Contoh Risalah RUPS Luar Biasa dan Cara Mengisinya

Apa itu risalah RUPS Luar Biasa dan kapan dipakai

Risalah RUPS Luar Biasa (RUPSLB) adalah catatan resmi tentang jalannya dan keputusan RUPS yang diadakan di luar RUPS Tahunan. Agenda yang paling sering adalah mengubah anggaran dasar, mengganti direktur atau komisaris, dan menambah modal.

Risalah ini menjadi bahan utama notaris untuk membuat akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR). Akta itulah yang kemudian diajukan atau diberitahukan kepada Menteri Hukum melalui sistem administrasi badan hukum. Karena itu, risalah harus rapi, lengkap, dan konsisten dengan surat panggilan.

Bila notaris hadir dan membuat berita acara rapat, risalah di bawah tangan tidak diperlukan. Template ini untuk rapat tanpa notaris, yang hasilnya dibawa ke notaris sesudahnya.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Pokok aturannya ada dalam UU PT: perubahan anggaran dasar, modal, pengurus, dan RUPS (Pasal 75 sampai 91).

• Kuorum biasa. Lebih dari 1/2 bagian dari seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili. Keputusan sah bila disetujui lebih dari 1/2 suara yang dikeluarkan. Ini berlaku untuk mata acara seperti penggantian pengurus, kecuali anggaran dasar menentukan lain.
• Kuorum perubahan anggaran dasar. Paling sedikit 2/3 bagian dari seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili, dan keputusan sah bila disetujui paling sedikit 2/3 bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan. Anggaran dasar boleh menentukan syarat yang lebih berat.
• Persetujuan atau pemberitahuan. Perubahan anggaran dasar tertentu memerlukan persetujuan Menteri, antara lain perubahan nama dan tempat kedudukan, maksud dan tujuan serta kegiatan usaha, jangka waktu, besarnya modal dasar, pengurangan modal ditempatkan dan disetor, serta perubahan status tertutup menjadi terbuka atau sebaliknya. Perubahan lain cukup diberitahukan.
• Akta notaris. Perubahan anggaran dasar harus dimuat atau dinyatakan dalam akta notaris berbahasa Indonesia. Bila keputusan dibuat di bawah tangan, ada tenggat untuk menyatakannya dalam akta notaris, yang dalam praktik dihitung 30 hari sejak tanggal keputusan RUPS.
• Pengurus. Pengangkatan, penggantian, dan pemberhentian anggota Direksi dan Dewan Komisaris diputuskan RUPS dan wajib diberitahukan kepada Menteri. Anggota pengurus yang akan diberhentikan diberi kesempatan membela diri.
• Penambahan modal. Saham baru pada dasarnya wajib ditawarkan lebih dulu kepada setiap pemegang saham seimbang dengan kepemilikannya. Penambahan modal dasar adalah perubahan anggaran dasar yang memerlukan persetujuan Menteri.

