Contoh Perjanjian Sponsorship Acara dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian sponsorship acara dan kapan dipakai

Perjanjian sponsorship acara adalah perjanjian antara penyelenggara acara dan sponsor. Sponsor memberikan dana, barang, atau jasa. Sebagai imbalannya, penyelenggara memberikan hak promosi, misalnya pemasangan logo, booth, penyebutan oleh pembawa acara, unggahan media sosial, atau tiket undangan.

Perjanjian ini dipakai untuk berbagai acara: konser, festival kuliner, seminar, turnamen olahraga, bazar UMKM, acara kampus, hingga acara komunitas. Semakin besar nilai sponsor, semakin penting rincian hak dan bukti pelaksanaannya.

Sponsorship berbeda dengan donasi. Pada sponsorship ada pertukaran prestasi: sponsor membayar, penyelenggara memberikan hak promosi yang dapat diukur. Karena itu, kewajiban kedua pihak perlu ditulis jelas.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kebebasan berkontrak. Tidak ada undang-undang khusus tentang sponsorship. Perjanjiannya tunduk pada syarat sah dan kekuatan mengikat perjanjian dalam Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata.
• Keadaan memaksa. Pasal 1244 dan 1245 KUHPerdata membebaskan pihak dari ganti rugi bila kewajibannya tidak terpenuhi karena keadaan di luar kendalinya. Namun soal pengembalian uang yang sudah dibayar sebaiknya diatur sendiri dalam perjanjian, agar tidak bergantung pada tafsir.
• Merek. Logo dan nama sponsor maupun nama acara dapat dilindungi sebagai merek menurut UU 20/2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis. Izin penggunaannya perlu dibatasi pada keperluan acara.
• Hak cipta dan potret. Materi promosi, foto, dan video dokumentasi dilindungi UU 28/2014 tentang Hak Cipta. Perhatikan juga hak pengisi acara dan orang yang tampil sebagai objek utama.
• Data pengunjung. Bila sponsor mengumpulkan data pengunjung di booth, misalnya untuk undian, berlaku UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
• Pajak. Perlakuan pajak penghasilan dan PPN atas sponsorship bergantung pada bentuk transaksi dan hak yang diberikan. Konsultasikan dengan konsultan pajak.

Isi penting yang wajib ada

• Rincian acara: nama, tanggal, tempat, perkiraan pengunjung, dan saluran publikasi.
• Kategori sponsor (utama, pendukung, atau mitra resmi kategori tertentu).
• Tabel paket hak sponsor dengan ukuran dan bukti tayang untuk setiap hak.
• Nilai sponsor (uang, barang, atau kombinasi) dan termin pembayaran.
• Kewajiban penyelenggara: izin acara, keamanan, persetujuan desain.
• Kewajiban sponsor: penyerahan materi tepat waktu dan kepatuhan produk.
• Laporan pasca-acara dan kompensasi bila hak tidak terlaksana.
• Eksklusivitas kategori (opsional).
• Izin penggunaan merek dua arah.
• Pembatalan, penundaan, keadaan kahar, dan pengembalian dana.
• Klausul citra dan reputasi, pajak, dan pengakhiran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Lengkapi rincian acara. Tulis tanggal, tempat, dan perkiraan pengunjung secara jujur. Angka pengunjung sering menjadi dasar nilai sponsor.
2. Susun tabel hak sponsor. Untuk setiap hak, tulis ukuran atau jumlahnya dan bentuk bukti tayang.
3. Tetapkan nilai dan termin. Kaitkan termin dengan kemajuan: tanda tangan, tayangnya materi promosi, dan diterimanya laporan pasca-acara.
4. Atur jadwal materi. Tetapkan tenggat penyerahan logo dan materi iklan, serta batas waktu persetujuan desain.
5. Putuskan eksklusivitas. Bila sponsor meminta eksklusivitas kategori, sebut kategori usahanya dan area berlakunya.
6. Isi pasal pembatalan. Lengkapi persentase pengembalian untuk keadaan kahar, kesalahan penyelenggara, dan pembatalan oleh sponsor, beserta tenggat refund.
7. Tetapkan laporan pasca-acara. Tulis isi laporan dan batas waktunya.
8. Periksa pajak. Pastikan siapa yang memotong pajak dan apakah faktur pajak diperlukan.
9. Tanda tangan. Ditandatangani wakil yang berwenang dan dibubuhi meterai Rp10.000.

