Contoh Perjanjian Pemasokan Barang (Supply Agreement) dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian pemasokan barang dan kapan dipakai

Perjanjian pemasokan barang (supply agreement) adalah perjanjian jangka panjang antara pembeli dan pemasok untuk pengadaan barang yang berulang. Contohnya restoran yang membeli bahan baku setiap minggu, pabrik yang membeli kemasan setiap bulan, atau toko yang memesan barang dagangan secara rutin.

Bedanya dengan jual beli biasa: perjanjian ini tidak mengatur satu transaksi, tetapi menetapkan aturan main untuk semua transaksi selama beberapa tahun. Jumlah dan tanggal pengiriman ditentukan kemudian lewat PO. Dengan begitu Anda tidak perlu menegosiasikan ulang syarat mutu, garansi, dan tanggung jawab setiap kali memesan.

Template ini cocok untuk pembeli maupun pemasok. Bagi pemasok UMKM, perjanjian tertulis membantu ketika menghadapi pembeli besar: tenggat bayar, perubahan pesanan, dan penolakan barang menjadi jelas.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Syarat sah dan kebebasan berkontrak. Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata. Perjanjian yang sah mengikat seperti undang-undang dan harus dilaksanakan dengan itikad baik.
• Jual beli dan cacat tersembunyi. KUHPerdata mewajibkan penjual menyerahkan barang dan menanggung cacat tersembunyi. Perjanjian dapat merinci cara pemeriksaan, tenggat klaim, dan pilihan perbaikan atau penggantian.
• Keadaan memaksa. Pasal 1244 dan 1245 KUHPerdata membebaskan debitur dari ganti rugi bila tidak dapat berprestasi karena keadaan di luar kesalahannya. Perjanjian sebaiknya menyebut contoh dan pengecualiannya.
• Tanggung jawab produk. UU 8/1999 mewajibkan pelaku usaha memberi ganti rugi atas kerugian konsumen akibat barang yang diperdagangkan. Bila produk akhir bermasalah karena bahan dari pemasok, perjanjian menentukan siapa menanggung akhirnya.
• Standar wajib. Untuk barang tertentu berlaku SNI wajib (UU 20/2014), sertifikasi halal, atau izin edar. Tulis kewajiban ini di spesifikasi.

Isi penting yang wajib ada

• Ruang lingkup, ada atau tidaknya jumlah pembelian minimum, dan urutan dokumen (perjanjian, lampiran, PO).
• Mekanisme forecast dan PO: tenggat konfirmasi, perubahan, dan pembatalan.
• Spesifikasi teknis, contoh yang disetujui, standar wajib, dan larangan mengubah bahan tanpa izin.
• Harga, masa harga tetap, dan rumus penyesuaian harga dengan acuan objektif.
• Pembayaran, dokumen penagihan, dan hak menahan pembayaran atas barang yang disengketakan.
• Pengiriman, saat beralihnya risiko, denda keterlambatan, dan hak membeli dari pihak lain.
• Pemeriksaan, penolakan barang, uji laboratorium independen, dan garansi.
• Tanggung jawab produk, penarikan (recall), asuransi, dan batas tanggung jawab.
• Keadaan kahar, kerahasiaan, jangka waktu, dan pengakhiran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tulis spesifikasi lebih dulu. Isi Lampiran 1 bersama tim teknis: ukuran, toleransi, kadar, kemasan, masa simpan minimum, dan standar wajib.
2. Pilih komitmen volume. Tentukan apakah pembeli wajib membeli jumlah minimum, dan apakah sebagian forecast mengikat.
3. Isi tenggat PO. Berapa hari pemasok harus mengonfirmasi, dan biaya apa yang diganti bila PO dibatalkan mendadak.
4. Tetapkan harga dan acuan penyesuaian. Misalnya harga bahan baku utama atau kurs, dengan ambang perubahan dan frekuensi maksimal.
5. Isi tenggat pembayaran dan denda. Hindari tenor yang memberatkan pemasok kecil.
6. Atur keterlambatan. Isi persentase denda per hari dan batas maksimalnya, serta kapan pembeli boleh membatalkan PO.
7. Atur pemeriksaan. Isi tenggat pemeriksaan, metode sampling, dan laboratorium untuk sengketa hasil uji.
8. Hitung batas tanggung jawab. Tentukan dasar batas yang wajar dan pastikan pengecualiannya tetap ada.

Kesalahan yang sering terjadi

• Spesifikasi "sesuai contoh" tanpa contoh yang disegel. Simpan contoh yang disetujui dan diberi label tanggal serta paraf kedua pihak.
• Tanda tangan surat jalan dianggap menerima mutu. Tegaskan bahwa surat jalan hanya membuktikan jumlah koli.
• Harga dapat diubah sepihak kapan saja. Klausul ini sering diperdebatkan. Gunakan acuan objektif dan pemberitahuan lebih dahulu.
• Kenaikan harga bahan dianggap keadaan kahar. Kenaikan harga adalah risiko bisnis, bukan keadaan memaksa, kecuali disepakati lain.
• Tidak ada penelusuran batch. Tanpa nomor batch, penarikan produk menjadi mahal dan sulit.

Contoh singkat

Kerangka di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 13 pasal dan lampiran spesifikasi serta kapasitas.

• PERJANJIAN PEMASOKAN BARANG Nomor [....]
• Pembeli: PT [....]; Pemasok: CV/PT [....]
• Barang sesuai Lampiran 1; setiap pembelian dengan PO yang dikonfirmasi dalam [....] hari kerja
• Harga tetap [....] bulan, lalu disesuaikan bila [acuan] berubah lebih dari [....]%
• Pembayaran [....] hari sejak faktur lengkap; denda terlambat kirim [....]% per hari
• Pemeriksaan [....] hari kerja; barang ditolak diganti dalam [....] hari
• Garansi [....] bulan; pemasok menanggung tanggung jawab produk atas cacat Barang

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah setiap PO perlu meterai?

Tidak harus. PO adalah dokumen pelaksanaan perjanjian induk. Meterai berfungsi sebagai pajak atas dokumen dan dapat dibubuhkan kemudian bila dokumen dipakai sebagai alat bukti. Perjanjian induk lazimnya dibubuhi meterai.

Bolehkah pembeli membeli dari pemasok lain?

Boleh, kecuali perjanjian memberi hak eksklusif kepada pemasok atau mewajibkan jumlah pembelian minimum. Template ini menyediakan pilihan tersebut.

Apa beda denda keterlambatan dengan ganti rugi?

Denda adalah jumlah yang disepakati di muka sehingga tidak perlu membuktikan kerugian. Ganti rugi harus dibuktikan. Perjanjian dapat menentukan apakah denda merupakan satu-satunya ganti rugi atau tidak.

Bagaimana bila pemasok tidak dapat mengirim karena banjir?

Bila memenuhi definisi keadaan kahar dan diberitahukan tepat waktu, kewajibannya ditangguhkan. Pembeli tetap boleh membeli dari pihak lain, dan bila berlangsung lama perjanjian dapat diakhiri.

Dasar hukum

• KUHPerdata Pasal 1320, 1338, 1244, 1245, 1266, dan 1457 dst.
• UU 8/1999 tentang Perlindungan Konsumen
• UU 20/2014 tentang Standardisasi dan Penilaian Kesesuaian
• UU 7/2014 tentang Perdagangan jo. UU 6/2023
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Laporan Tahunan Yayasan dan Cara Mengisinya
• Contoh Nota Kesepahaman (MoU) dan Cara Mengisinya
• Contoh Nota Kesepahaman (MoU) Dwibahasa Indonesia–Inggris dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.