas dari jumlah pegawai, sedangkan Pemerintah, Pemerintah Daerah, BUMN, dan BUMD paling sedikit 2%. Undang-undang ini juga mengenal kewajiban memberikan akomodasi yang layak.
• Data pelamar. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) berlaku untuk CV, hasil tes, dan catatan wawancara. Perusahaan harus punya dasar pemrosesan, memberi tahu tujuan, mengumpulkan seperlunya, menjaga keamanan, dan menghapus data setelah tidak diperlukan.
• Status hubungan kerja. PP 35/2021 mengatur kapan PKWT boleh dipakai dan menegaskan PKWT tidak boleh memuat masa percobaan. Masa percobaan hanya untuk PKWTT, paling lama tiga bulan.
• Perubahan aturan. Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Tujuan, ruang lingkup, dan definisi (pemohon, kandidat, panel seleksi).
• Prinsip: kesempatan yang sama, objektif, tanpa pungutan biaya, bebas konflik kepentingan, pelindungan data, dan akomodasi yang layak.
• Tabel peran: atasan unit, HRD, keuangan, penyetuju, dan penanggung jawab data.
• Tahap permintaan tenaga kerja dengan formulir yang disetujui berjenjang.
• Aturan iklan lowongan: isi minimal, larangan syarat diskriminatif, kalimat inklusif, dan pemantauan kuota disabilitas.
• Aturan seleksi: kriteria ditetapkan sebelum seleksi, wawancara terstruktur, matriks penilaian.
• Pemeriksaan latar belakang dengan formulir persetujuan kandidat.
• Tabel pengolahan data pelamar: tujuan, dasar, akses, masa simpan, penghapusan, hak pelamar.
• Keputusan, surat penawaran, perjanjian kerja, dan orientasi.
• Daftar rekaman dan indikator kinerja proses.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Isi tabel informasi dokumen. Beri nomor SOP, versi, tanggal berlaku, dan jabatan pemilik proses. Ini memudahkan revisi.
2. Sesuaikan peran. Untuk usaha kecil, pemilik bisa merangkap penyetuju. Usahakan pemohon dan penyetuju anggaran tetap orang yang berbeda.
3. Isi target waktu tiap tahap. Misalnya FPTK disetujui dalam 5 hari kerja, iklan terbit dalam 3 hari kerja. Target yang realistis membantu mengukur kinerja HRD.
4. Tinjau syarat iklan. Untuk setiap syarat, tanyakan apakah benar diperlukan untuk pekerjaan itu. Bila ada syarat khusus (misalnya kemampuan fisik tertentu), minta atasan menuliskan alasannya.
5. Hitung posisi kuota disabilitas. Bandingkan jumlah pekerja penyandang disabilitas dengan jumlah pegawai, lalu tentukan jabatan yang dapat diprioritaskan.
6. Tetapkan kriteria dan bobot penilaian di Lampiran 1 sebelum lowongan dibuka.
7. Isi masa simpan data pelamar. Misalnya enam bulan sejak lowongan ditutup, dengan opsi perpanjangan bila pelamar setuju datanya dipakai untuk lowongan lain.
8. Isi kontak permintaan data di Lampiran 3, lalu tautkan pemberitahuan itu di setiap iklan.
9. Tanda tangan. SOP ditandatangani penyusun dan penyetuju, lalu disosialisasikan kepada semua atasan yang terlibat rekrutmen.

Kesalahan yang sering terjadi

• Iklan dengan syarat "maksimal 25 tahun, belum menikah, berpenampilan menarik". Syarat seperti ini sulit dibenarkan untuk kebanyakan pekerjaan dan mudah dipersoalkan sebagai diskriminasi.
• Merekrut tanpa permintaan tertulis. Akibatnya gaji di luar anggaran atau posisi dobel.
• Menelepon atasan kandidat saat ini tanpa izin. Ini bisa merugikan kandidat dan melanggar kepercayaan. Hubungi referensi yang diberikan kandidat saja.
• Menyimpan semua CV selamanya di surel pribadi atau grup pesan. Ini bertentangan dengan prinsip pembatasan dan keamanan dalam UU PDP.
• Meminta nomor rekening dan data keluarga sejak tahap lamaran. Data itu baru diperlukan setelah kandidat menerima tawaran.
• Memakai PKWT untuk pekerjaan tetap atau mencantumkan masa percobaan di PKWT.
• Menahan ijazah asli sebagai jaminan. Praktik ini sering memicu sengketa.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel peran, alur, pengolahan data, matriks penilaian, formulir persetujuan, dan pemberitahuan privasi pelamar.

• SOP Nomor [....] · Versi [....] · Berlaku [tanggal] · Pemilik proses: [Kepala SDM]
• Prinsip: kesempatan yang sama, tanpa pungutan, bebas konflik kepentingan, pelindungan data.
• Tahap 1: FPTK disetujui sebelum rekrutmen dimulai.
• Tahap 2: iklan hanya memuat syarat yang terkait pekerjaan; kalimat inklusif bagi penyandang disabilitas.
• Tahap 3: wawancara terstruktur, nilai di matriks oleh minimal dua penilai.
• Tahap 4: cek latar belakang setelah kandidat menandatangani persetujuan.
• Data pelamar tidak diterima disimpan [6 bulan] lalu dihapus dan dicatat di log.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah usaha kecil juga wajib memenuhi kuota 1% penyandang disabilitas?

UU 8/2016 merumuskan kewajiban itu untuk perusahaan swasta tanpa membedakan ukuran secara tegas dalam rumusan umumnya. Untuk usaha dengan sedikit pekerja, 1% bisa berarti kurang dari satu orang, sehingga cara penghitungan dan pelaporannya perlu dicek pada peraturan pelaksana dan kebijakan dinas setempat. Yang pasti, larangan diskriminasi berlaku untuk semua pemberi kerja.

Bolehkah mencantumkan batas usia di iklan?

Sebaiknya hanya bila ada alasan yang dapat dijelaskan, misalnya usia minimum bekerja, syarat sertifikasi, atau persyaratan jabatan yang sah. Batas usia tanpa alasan pekerjaan berisiko dianggap diskriminatif.

Berapa lama data pelamar boleh disimpan?

UU PDP tidak menetapkan angka tunggal untuk data pelamar. Prinsipnya, data disimpan selama diperlukan untuk tujuan rekrutmen lalu dihapus. Banyak perusahaan memakai enam sampai dua belas bulan. Tetapkan angkanya di SOP, beri tahu pelamar, dan jalankan penghapusan terjadwal.

Apakah SKCK boleh diminta untuk semua posisi?

Catatan kejahatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik. Mintalah hanya untuk jabatan yang memang berisiko, misalnya memegang uang, aset, data sensitif, atau berhubungan dengan anak, dan setelah kandidat memberi persetujuan.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• UU 8/2016 tentang Penyandang Disabilitas
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Pemberitahuan Maksud dan Alasan PHK dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penolakan PHK oleh Pekerja dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.