Contoh Surat Pemberitahuan Maksud dan Alasan PHK dan Cara Mengisinya

Apa itu surat pemberitahuan maksud dan alasan PHK dan kapan dipakai

Surat pemberitahuan maksud dan alasan PHK adalah surat resmi dari pengusaha kepada pekerja yang menyatakan bahwa perusahaan berencana mengakhiri hubungan kerja, beserta alasannya. Surat ini adalah langkah pertama PHK menurut aturan yang berlaku sejak UU Cipta Kerja dan PP 35/2021.

Surat ini bukan surat PHK final. Ia membuka ruang bagi pekerja untuk menerima atau menolak. Bila pekerja tidak menolak, PHK dapat dilaksanakan pada tanggal yang direncanakan dan dilaporkan ke instansi ketenagakerjaan. Bila pekerja menolak, para pihak harus berunding secara bipartit.

Surat dipakai untuk berbagai alasan PHK: efisiensi, pelanggaran setelah surat peringatan, perubahan status perusahaan, penutupan usaha, dan alasan lain yang diakui peraturan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• PHK sedapat mungkin dicegah. UU Ketenagakerjaan meminta pengusaha, pekerja, serikat pekerja, dan pemerintah mengupayakan agar PHK tidak terjadi.
• Bila tidak terhindarkan, beri tahu dulu. Maksud dan alasan PHK diberitahukan oleh pengusaha kepada pekerja dan/atau serikat pekerja.
• Tenggat pemberitahuan. PP 35/2021 mengatur surat pemberitahuan disampaikan secara sah dan patut paling lama 14 hari kerja sebelum PHK. Untuk pekerja dalam masa percobaan, paling lama 7 hari kerja sebelum PHK.
• Pekerja boleh menolak. Pekerja yang menolak membuat surat penolakan disertai alasan paling lama 7 hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan. Perbedaan pendapat diselesaikan melalui bipartit, lalu mekanisme UU 2/2004 bila belum sepakat.
• Hak akibat PHK. Pengusaha wajib membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja serta uang penggantian hak. Besarnya bergantung pada masa kerja dan alasan PHK menurut PP 35/2021.
• Ada alasan yang dilarang. Misalnya karena pekerja sakit kurang dari 12 bulan terus-menerus, menjalankan ibadah, menikah, hamil, atau menjadi pengurus serikat pekerja. PHK dengan alasan terlarang batal demi hukum.

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan, termasuk beberapa ketentuan PHK, dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Periksa selalu apakah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor surat, perihal, dan lampiran lembar perhitungan hak.
• Identitas pekerja, status hubungan kerja, tanggal mulai bekerja, dan masa kerja.
• Upah dasar perhitungan: upah pokok dan tunjangan tetap.
• Rencana tanggal PHK yang memenuhi tenggat 14 atau 7 hari kerja.
• Satu alasan PHK yang jelas, beserta fakta dan dokumen pendukungnya.
• Perkiraan hak: uang pesangon, UPMK, UPH, dan uang pisah bila berlaku.
• Hak pekerja untuk menolak, batas waktunya, dan alamat penyampaian penolakan.
• Tembusan kepada serikat pekerja bila pekerja anggota serikat.
• Tanda terima yang menyatakan tanda tangan bukan persetujuan atas PHK.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Periksa alasan PHK. Pastikan alasan termasuk alasan yang diakui dan tidak termasuk alasan terlarang. Kumpulkan bukti: surat peringatan, berita acara pemeriksaan, atau data keuangan.
2. Hitung masa kerja dan upah dasar. Pakai data personalia dan slip upah terakhir.
3. Hitung hak. Gunakan lembar perhitungan pesangon. Pilih pengali sesuai pasal alasan PHK dalam PP 35/2021, lalu bandingkan dengan PP/PKB yang mungkin lebih menguntungkan pekerja.
4. Tentukan rencana tanggal PHK. Hitung mundur minimal 14 hari kerja (atau 7 hari kerja untuk masa percobaan) dari tanggal surat diterima.
5. Pilih alasan di bagian B. Hapus pilihan lain. Uraikan faktanya secara singkat dan sopan.
6. Isi tabel hak. Sebut bahwa angka masih perkiraan dan belum dipotong pajak.
7. Sebut hak menolak. Tulis nama dan alamat atau email penerima surat penolakan.
8. Serahkan secara sah dan patut. Langsung dengan tanda terima, atau pos tercatat/kurir ke alamat terakhir. Sampaikan juga kepada serikat pekerja bila ada.

Kesalahan yang sering terjadi

• Langsung mengirim surat PHK. Melewati tahap pemberitahuan membuat PHK mudah dipersoalkan.
• Alasan PHK campur aduk. Menyebut "efisiensi dan kinerja buruk" sekaligus membingungkan perhitungan hak. Pilih alasan yang paling tepat dan dapat dibuktikan.
• Surat peringatan sudah tidak berlaku. Untuk PHK karena pelanggaran, periksa masa berlaku SP sesuai PP/PKB.
• Tenggat dihitung dengan hari kalender. Aturan memakai hari kerja.
• Upah dasar tanpa tunjangan tetap. Akibatnya hak terhitung lebih kecil dan memicu sengketa.
• Tidak menyebut hak menolak. Pekerja tetap berhak menolak walau tidak disebut, tetapi surat yang terbuka mempercepat penyelesaian.

Contoh singkat

Kerangka di bawah hanya ilustrasi. Template lengkap memuat pilihan alasan PHK, tabel hak, hak menolak, dan tanda terima.

• Nomor: [....] · Perihal: Pemberitahuan Maksud dan Alasan PHK · Lampiran: lembar perhitungan
• Kepada Yth. Saudara/i [nama], [jabatan]
• Masa kerja [....] tahun; upah dasar Rp[....]; rencana tanggal PHK [....].
• Alasan: efisiensi untuk mencegah kerugian, berdasarkan [keputusan restrukturisasi tanggal ....].
• Perkiraan hak: UP Rp[....], UPMK Rp[....], UPH Rp[....].
• Bila tidak setuju, sampaikan penolakan tertulis paling lama 7 hari kerja kepada [HRD].
• [Kota, tanggal] — [Nama perusahaan], [jabatan]; tanda terima pekerja.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pekerja harus menandatangani surat ini?

Pekerja cukup menandatangani tanda terima sebagai bukti penerimaan. Tanda tangan itu bukan persetujuan atas PHK. Bila pekerja menolak menerima, kirim melalui pos tercatat atau kurir dan simpan buktinya.

Bagaimana bila pekerja tidak menjawab dalam 7 hari kerja?

Pekerja dianggap tidak menolak. Pengusaha dapat melaksanakan PHK sesuai rencana dan wajib melaporkannya kepada instansi ketenagakerjaan setempat, serta membayar hak pekerja.

Perlukah serikat pekerja diberi tahu?

Aturan menyebut pemberitahuan kepada pekerja dan/atau serikat pekerja. Bila pekerja anggota serikat, kirim juga tembusan kepada serikat agar proses tidak dipersoalkan.

Bolehkah pekerja tetap bekerja setelah menerima surat ini?

Ya. Hubungan kerja masih berlangsung sampai PHK dilaksanakan. Bila perusahaan tidak menghendaki pekerja bekerja selama proses, gunakan skorsing dengan upah tetap dibayar.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 2/2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Skorsing Pekerja Selama Proses PHK dan Cara Mengisinya
• Contoh Jawaban Tertulis atas Anjuran Mediator dan Cara Mengisinya
• Contoh Tata Tertib Kerja Karyawan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.