Contoh Purchase Order dan Syarat Umum Pembelian dan Cara Mengisinya

Apa itu purchase order dan syarat umum pembelian, dan kapan dipakai

Purchase order atau pesanan pembelian adalah dokumen yang diterbitkan pembeli untuk memesan barang atau jasa tertentu dengan jumlah, harga, dan jadwal penyerahan yang jelas. Di banyak perusahaan, PO adalah satu-satunya dokumen kontrak untuk pembelian rutin, mulai dari bahan baku sampai suku cadang.

Masalahnya, PO sederhana sering hanya berisi tabel barang. Ketika barang terlambat, cacat, atau pemasok meminta kenaikan harga, tidak ada aturan yang bisa dirujuk. Karena itu perusahaan menyusun Syarat dan Ketentuan Umum Pembelian yang berlaku untuk semua PO. Isinya standar: spesifikasi dan mutu, pengiriman, pemeriksaan, garansi, denda, pembayaran, pembatalan, keadaan kahar, dan penyelesaian sengketa.

Template ini adalah versi korporat lengkap. Untuk transaksi kecil dan sesekali, Surat Pesanan (Purchase Order) sederhana mungkin sudah cukup. Untuk pengadaan bernilai besar, pembuatan khusus, atau kontrak jangka panjang, gunakan perjanjian pengadaan tersendiri.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kesepakatan melahirkan perjanjian. Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata: perjanjian yang sah mengikat seperti undang-undang. PO yang diterima pemasok, baik dengan tanda tangan konfirmasi maupun dengan mulai mengirim barang, menjadi perjanjian jual beli.
• Jual beli. Pasal 1457 dan seterusnya KUHPerdata mengatur kewajiban penjual menyerahkan barang dan menanggung cacat tersembunyi, serta kewajiban pembeli membayar harga.
• Wanprestasi dan keadaan memaksa. Pasal 1238 dan 1243 KUHPerdata mengatur pernyataan lalai dan ganti rugi; Pasal 1244–1245 membebaskan pihak yang terhalang karena keadaan memaksa.
• Perdagangan dan impor. UU 7/2014 tentang Perdagangan (sebagaimana diubah UU 6/2023) serta ketentuan kepabeanan dan larangan/pembatasan berlaku bila barang diimpor.
• Incoterms 2020. Aturan perdagangan internasional terbitan ICC yang berlaku karena dipilih para pihak, misalnya FOB, CIF, DAP, atau DDP.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor dan tanggal PO, rujukan penawaran, dan kode anggaran.
• Data pembeli dan pemasok, termasuk NPWP, status PKP, dan rekening.
• Tabel barang/jasa: kode, uraian dan spesifikasi, jumlah, satuan, harga, dan perlakuan PPN.
• Tempat dan jadwal penyerahan, Incoterms untuk impor, syarat pembayaran, masa garansi, dan besaran denda.
• Dokumen penagihan yang wajib dilampirkan.
• Pernyataan bahwa PO tunduk pada Syarat Umum, serta kolom konfirmasi pemasok.
• Syarat Umum: urutan dokumen, harga tetap, mutu, pengiriman, pemeriksaan, garansi, denda, pembayaran, pembatalan, keadaan kahar, kepatuhan, dan sengketa.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan Syarat Umum sekali. Isi bagian bertanda kurung pada Syarat Umum (jangka waktu pemeriksaan, batas denda, forum sengketa) dan beri nomor versi.
2. Buat PO per pesanan. Beri nomor unik dan rujuk nomor penawaran pemasok.
3. Tulis spesifikasi terukur. Sebut merek/tipe, standar, toleransi, kemasan, dan dokumen mutu. Lampirkan gambar teknis bila ada.
4. Tentukan pengiriman. Untuk dalam negeri, tulis alamat dan penerima. Untuk impor, pilih Incoterms dan tempatnya, misalnya "CIF Tanjung Priok Incoterms 2020".
5. Atur pembayaran. Tetapkan tempo sejak invoice lengkap diterima. Bila ada uang muka, mintalah jaminan uang muka.
6. Isi denda dan garansi. Gunakan angka per hari dengan batas maksimum, dan masa garansi yang realistis.
7. Tandatangani dan kirim. PO ditandatangani pejabat berwenang, dikirim bersama Syarat Umum, dan pemasok diminta mengembalikan konfirmasi.
8. Arsipkan. Simpan PO, konfirmasi, surat jalan, berita acara, dan invoice dalam satu berkas per nomor PO.