Agenda yang lebih berat, seperti penggabungan, pengambilalihan, pemisahan, perpanjangan jangka waktu, dan pembubaran, memakai syarat kuorum dan keputusan yang lebih tinggi lagi. Jangan memakai template ini untuk agenda tersebut tanpa nasihat notaris atau advokat.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Perseroan dan akta perubahan terakhir.
• Daftar hadir, pernyataan pemanggilan, dan perhitungan kuorum yang sesuai jenis mata acara.
• Untuk perubahan anggaran dasar: alasan, bunyi lengkap pasal baru, dan keterangan apakah perlu persetujuan atau cukup pemberitahuan.
• Untuk perubahan pengurus: nama, jabatan, tanggal berlaku, masa jabatan, dan susunan pengurus baru.
• Untuk penambahan modal: jumlah saham baru, siapa yang mengambil, cara penyetoran, dan susunan pemegang saham baru.
• Tabel hasil pemungutan suara per mata acara.
• Kuasa kepada Direksi untuk menyatakan keputusan dalam akta notaris dan mengurus ke Kementerian Hukum.
• Tanda tangan Ketua Rapat dan pemegang saham yang ditunjuk, serta lampiran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Cocokkan dengan panggilan. Mata acara dalam risalah harus sama dengan mata acara dalam surat panggilan.
2. Pilih blok mata acara. Template memuat tiga blok pilihan. Hapus yang tidak dipakai dan urutkan nomornya.
3. Tentukan kuorum per mata acara. Bila rapat membahas perubahan anggaran dasar dan pergantian direktur sekaligus, kuorum 2/3 harus terpenuhi untuk mata acara perubahan anggaran dasar.
4. Tulis bunyi pasal baru secara utuh. Notaris memerlukan teks lengkap, bukan hanya pokoknya.
5. Lengkapi data pengurus baru. Nama sesuai KTP atau paspor, jabatan, dan masa jabatan sesuai anggaran dasar.
6. Catat penawaran saham. Bila ada pemegang saham yang tidak mengambil bagiannya, lampirkan pernyataan tertulisnya.
7. Rekap suara dan tanda tangani. Lalu bawa risalah dan lampiran ke notaris secepatnya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memakai kuorum biasa untuk perubahan anggaran dasar. Rapat dihadiri 55% saham lalu mengubah maksud dan tujuan; keputusan itu berisiko cacat.
• Terlambat ke notaris. Risalah disimpan berminggu-minggu. Bila tenggat terlewati, akta tidak dapat dibuat dan RUPS harus diulang.
• Tidak memberi kesempatan membela diri kepada direktur yang diberhentikan.
• Melompati hak pemegang saham lama saat menerbitkan saham baru kepada investor.
• Kegiatan usaha tidak sesuai KBLI. Perubahan maksud dan tujuan sebaiknya memakai kode KBLI yang berlaku agar perizinan berusaha bisa dimutakhirkan.
• Menganggap perubahan langsung berlaku. Perubahan yang perlu persetujuan Menteri baru berlaku setelah persetujuan terbit.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Risalah RUPS Luar Biasa PT [....], [hari, tanggal], pukul [....], di [....].
• Hadir [....]% saham bersuara; kuorum paling sedikit 2/3 untuk perubahan anggaran dasar terpenuhi.
• Mata acara 1: mengubah Pasal 3 anggaran dasar tentang maksud dan tujuan menjadi "[....]" (memerlukan persetujuan Menteri).
• Mata acara 2: menerima pengunduran diri [nama] sebagai Direktur dan mengangkat [nama] sebagai Direktur untuk masa jabatan [....].
• Tabel suara per mata acara.
• Kuasa kepada Direksi untuk menyatakan keputusan dalam akta notaris.
• Ditandatangani Ketua Rapat dan [nama], pemegang saham yang ditunjuk.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah RUPSLB wajib dihadiri notaris?

Tidak wajib. Rapat dapat dicatat dalam risalah di bawah tangan lalu dinyatakan dalam akta PKR. Kehadiran notaris berguna untuk agenda yang rawan sengketa karena berita acara notaris adalah akta autentik.

Kapan perubahan direktur mulai berlaku?

Sejak tanggal yang ditetapkan RUPS, atau sejak penutupan RUPS bila tidak ditetapkan lain. Pemberitahuan kepada Menteri tetap wajib agar data dalam sistem administrasi badan hukum sesuai dan pihak ketiga dapat mengandalkannya.

Bagaimana bila kuorum 2/3 tidak tercapai?

Mata acara perubahan anggaran dasar tidak dapat diputuskan. Direksi dapat memanggil RUPS kedua dengan kuorum yang lebih ringan sebagaimana diatur UU PT dan anggaran dasar. Mata acara lain yang kuorumnya cukup tetap dapat diputuskan.

Apakah penambahan modal selalu perlu persetujuan Menteri?

Tidak selalu. Penambahan modal dasar adalah perubahan anggaran dasar yang memerlukan persetujuan. Penambahan modal ditempatkan dan disetor dalam batas modal dasar umumnya cukup diberitahukan. Konfirmasikan perlakuannya dengan notaris.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• Peraturan Menteri tentang tata cara pendaftaran pendirian, perubahan, dan pembubaran PT
• Anggaran dasar Perseroan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Permohonan Pernyataan Pailit oleh Kreditor dan Cara Mengisinya
• Contoh Permohonan PKPU oleh Debitor dan Cara Mengisinya
• Contoh Pernyataan Pendirian PT Perorangan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.