Contoh SOP Kas Kecil (Petty Cash) dan Formulir Pertanggungjawaban serta Cara Mengisinya

Apa itu SOP kas kecil dan kapan dipakai

Hampir setiap kantor punya uang tunai untuk membeli materai, membayar ongkos kirim, parkir, atau konsumsi rapat. Uang ini disebut kas kecil atau petty cash. Karena nilainya kecil, kas kecil sering dikelola seadanya, padahal justru di sinilah selisih dan nota fiktif paling sering muncul.

SOP kas kecil menetapkan berapa dana yang boleh disimpan, siapa pemegangnya, untuk apa boleh dipakai, bukti apa yang wajib ada, kapan diisi kembali, dan bagaimana bila ada selisih. Dengan SOP ini, kas kecil tetap lincah tetapi tetap bisa dipertanggungjawabkan kepada pemilik, auditor, dan kantor pajak.

SOP ini cocok untuk kantor pusat, cabang, gudang, toko, maupun proyek. Untuk kas kecil yang dikelola dengan kartu debit perusahaan atau dompet digital, prinsipnya sama.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Pembukuan dan bukti. UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mewajibkan wajib pajak badan menyelenggarakan pembukuan dan menyimpan bukti pendukungnya dalam jangka waktu tertentu. Nota kas kecil adalah bagian dari bukti itu.
• Dokumen perusahaan. UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan mengatur kewajiban menyimpan catatan dan bukti pembukuan.
• Tanggung jawab Direksi. UU Perseroan Terbatas menempatkan tanggung jawab pengurusan, termasuk pembukuan, pada Direksi.
• Pemotongan upah. Bila selisih kas dibebankan kepada pemegang kas melalui potongan gaji, syarat pemotongan upah dalam PP 36/2021 (sebagaimana diubah) dan Peraturan Perusahaan/PKB harus dipenuhi.
• Penggelapan. Pemakaian uang perusahaan untuk kepentingan pribadi dapat menjadi tindak pidana penggelapan menurut KUHP Nasional. Namun tuduhan pidana harus didasarkan pada pemeriksaan yang cermat, bukan sekadar selisih angka.

Isi penting yang wajib ada

• Pengertian kas kecil, sistem dana tetap, plafon, pemegang kas, kasbon, dan opname.
• Tabel lokasi, pemegang kas, plafon, batas per transaksi, dan penyetuju.
• Daftar penggunaan yang diperbolehkan dan yang dilarang.
• Prosedur pengeluaran dan aturan bila bukti tidak tersedia.
• Kasbon: batas nilai dan batas waktu pertanggungjawaban.
• Pengisian kembali: kapan dan dengan laporan apa.
• Penyimpanan uang, opname rutin dan mendadak.
• Penanganan selisih lebih dan selisih kurang.
• Formulir bukti pengeluaran, kasbon, laporan pertanggungjawaban, dan berita acara opname.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Hitung kebutuhan. Lihat rata-rata pengeluaran kecil selama satu atau dua minggu. Jadikan itu dasar plafon.
2. Tetapkan batas per transaksi. Pengeluaran di atasnya harus lewat prosedur pembelian biasa. Samakan angkanya dengan kebijakan pengadaan.
3. Tunjuk pemegang kas secara tertulis. Pilih orang yang bukan pencatat pembukuan kas. Buat berita acara serah terima dana awal.
4. Isi daftar penggunaan. Sesuaikan dengan kebutuhan kantor Anda. Larangan seperti pinjaman pribadi dan pembayaran gaji sebaiknya dipertahankan.
5. Atur bukti tanpa nota. Tetapkan batas kecil untuk pengeluaran yang tidak ada notanya, misalnya parkir di pinggir jalan.
6. Atur kasbon. Tentukan batas nilai dan batas waktu, misalnya dua hari kerja.
7. Jadwalkan opname. Opname bulanan oleh akuntansi dan opname mendadak oleh atasan atau auditor internal.
8. Pakai formulir. Formulir A untuk setiap pengeluaran, B untuk kasbon, C untuk pengisian kembali, D untuk opname.

Kesalahan yang sering terjadi

• Plafon terlalu besar. Uang tunai menumpuk dan risiko kehilangan meningkat.
• Kasbon menggantung. Kasbon berbulan-bulan tidak dipertanggungjawabkan sehingga saldo selalu kurang.
• Nota dipakai dua kali. Tanpa cap "LUNAS", satu nota bisa diklaim di kas kecil dan di reimbursement.
• Langsung memotong gaji. Pemotongan tanpa pemeriksaan, berita acara, dan dasar dalam Peraturan Perusahaan dapat menjadi perselisihan hubungan industrial.
• Tidak ada opname saat pergantian pemegang kas. Selisih lama berpindah kepada pemegang baru.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• Plafon kas kecil kantor pusat Rp[....]; batas per transaksi Rp[....].
• Setiap pengeluaran memakai Formulir A dengan nota asli dan persetujuan atasan.
• Kasbon dipertanggungjawabkan paling lambat [....] hari kerja.
• Pengisian kembali bila saldo tinggal [....]% dari plafon, dengan Formulir C.
• Opname mendadak minimal [....] kali setahun, hasilnya dalam Formulir D.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa plafon kas kecil yang wajar?

Tidak ada angka baku. Patokan praktis adalah kebutuhan pengeluaran kecil selama satu sampai dua minggu. Tinjau ulang bila pengisian kembali terlalu sering atau saldo hampir tidak pernah berkurang.

Bagaimana dengan pengeluaran yang tidak ada notanya?

Buat pernyataan pengeluaran pada formulir yang disetujui atasan, dengan batas nilai kecil per transaksi dan per bulan. Untuk keperluan pajak, beban tanpa bukti yang memadai berisiko tidak diakui.

Bolehkah selisih kurang dipotong dari gaji pemegang kas?

Boleh bila memenuhi syarat: ada pemeriksaan, pemegang kas diberi kesempatan menjelaskan, ada dasar dalam Peraturan Perusahaan/PKB atau kesepakatan tertulis, dan potongan sesuai aturan pengupahan.

Apakah kas kecil boleh berupa saldo dompet digital?

Boleh, asalkan akun atas nama perusahaan atau tercatat jelas, dan setiap transaksi tetap didukung nota serta formulir. Mutasi akun menjadi bukti pendamping.

Dasar hukum

• UU 6/1983 tentang KUP sebagaimana telah beberapa kali diubah
• UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• UU 1/2023 tentang KUHP

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Kuasa Pengurusan Pendirian PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Panggilan RUPS dan Cara Mengisinya
• Contoh Surat Penawaran Saham kepada Pemegang Saham Lain dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.