Kesalahan yang sering terjadi

• Hak sponsor hanya ditulis "logo di semua materi". Tanpa ukuran dan daftar materi, sponsor dan penyelenggara akan berbeda pendapat.
• Tidak ada bukti tayang. Sponsor menahan pelunasan karena merasa haknya tidak terlaksana, sementara penyelenggara tidak punya bukti.
• Pembayaran penuh di muka tanpa aturan refund. Bila acara batal, pengembalian dana menjadi sengketa.
• Keadaan kahar terlalu luas. Misalnya "kurangnya penjualan tiket" dimasukkan sebagai keadaan kahar.
• Eksklusivitas tidak dibatasi. Penyelenggara dianggap melanggar karena ada tenan umum yang menjual produk sejenis.
• Izin acara terlambat. Acara dibatalkan aparat, lalu penyelenggara mengklaim keadaan kahar padahal izinnya memang belum diurus.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel hak sponsor, pasal pembatalan dan pengembalian dana, pasal merek, dan petunjuk pengisian.

• PERJANJIAN SPONSORSHIP ACARA antara [penyelenggara] dan PT [....] (SPONSOR).
• Acara: [nama acara], [tanggal], [tempat], perkiraan [....] pengunjung.
• Hak: logo ukuran [....] di poster dan panggung; [....] unggahan Instagram; booth [....] m²; [....] kali penyebutan.
• Nilai sponsor Rp[....]: 50% setelah tanda tangan, 30% setelah materi tayang, 20% setelah laporan pasca-acara.
• Keadaan kahar: refund dikurangi hak yang sudah terlaksana dan biaya nyata, paling banyak [....]%.
• Laporan pasca-acara paling lambat [....] hari setelah acara.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah sponsor berhak meminta uangnya kembali bila acara batal?

Tergantung penyebab pembatalan dan isi perjanjian. Bila batal karena kesalahan penyelenggara, sponsor lazimnya berhak atas pengembalian penuh. Bila karena keadaan kahar, para pihak biasanya menyepakati pengembalian setelah dikurangi hak yang sudah terlaksana dan biaya nyata. Tulis persentasenya dengan jelas.

Bagaimana bila hak sponsor hanya terlaksana sebagian?

Template ini memberi dua pilihan: kompensasi pengganti yang setara (make good) atau pengurangan nilai sponsor sebesar nilai hak yang tidak terlaksana. Agar mudah dihitung, buat daftar nilai per hak.

Bolehkah penyelenggara menerima dua sponsor dari usaha sejenis?

Boleh, kecuali perjanjian memberikan eksklusivitas kategori kepada salah satu sponsor. Bila eksklusivitas diberikan, batasi kategori dan area berlakunya.

Siapa yang menanggung pajak sponsorship?

Masing-masing pihak menanggung pajak yang menjadi kewajibannya. Pemotongan pajak penghasilan dan penerbitan faktur PPN bergantung pada status para pihak dan bentuk hak yang diberikan. Tanyakan kepada konsultan pajak sebelum menetapkan nilai bersih yang diterima.

Dasar hukum

• Pasal 1244, 1245, 1320, dan 1338 KUHPerdata
• UU 20/2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis
• UU 28/2014 tentang Hak Cipta
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Jual Beli Usaha (Asset Deal) dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerahasiaan (NDA) Dwibahasa Indonesia–Inggris dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Kerja Sama Apotek dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.