Contoh SOP Penggajian dan Slip Gaji dan Cara Mengisinya

Apa itu SOP penggajian dan slip gaji dan kapan dipakai

SOP penggajian adalah prosedur baku yang mengatur bagaimana upah dihitung, diperiksa, disetujui, dibayar, dan dicatat setiap periode. Slip gaji adalah bukti pembayaran upah yang diberikan kepada pekerja, berisi rincian pendapatan dan potongan.

Banyak sengketa upah berawal dari hal administratif: lembur yang tidak tercatat, potongan tanpa dasar, atau gaji terlambat karena menunggu tanda tangan. SOP yang jelas mengurangi risiko itu dan memudahkan pemeriksaan bila ada keberatan pekerja atau pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan.

Pakai SOP ini saat menata penggajian untuk pertama kali, saat berpindah dari penggajian manual ke aplikasi, saat menyerahkan penggajian kepada penyedia jasa, atau setelah terjadi kesalahan pembayaran.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Upah minimum dan struktur upah. UU Ketenagakerjaan dan PP 36/2021 (sebagaimana diubah PP 51/2023) melarang upah di bawah upah minimum dan mewajibkan struktur dan skala upah. Bila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah keduanya.
• Cara bayar. Upah dibayar dalam rupiah, penuh pada setiap periode, dengan periode pembayaran paling lama satu bulan, langsung atau melalui bank.
• Bukti pembayaran. Aturan pengupahan mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah saat upah dibayarkan. Inilah dasar slip gaji.
• Lembur. PP 35/2021 mengatur syarat lembur (perintah dan persetujuan pekerja), batas jam lembur, dan rumus upah lembur dengan upah sejam 1/173 upah sebulan.
• Potongan. PP 36/2021 mengatur jenis potongan yang boleh, misalnya denda, ganti rugi, uang muka upah, sewa rumah atau barang milik perusahaan, utang, dan kelebihan bayar upah, dengan dasar perjanjian kerja, peraturan perusahaan, PKB, atau persetujuan tertulis. Jumlah potongan tertentu dibatasi paling banyak 50% dari upah yang diterima.
• Denda keterlambatan. PP 36/2021 mengenakan denda kepada pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya terlambat membayar upah, dengan persentase yang meningkat sesuai lamanya keterlambatan. Denda tidak menghapus kewajiban membayar upah.
• Pajak dan iuran. PPh Pasal 21 dipotong sesuai peraturan perpajakan. Iuran BPJS bagian pekerja dipotong dari upah, dan pemberi kerja wajib menyetorkan iuran bagian pekerja dan bagiannya sendiri.

Isi penting yang wajib ada

• Prinsip pengupahan dan peran (atasan, penggajian, pemeriksa, keuangan, penyetuju).
• Tabel komponen upah: tetap, tidak tetap, lembur, insentif, THR.
• Kalender penggajian: cut-off, perubahan data, perhitungan, pemeriksaan, persetujuan, transfer, slip, setor pajak dan iuran.
• Aturan lembur: perintah tertulis, batas jam, rumus, jabatan yang dikecualikan.
• Tabel potongan beserta dasar dan syaratnya, serta batas 50%.
• Langkah mencegah dan menangani keterlambatan pembayaran.
• Prosedur koreksi dan keberatan.
• Kerahasiaan, keamanan data, dan masa simpan arsip.
• Format slip gaji: identitas, pendapatan, potongan, upah bersih, kehadiran, iuran yang dibayar perusahaan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tentukan tanggal bayar sesuai perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, lalu mundurkan jadwal kegiatan lain dari tanggal itu.
2. Tetapkan cut-off. Misalnya kehadiran tanggal 21 bulan lalu sampai 20 bulan ini. Kehadiran setelah cut-off masuk periode berikutnya sebagai rapel.
3. Isi tabel komponen. Sebutkan jenis tunjangan tetap dan tidak tetap yang benar-benar dipakai.
4. Atur lembur. Tulis siapa yang berwenang memerintahkan lembur dan bagaimana persetujuan pekerja dicatat.
5. Periksa tabel potongan. Hapus jenis potongan yang tidak punya dasar di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan Anda.
6. Isi tanggal setor pajak dan iuran sesuai ketentuan terbaru dari situs resmi DJP dan BPJS.
7. Tetapkan daftar akses petugas penggajian dan minta mereka menandatangani pernyataan kerahasiaan.
8. Sesuaikan format slip. Tambahkan atau hapus baris sesuai komponen, dan samarkan nomor rekening.

Kesalahan yang sering terjadi

• Slip hanya berisi angka "take home pay". Pekerja tidak bisa memeriksa lembur dan potongan, dan rincian sulit dibuktikan saat sengketa.
• Memotong gaji karena barang rusak tanpa berita acara dan tanpa dasar aturan.
• Potongan cicilan menumpuk melebihi batas sehingga pekerja hampir tidak menerima upah.
• Lembur dihitung dari upah pokok saja padahal ada tunjangan tetap.
• Gaji terlambat karena penyetuju sedang cuti. Tetapkan penyetuju pengganti.
• File daftar gaji dikirim lewat grup pesan tanpa kata sandi.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh tabel SOP dan format slip gaji.

• Cut-off: tanggal [20] · Persetujuan: H-[2] hari kerja · Transfer: tanggal [25]
• Lembur: perintah tertulis, upah sejam = 1/173 × upah sebulan
• Potongan: PPh 21, BPJS bagian pekerja, cicilan pinjaman dengan persetujuan tertulis
• Batas potongan: paling banyak 50% dari upah yang diterima
• Slip: pendapatan (A) – potongan (B) = upah bersih; diberikan saat upah dibayar
• Keberatan: paling lambat [5] hari kerja setelah slip diterima

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah slip gaji wajib diberikan?

Ya. Aturan pengupahan mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah saat upah dibayarkan. Bentuknya boleh cetak atau elektronik.

Berapa denda bila perusahaan terlambat membayar gaji?

PP 36/2021 menetapkan denda berupa persentase dari upah yang meningkat sesuai lamanya keterlambatan, dan bila terlambat cukup lama juga dikenakan bunga. Hitung dengan membaca langsung ketentuannya di PP 36/2021, karena angkanya rinci.

Bolehkah perusahaan memotong gaji untuk denda keterlambatan masuk kerja?

Denda kepada pekerja hanya boleh bila diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, dan termasuk dalam batas potongan. Bila tidak diatur, jangan memotong.

Apakah upah tetap dibayar saat pekerja sakit?

Pekerja yang sakit dan tidak dapat bekerja dengan bukti yang sah tetap berhak atas upah sesuai ketentuan pengupahan. Periksa ketentuan rinci tentang persentase upah bila sakit berkepanjangan.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• UU 7/1983 tentang Pajak Penghasilan jo. UU 7/2021 tentang HPP
• UU 24/2011 tentang BPJS
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Pemberitahuan Berakhirnya PKWT dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Pemberitahuan Maksud dan Alasan PHK dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.