Kesalahan yang sering terjadi

• Syarat Umum tidak pernah dikirim. Syarat yang hanya ada di arsip pembeli sulit dibuktikan sebagai bagian kesepakatan.
• "Battle of forms". Pemasok membalas dengan syarat jualnya sendiri. Tanpa klausul urutan dokumen dan konfirmasi tertulis, tidak jelas syarat mana yang berlaku.
• Salah memahami Incoterms. Memilih FOB berarti risiko beralih saat barang dimuat di kapal di pelabuhan muat, sehingga pembeli perlu mengasuransikan pengangkutan laut.
• Tanda tangan surat jalan dianggap penerimaan mutu. Pisahkan penerimaan fisik dan penerimaan mutu agar hak menolak barang cacat tidak hilang.
• Perubahan rekening palsu. Penipuan email bisnis sering meminta pembayaran ke rekening baru. Konfirmasi ulang setiap perubahan rekening melalui saluran resmi.

Contoh singkat

Kerangka di bawah hanya ilustrasi. Template lengkap memuat format PO, konfirmasi pemasok, dan 12 pasal Syarat Umum Pembelian.

• PO Nomor [....] tanggal [....], rujukan penawaran [....]
• Pemasok: PT [....], NPWP [....], status PKP
• 1. [Uraian barang, merek/tipe] — [jumlah] [satuan] × Rp[....] = Rp[....]
• Penyerahan: gudang [alamat], paling lambat [tanggal]; Incoterms: tidak berlaku
• Pembayaran: [....] hari setelah invoice lengkap; garansi [....] bulan
• Denda: [....]‰ per hari, maksimum [....]% nilai PO
• Tunduk pada Syarat dan Ketentuan Umum Pembelian versi [....].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah PO tanpa tanda tangan pemasok mengikat?

Bisa mengikat bila pemasok menerimanya dengan perbuatan, misalnya mengirim barang sesuai PO. Namun konfirmasi tertulis jauh lebih mudah dibuktikan, terutama mengenai berlakunya Syarat Umum.

Apakah PO perlu meterai?

Meterai bukan syarat sah perjanjian. Bea meterai terutang atas dokumen tertentu menurut UU 10/2020, termasuk dokumen yang dipakai sebagai alat bukti. Periksa ketentuan nilai dan jenis dokumen yang berlaku.

Bolehkah pembeli membatalkan PO sepihak?

Bila Syarat Umum mengaturnya, pembeli dapat membatalkan karena pemasok lalai, atau untuk kemudahannya dengan membayar biaya wajar yang telah dikeluarkan pemasok. Tanpa klausul ini, pembatalan sepihak berisiko dianggap wanprestasi.

Kapan perlu perjanjian pengadaan tersendiri?

Bila nilai besar, barang dibuat khusus, ada pemasangan dan layanan purnajual panjang, atau pasokan berulang dengan harga yang dikunci. Perjanjian tersendiri dapat mengatur hal-hal itu lebih rinci.

Dasar hukum

• KUHPerdata Pasal 1320, 1338, 1457 dan seterusnya, 1238, 1243, 1244–1245
• UU 7/2014 tentang Perdagangan jo. UU 6/2023
• Incoterms 2020 (ICC)
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Waralaba dan Cara Mengisinya
• Contoh Permohonan Bank Garansi dan Kontra Garansi dan Cara Mengisinya
• Contoh Permohonan Pernyataan Pailit oleh Kreditor dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.